TÌNH HUỐNG SỐ 155 : STARTUP KHÔNG CÓ QUY ĐỊNH VỀ VIỆC SỬ DỤNG ĐIỆN THOẠI CÔNG TY?

Trong giai đoạn đầu thành lập, các doanh nghiệp khởi nghiệp thường vận hành theo phương thức linh hoạt, tập trung vào tốc độ tăng trưởng mà xem nhẹ việc thiết lập các nội quy nội bộ. Một trong những thiếu sót phổ biến nhất là bỏ quên quy định về việc sử dụng thiết bị liên lạc, cụ thể là điện thoại do công ty cấp hoặc việc sử dụng điện thoại cá nhân/công ty trong giờ làm việc. Sự buông lỏng này vô tình tạo ra những kẽ hở lớn về rò rỉ dữ liệu, giảm hiệu suất lao động và phát sinh tranh chấp phức tạp khi có sự cố xảy ra.

Hãy cùng chuyên gia Nguyễn Hữu Long phân tích một tình huống thực tế dưới đây để tìm ra giải pháp vẹn toàn cả về lý lẫn tình.

1: Tóm tắt tình huống thực tế (The Case)

Năm 2026, công ty khởi nghiệp công nghệ S tại thành phố Huế cấp một loạt điện thoại thông minh và tài khoản truy cập hệ thống quản trị khách hàng (CRM) cho đội ngũ nhân viên kinh doanh để thuận tiện liên lạc với đối tác. Do công ty hoàn toàn không ban hành Nội quy lao động hay Quy chế sử dụng thiết bị công nghệ từ trước, nhiều nhân viên đã tự do tải các ứng dụng không rõ nguồn gốc, dùng điện thoại công ty vào mục đích cá nhân, thậm chí chụp ảnh màn hình các danh sách khách hàng độc quyền gửi qua ứng dụng nhắn tin cá nhân.

Khi một nhân viên nghỉ việc và mang theo chiếc điện thoại công ty chứa toàn bộ dữ liệu khách hàng sang làm việc cho đối thủ, ban giám đốc tiến hành xử lý kỷ luật thì vấp phải sự phản kháng gay gắt từ người lao động với lý do: “Công ty không có quy định cấm, tại sao lại phạt hay đòi thu hồi dữ liệu cá nhân?”. Doanh nghiệp rơi vào thế bế tắc pháp lý và nguy cơ mất trắng thị trường.

2: Góc nhìn Pháp lý – “Lá chắn vững chắc”

Xét về mặt luật pháp, lập luận của người lao động cho rằng “Không có nội quy nghĩa là không vi phạm” phản ánh một lỗ hổng nghiêm trọng trong công tác quản trị tuân thủ của doanh nghiệp. Căn cứ theo quy định của pháp luật hiện hành, quyền quản lý tài sản và bảo vệ bí mật kinh doanh được bảo vệ thông qua các căn cứ sau:

Quy định về quyền quản lý tài sản và Nội quy lao động (Bộ luật Lao động 2019):

Theo quy định tại Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có quyền ban hành Nội quy lao động, trong đó phải quy định cụ thể về việc quản lý, sử dụng tài sản, tài sản trí tuệ, bí mật kinh doanh và các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động.

Nếu doanh nghiệp không ban hành nội quy hoặc quy chế sử dụng thiết bị công nghệ được trang bị (như điện thoại, máy tính), việc xử lý kỷ luật lao động hoặc quy trách nhiệm bồi thường vật chất khi xảy ra thất thoát sẽ cực kỳ khó khăn trước cơ quan pháp luật, vì thiếu căn cứ pháp lý nội bộ:

“Điều 118. Nội quy lao động

1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.
2. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
3. a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
4. b) Trật tự tại nơi làm việc;
5. c) An toàn, vệ sinh lao động;
6. d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

đ) Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;

1. e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;
2. g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;
3. h) Trách nhiệm vật chất;
4. i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
5. Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
6. Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
7. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.”

Quy định về quyền sở hữu tài sản và bảo vệ bí mật kinh doanh:

Mặc dù thiếu nội quy chi tiết, theo quy định chung về quyền sở hữu tài sản, điện thoại do công ty cấp vẫn thuộc quyền sở hữu hợp pháp của doanh nghiệp; người lao động chỉ có quyền sử dụng theo mục đích công việc.

Việc tự ý sử dụng tài sản công ty vào mục đích cạnh tranh không lành mạnh hoặc làm lộ bí mật kinh doanh vẫn có thể bị truy cứu trách nhiệm dân sự hoặc hình sự theo Luật Sở hữu trí tuệ và Bộ luật Hình sự nếu chứng minh được hành vi cố ý xâm phạm tài sản và bí mật kinh doanh.

Kết luận pháp lý: Doanh nghiệp chịu thế bất lợi ban đầu do thiếu văn bản quy chế rõ ràng, tuy nhiên vẫn có quyền đòi lại tài sản thuộc sở hữu công ty (điện thoại) và tiến hành điều tra, khởi kiện nếu phát hiện hành vi trộm cắp thông tin, đồng thời phải nhanh chóng khắc phục bằng cách ban hành ngay quy chế nội bộ chuẩn chỉnh.

3: Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục – Quản trị – “Chìa khóa nhân văn” (The Human & Management)

Về khía cạnh tâm lý & giáo dục (Đạo đức ứng xử)

Sự lơ là trong việc quản lý thiết bị công ty xuất phát từ tâm lý “tin tưởng tuyệt đối vào nhân viên” của các nhà sáng lập trẻ, kết hợp với ý thức kỷ luật kém của người lao động khi ranh giới giữa tư và công bị xóa nhòa. Việc nhân viên xem tài sản công ty như của riêng thể hiện sự thiếu hụt về đạo đức nghề nghiệp và trách nhiệm với tổ chức.

Giáo dục luôn hướng con người đến sự rạch ròi, minh bạch và tôn trọng kỷ luật chung; việc thiếu các quy tắc rõ ràng từ phía doanh nghiệp vô tình tạo môi trường nuôi dưỡng những thói quen làm việc tùy tiện, thiếu chuyên nghiệp.

Về khía cạnh Quản trị rủi ro doanh nghiệp

Bài học quản trị đắt giá ở đây dành cho doanh nghiệp chính là tầm quan trọng tối thượng của việc xây dựng hệ thống Nội quy lao động và Quy chế an toàn thông tin ngay từ ngày đầu thành lập. Việc giao tài sản đắt giá và dữ liệu cốt lõi mà không kèm theo bất kỳ văn bản thỏa thuận sử dụng nào là một hành vi “đặt trứng ác cho ác quỷ”. Đối với khởi nghiệp, quy chế rõ ràng chính là tấm khiên bảo vệ doanh nghiệp khỏi những cú sốc mất mát tài sản và dữ liệu từ bên trong.

4: Giải pháp toàn diện của Chuyên gia Nguyễn Hữu Long

Để giải quyết triệt để vấn đề này một cách thấu tình đạt lý, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tái thiết lập kỷ luật vận hành, chuyên gia Nguyễn Hữu Long đưa ra phương án 3 bước như sau:

• Bước 1 – Thu hồi tài sản và ký biên bản bàn giao khẩn cấp: Yêu cầu toàn bộ nhân viên đang sử dụng thiết bị công nghệ, điện thoại do công ty cấp phải mang đến bàn giao lại cho bộ phận hành chính nhân sự để tiến hành kiểm tra kỹ thuật, rà soát dữ liệu và ký biên bản giao nhận tài sản chính thức.
• Bước 2 – Xây dựng và ban hành Quy chế sử dụng thiết bị & Bảo mật thông tin: Soạn thảo ngay lập tức “Quy chế sử dụng thiết bị công nghệ và bảo mật dữ liệu doanh nghiệp”, trong đó quy định rõ điện thoại công ty chỉ dùng cho mục đích công việc, nghiêm cấm trích xuất dữ liệu khách hàng, đồng thời tổ chức cho toàn thể nhân viên học tập, ký cam kết tuân thủ theo đúng trình tự pháp luật lao động.
• Bước 3 – Cài đặt phần mềm quản lý thiết bị từ xa (MDM): Đối với các thiết bị di động công ty cấp phát, tích hợp hệ thống quản lý thiết bị di động (Mobile Device Management – MDM) để kiểm soát từ xa, có quyền khóa máy hoặc xóa dữ liệu bảo mật ngay lập tức khi thiết bị bị thất lạc hoặc khi nhân viên chấm dứt hợp đồng lao động.

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA: Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS. Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.

Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc tương tự về quản trị nội quy lao động hay an ninh thiết bị doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hệ thống website tuvanphapluattamlygiaoduc.vn hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.

Từ khoá: Tư vấn; Bộ luật Lao động; Nội quy lao động; Quản lý thiết bị công ty; Quản trị rủi ro khởi nghiệp.