TÌNH HUỐNG 66: STARTUP KHÔNG CÓ BIÊN BẢN HỌP QUYẾT ĐỊNH VAY VỐN?

Trong quá trình vận hành, khi cần dòng vốn gấp để mở rộng kinh doanh, nhiều Founder startup thường tự ý đứng ra vay tiền hoặc ký kết các khoản nợ mà bỏ qua thủ tục quan trọng nhất: Biên bản họp và Nghị quyết của Hội đồng thành viên (hoặc Hội đồng quản trị). Hành động này không chỉ vi phạm điều lệ công ty mà còn đặt Founder vào tình thế rủi ro pháp lý cực kỳ nguy hiểm. Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích vấn đề này.

1: Tóm tắt tình huống thực tế (The Case)

Công ty B là một startup gồm 3 thành viên góp vốn. Do cần vốn để chạy chiến dịch marketing cuối năm, Founder (với tư cách là Giám đốc) đã tự ý ký một hợp đồng vay nợ với một cá nhân bên ngoài với lãi suất khá cao. Vì muốn nhanh gọn, Founder không tổ chức cuộc họp Hội đồng thành viên để thông qua quyết định vay vốn này.

Sáu tháng sau, công ty gặp khó khăn về dòng tiền và không thể trả nợ đúng hạn. Chủ nợ khởi kiện, nhưng lúc này, các thành viên góp vốn khác trong công ty đồng loạt phủ nhận khoản nợ này, khẳng định họ không hề hay biết và không phê duyệt việc vay vốn. Founder lúc này đơn độc chịu trách nhiệm cá nhân đối với khoản nợ, đồng thời đối diện với nguy cơ bị các thành viên khác kiện vì hành vi “vượt quá thẩm quyền”, gây thiệt hại cho tài sản công ty.

2: Góc nhìn Pháp lý – “Lá chắn vững chắc”

Việc vay vốn phải tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền quyết định được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều lệ công ty:

Điều 55 (đối với Công ty TNHH) Luật Doanh nghiệp 2020:

“1. Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, bao gồm tất cả thành viên công ty là cá nhân và người đại diện theo ủy quyền của thành viên công ty là tổ chức. Điều lệ công ty quy định kỳ họp Hội đồng thành viên, nhưng ít nhất mỗi năm phải họp một lần.

2. Hội đồng thành viên có quyền và nghĩa vụ sau đây:
3. a) Quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
4. b) Quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn; quyết định phát hành trái phiếu;
5. c) Quyết định dự án đầu tư phát triển của công ty; giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và chuyển giao công nghệ;
6. d) Thông qua hợp đồng vay, cho vay, bán tài sản và hợp đồng khác do Điều lệ công ty quy định có giá trị từ 50% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty;

đ) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm, ký và chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Kế toán trưởng, Kiểm soát viên và người quản lý khác quy định tại Điều lệ công ty;

1. e) Quyết định mức lương, thù lao, thưởng và lợi ích khác đối với Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Kế toán trưởng và người quản lý khác quy định tại Điều lệ công ty;
2. g) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm, phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc phương án xử lý lỗ của công ty;
3. h) Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty;
4. i) Quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện;
5. k) Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;
6. l) Quyết định tổ chức lại công ty;
7. m) Quyết định giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty;
8. n) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.”

 Điều 153 (đối với Công ty Cổ phần) Luật Doanh nghiệp 2020: 

“1. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

2. Hội đồng quản trị có quyền và nghĩa vụ sau đây:
3. a) Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
4. b) Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
5. c) Quyết định bán cổ phần chưa bán trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác;
6. d) Quyết định giá bán cổ phần và trái phiếu của công ty;

đ) Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 133 của Luật này;

1. e) Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của pháp luật;
2. g) Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ;
3. h) Thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng, giao dịch khác có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác và hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền quyết định của Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 138, khoản 1 và khoản 3 Điều 167 của Luật này;
4. i) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị; bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký kết hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định; quyết định tiền lương, thù lao, thưởng và lợi ích khác của những người quản lý đó; cử người đại diện theo ủy quyền tham gia Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông ở công ty khác, quyết định mức thù lao và quyền lợi khác của những người đó;
5. k) Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty;
6. l) Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty, quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác;
7. m) Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết;
8. n) Trình báo cáo tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông;
9. o) Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh;
10. p) Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể công ty; yêu cầu phá sản công ty;
11. q) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.
12. Hội đồng quản trị thông qua nghị quyết, quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định. Mỗi thành viên Hội đồng quản trị có một phiếu biểu quyết.
13. Trường hợp nghị quyết, quyết định do Hội đồng quản trị thông qua trái với quy định của pháp luật, nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, Điều lệ công ty gây thiệt hại cho công ty thì các thành viên tán thành thông qua nghị quyết, quyết định đó phải cùng liên đới chịu trách nhiệm cá nhân về nghị quyết, quyết định đó và phải đền bù thiệt hại cho công ty; thành viên phản đối thông qua nghị quyết, quyết định nói trên được miễn trừ trách nhiệm. Trường hợp này, cổ đông của công ty có quyền yêu cầu Tòa án đình chỉ thực hiện hoặc hủy bỏ nghị quyết, quyết định nói trên.”

Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị là cơ quan có thẩm quyền quyết định các khoản vay, huy động vốn lớn hoặc các giao dịch có giá trị tài sản vượt quá hạn mức quy định. Giám đốc/Tổng Giám đốc chỉ được nhân danh công ty ký kết hợp đồng trong phạm vi thẩm quyền được phân cấp.

Hậu quả pháp lý: Nếu việc vay vốn không có Biên bản họp và Nghị quyết phê duyệt của cấp có thẩm quyền, hợp đồng vay có thể bị tuyên là vô hiệu do người ký không đúng thẩm quyền. Điều này dẫn đến tranh chấp pháp lý kéo dài, Founder có thể bị buộc phải chịu trách nhiệm cá nhân hoặc bị miễn nhiệm vì vi phạm Điều lệ công ty.

• Rủi ro: Khi không có biên bản họp, công ty không có căn cứ để hạch toán chi phí lãi vay vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Đồng thời, đây cũng là “điểm trừ” lớn khi startup gọi vốn từ các quỹ đầu tư vì sự thiếu minh bạch trong quản trị.

3: Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục – Quản trị – “Chìa khóa nhân văn”

Về khía cạnh Quản trị rủi ro

Việc tự ý vay vốn mà không thông qua tập thể là biểu hiện của “độc đoán quản trị”. Trong một công ty có nhiều thành viên, tài sản và nghĩa vụ nợ là của cả tập thể. Sự thiếu vắng biên bản họp không chỉ là sự thiếu sót về giấy tờ, mà là sự thiếu tôn trọng đối với những người đồng hành, làm suy yếu lòng tin và gây rạn nứt mối quan hệ giữa các Founder.

Về khía cạnh Tâm lý ứng xử

Nhiều Founder thường biện minh: “Làm vì công ty, họp hành mất thời gian”. Tuy nhiên, giáo dục bản thân và đội ngũ về sự minh bạch tài chính là bài học bắt buộc. Sự chuyên nghiệp nằm ở chỗ, dù là quyết định nhỏ nhất, khi đã liên quan đến tài sản công ty, đều cần sự đồng thuận. Đó chính là đạo đức nghề nghiệp và sự chính trực (Integrity) mà một người lãnh đạo cần phải có.

4: Giải pháp toàn diện của Chuyên gia Nguyễn Hữu Long

Để đảm bảo tính hợp pháp và an toàn cho dòng vốn của Startup, Chuyên gia Nguyễn Hữu Long đề xuất phương án 3 bước:

• Bước 1 – Tuân thủ quy trình quyết định: Mọi khoản vay vốn phải được đưa vào chương trình họp Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị. Biên bản cuộc họp phải được ghi chép đầy đủ, thể hiện rõ ý kiến của các thành viên và kết quả biểu quyết.
• Bước 2 – Hợp thức hóa bằng Nghị quyết: Dựa trên biên bản họp, công ty phải ban hành Nghị quyết phê duyệt phương án vay vốn (với số tiền cụ thể, lãi suất, mục đích sử dụng và người được ủy quyền ký kết). Nghị quyết này là “giấy thông hành” pháp lý cho mọi giao dịch vay mượn.
• Bước 3 – Xây dựng văn hóa minh bạch tài chính: Thiết lập quy chế chi tiêu nội bộ rõ ràng. Hãy để các thành viên cùng tham gia vào quá trình ra quyết định tài chính. Sự đồng thuận ngay từ khâu quyết định sẽ giúp giảm thiểu tối đa các tranh chấp nội bộ khi công ty gặp khó khăn.

Khép lại vấn đề, tiền vốn là máu của doanh nghiệp, nhưng sự đồng thuận và quy trình pháp lý mới là lá phổi để doanh nghiệp hít thở. Đừng vì sự vội vàng nhất thời mà đánh đổi sự an nguy của cả một bộ máy.

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA: Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS. Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.

Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc tương tự về đất đai hoặc học đường, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi tại hệ thống website tuvanphapluattamlygiaoduc.vn hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.

Từ khoá: Vay vốn; Luật Doanh nghiệp; Hội đồng thành viên; Quản trị rủi ro; Biên bản họp.