TÌNH HUỐNG SỐ 495: LẬP VĂN PHÒNG NHƯNG HOẠT ĐỘNG KHÔNG HIỆU QUẢ – DOANH NGHIỆP CÓ ĐANG LÃNG PHÍ NGUỒN LỰC?

TÌNH HUỐNG SỐ 495: LẬP VĂN PHÒNG NHƯNG HOẠT ĐỘNG KHÔNG HIỆU QUẢ – DOANH NGHIỆP CÓ ĐANG LÃNG PHÍ NGUỒN LỰC?

Trong thương mại quốc tế, việc mở văn phòng tại nước ngoài thường được kỳ vọng giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng, nghiên cứu thị trường và mở rộng mạng lưới kinh doanh. Tuy nhiên, một văn phòng có địa điểm đẹp, nhân sự đầy đủ và hoạt động thường xuyên chưa chắc đã mang lại hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp liên tục phải chi trả tiền thuê, lương, đi lại, tiếp khách, marketing nhưng doanh thu và cơ hội kinh doanh không tương xứng, vấn đề không còn đơn thuần là “kinh doanh chưa thuận lợi” mà có thể trở thành bài toán quản trị và lãng phí nguồn lực.

Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích một tình huống thực tế dưới đây để tìm ra giải pháp vẹn toàn cho vấn đề này.

I. TÓM TẮT TÌNH HUỐNG THỰC TẾ

Công ty H chuyên xuất khẩu hàng tiêu dùng sang thị trường châu Á. Với kỳ vọng mở rộng thị trường, doanh nghiệp quyết định thành lập một văn phòng tại nước ngoài.

Theo kế hoạch ban đầu, văn phòng có ba nhiệm vụ chính: nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng và hỗ trợ kết nối với các nhà phân phối địa phương. Doanh nghiệp đặt mục tiêu sau 12 tháng phải hình thành mạng lưới khách hàng và tạo ra doanh thu nhất định.

Tuy nhiên, sau một thời gian hoạt động, văn phòng không đạt được các mục tiêu đề ra. Nhân sự chủ yếu xử lý công việc hành chính, tổ chức các cuộc gặp gỡ và tham gia một số sự kiện thương mại nhưng số lượng khách hàng thực tế rất ít.

Trong khi đó, doanh nghiệp vẫn phải duy trì nhiều khoản chi phí: tiền thuê văn phòng, lương nhân viên, chi phí đi lại, tiếp khách, marketing và quản lý. Khi ban lãnh đạo đề xuất đóng hoặc thu hẹp văn phòng, một số người cho rằng “đã đầu tư quá nhiều rồi, đóng lại sẽ càng mất tiền”.

II. GÓC NHÌN PHÁP LÝ – “LÁ CHẮN VỮNG CHẮC”

1. Thành lập văn phòng không đồng nghĩa với bảo đảm hiệu quả kinh doanh

Về bản chất, pháp luật có thể cho phép doanh nghiệp thành lập hiện diện thương mại ở nước ngoài, nhưng pháp luật không bảo đảm rằng văn phòng đó sẽ mang lại doanh thu hoặc lợi nhuận.

Doanh nghiệp cần phân biệt giữa hai vấn đề:

• Tuân thủ pháp luật: văn phòng được thành lập đúng quy định, hoạt động đúng phạm vi cho phép, thực hiện nghĩa vụ báo cáo, thuế và các nghĩa vụ liên quan.
• Hiệu quả quản trị: văn phòng có đạt mục tiêu kinh doanh, tạo ra giá trị tương xứng với chi phí bỏ ra hay không.

Một văn phòng có thể hoàn toàn hợp pháp nhưng vẫn hoạt động không hiệu quả.

2. Rủi ro pháp lý xuất hiện khi hoạt động thực tế vượt quá phạm vi được phép

Trong thương mại quốc tế, doanh nghiệp phải xác định rõ mô hình hiện diện thương mại của mình tại nước sở tại: văn phòng đại diện, chi nhánh hay một pháp nhân độc lập. Đây là vấn đề rất quan trọng vì mỗi mô hình có quyền hạn, chức năng và giới hạn hoạt động khác nhau.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp sử dụng một văn phòng đại diện nhưng trên thực tế lại trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh mà pháp luật nước sở tại không cho phép đối với loại hình này, rủi ro pháp lý có thể phát sinh.

Không phải mọi hoạt động kinh doanh đều được phép thực hiện chỉ vì doanh nghiệp đã có văn phòng tại nước ngoài. Doanh nghiệp phải kiểm tra pháp luật của nước sở tại về thành lập, phạm vi hoạt động, lao động, thuế, kế toán, quảng cáo, dữ liệu, cạnh tranh và các điều kiện kinh doanh chuyên ngành nếu có.

3. “Đã đầu tư rồi” không phải là lý do pháp lý để tiếp tục duy trì

Một sai lầm quản trị phổ biến là tâm lý “đã đầu tư quá nhiều thì phải tiếp tục”.

Ví dụ, doanh nghiệp đã bỏ ra 500 triệu đồng để thuê và vận hành văn phòng trong năm đầu tiên. Sau 12 tháng, văn phòng không tạo ra kết quả như kỳ vọng. Thay vì đánh giá lại, doanh nghiệp tiếp tục chi thêm 500 triệu đồng với lý do: “Nếu đóng bây giờ thì khoản tiền đã bỏ ra sẽ mất.”

Trên phương diện quản trị, khoản tiền đã chi trong quá khứ là chi phí chìm (sunk cost). Việc đã chi bao nhiêu không nên là căn cứ duy nhất để quyết định có tiếp tục chi thêm hay không. Doanh nghiệp phải xem xét việc tiếp tục duy trì văn phòng có tạo ra giá trị lớn hơn chi phí phải bỏ ra hay không.

Kết luận pháp lý

Đối vớicông ty H, việc văn phòng không đạt mục tiêu kinh doanh không tự động đồng nghĩa với vi phạm pháp luật. Nếu văn phòng được thành lập hợp pháp, hoạt động đúng phạm vi được phép và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo pháp luật nước sở tại thì vấn đề chính là hiệu quả quản trị và nguy cơ lãng phí nguồn lực.

Ngược lại, nếu trong quá trình tìm kiếm doanh thu, văn phòng thực hiện những hoạt động vượt quá phạm vi pháp lý cho phép, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với rủi ro xử phạt, yêu cầu chấm dứt hoặc khắc phục hoạt động vi phạm, tùy pháp luật nước sở tại. Vì vậy, doanh nghiệp cần đồng thời kiểm soát hai “đường biên”: đường biên pháp lý và đường biên hiệu quả kinh doanh.

III. GÓC NHÌN TÂM LÝ – GIÁO DỤC – QUẢN TRỊ – “CHÌA KHÓA NHÂN VĂN”

1. Đừng biến “đã đầu tư” thành áp lực phải tiếp tục

Tâm lý tiếc khoản tiền đã bỏ ra có thể khiến nhà quản trị tiếp tục bơm vốn vào một mô hình không còn phù hợp. Lãng phí không chỉ là chi tiền sai mà còn là tiếp tục chi tiền cho một hoạt động không tạo ra giá trị tương xứng.

2. Văn phòng bận rộn không có nghĩa là văn phòng hiệu quả

Một văn phòng có thể tổ chức rất nhiều cuộc họp, tham gia nhiều sự kiện và có nhân sự làm việc mỗi ngày nhưng vẫn không tạo ra kết quả kinh doanh. Doanh nghiệp cần chuyển từ đánh giá “đã làm những gì” sang “đã tạo ra kết quả gì”.

Các chỉ tiêu nên được lượng hóa như:

• Số khách hàng tiềm năng;
• Số cuộc đàm phán thực chất;
• Số hợp đồng được ký;
• Doanh thu hoặc giá trị đơn hàng;
• Chi phí trên một khách hàng;
• Tỷ lệ chuyển đổi từ cơ hội thành hợp đồng.

3. Quản trị tốt cũng bao gồm khả năng dừng đúng lúc

Đóng hoặc thu hẹp văn phòng không nhất thiết là thất bại. Trong nhiều trường hợp, dừng một mô hình không hiệu quả chính là quyết định quản trị để bảo toàn nguồn lực.

Điều quan trọng không phải là doanh nghiệp có từng thất bại hay không, mà là doanh nghiệp có nhận diện được thất bại đủ sớm để hạn chế thiệt hại hay không.

IV. GIẢI PHÁP TOÀN DIỆN CỦA CHUYÊN GIA NGUYỄN HỮU LONG

Thứ nhất, xác định rõ mục tiêu trước khi mở văn phòng. Doanh nghiệp cần trả lời: Văn phòng được mở để làm gì? Nghiên cứu thị trường, chăm sóc khách hàng, tìm kiếm đối tác hay trực tiếp kinh doanh? Mỗi mục tiêu cần có KPI tương ứng.

Thứ hai, xây dựng ngân sách và giới hạn chi phí. Các khoản thuê văn phòng, nhân sự, marketing, đi lại và tiếp khách phải có ngân sách cụ thể, người phê duyệt và cơ chế kiểm soát.

Thứ ba, đánh giá hiệu quả theo từng giai đoạn. Không nên chờ đến cuối năm mới đánh giá. Có thể thiết lập các mốc 3 tháng – 6 tháng – 12 tháng để xác định văn phòng đang phát triển, cần điều chỉnh hay cần thu hẹp.

Thứ tư, tách biệt chi phí chìm và quyết định tương lai. Đừng để số tiền đã chi trong quá khứ buộc doanh nghiệp tiếp tục chịu thêm những khoản chi không hiệu quả trong tương lai.

Thứ năm, rà soát pháp lý định kỳ. Doanh nghiệp cần kiểm tra văn phòng đang hoạt động đúng mô hình và phạm vi pháp lý hay không, đặc biệt khi có sự thay đổi về nhân sự, chức năng hoặc phương thức kinh doanh.

Thứ sáu, chuẩn bị phương án thu hẹp hoặc đóng văn phòng. Nếu KPI liên tục không đạt, doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang mô hình ít tốn kém hơn như thuê ngoài dịch vụ, sử dụng đại lý, đối tác địa phương hoặc hoạt động trực tuyến, tùy pháp luật nước sở tại.

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA:

Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS. Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.

Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc về pháp lý hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi cho chuyên gia tại: https://tuvanphapluattamlygiaoduc.vn/gui-cau-hoi-den-chuyen-gia/

hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.