Trong giai đoạn khởi nghiệp, nhiều startup tập trung phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường và tuyển dụng nhân sự mà chưa chú trọng đến công tác thuế. Một sai sót khá phổ biến là không thực hiện hoặc thực hiện chậm thủ tục đăng ký người phụ thuộc để tính giảm trừ gia cảnh cho người lao động theo quy định. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên mà còn khiến doanh nghiệp phát sinh nhiều rủi ro trong quá trình quyết toán thuế.

“Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích một tình huống thực tế dưới đây để tìm ra giải pháp vẹn toàn cả về lý lẫn tình” .

 

I. Tóm tắt tình huống thực tế

Công ty A là một startup hoạt động trong lĩnh vực công nghệ với khoảng 30 nhân viên. Nhiều người lao động đã nộp đầy đủ hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cho bộ phận nhân sự để được giảm trừ gia cảnh khi tính thuế thu nhập cá nhân.

Tuy nhiên, do chưa xây dựng quy trình quản lý thuế, doanh nghiệp không thực hiện đăng ký người phụ thuộc với cơ quan thuế đúng thời hạn. Đến kỳ quyết toán thuế, nhiều nhân viên phát hiện số thuế thu nhập cá nhân bị khấu trừ cao hơn so với số phải nộp, phải thực hiện thủ tục điều chỉnh hoặc hoàn thuế, gây mất thời gian và ảnh hưởng đến quyền lợi.

II. Góc nhìn pháp lý – “Lá chắn vững chắc”

1. Quy định của pháp luật

Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn thi hành, người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc khi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.

Theo Thông tư số 86/2024/TT-BTC của Bộ Tài chính về đăng ký thuế, tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm thực hiện đăng ký thuế cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công khi người lao động ủy quyền và cung cấp đầy đủ hồ sơ theo quy định.

Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện hoặc thực hiện không đúng quy định về đăng ký thuế, tùy tính chất và mức độ vi phạm có thể bị xử phạt theo  Điều 10 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 102/2021/NĐ-CP) về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.

2. Áp dụng vào tình huống

Trong tình huống trên, người lao động đã hoàn thành việc cung cấp hồ sơ nhưng doanh nghiệp không thực hiện thủ tục đăng ký người phụ thuộc theo quy định.

Sai sót này có thể khiến người lao động chưa được tạm tính giảm trừ gia cảnh trong năm, dẫn đến số thuế bị khấu trừ cao hơn thực tế. Mặc dù người lao động vẫn có thể kê khai điều chỉnh hoặc hoàn thuế nếu đủ điều kiện, nhưng sẽ phát sinh thêm thủ tục hành chính và ảnh hưởng đến quyền lợi trong quá trình làm việc.

Đối với doanh nghiệp, việc không thực hiện đúng nghĩa vụ về đăng ký thuế còn có thể bị cơ quan thuế yêu cầu khắc phục và xử lý theo quy định nếu đủ căn cứ xác định hành vi vi phạm.

3. Kết luận pháp lý

Đăng ký người phụ thuộc để tính giảm trừ gia cảnh là quyền của người nộp thuế nhưng khi người lao động ủy quyền và nộp đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan thuế theo quy định.

Việc chậm hoặc không thực hiện có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động và làm phát sinh rủi ro pháp lý đối với doanh nghiệp.

III.Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục – Quản trị – “Chìa khóa nhân văn”

Góc độ pháp lý

Việc tuân thủ đúng quy trình đăng ký người phụ thuộc giúp doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về thuế, hạn chế nguy cơ bị xử lý vi phạm hành chính và bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người lao động.

Góc độ tâm lý – giáo dục

Khi quyền lợi về thuế không được bảo đảm, người lao động dễ mất niềm tin vào bộ phận nhân sự và doanh nghiệp. Điều này ảnh hưởng đến sự gắn bó của nhân viên, đặc biệt đối với các startup đang trong giai đoạn xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Góc độ quản trị

Startup nên xây dựng quy trình quản lý hồ sơ thuế ngay từ khi thành lập, phân công rõ trách nhiệm giữa bộ phận nhân sự và kế toán, đồng thời theo dõi chặt chẽ thời hạn đăng ký, cập nhật người phụ thuộc để tránh sai sót.

IV. Giải pháp toàn diện của Chuyên gia Nguyễn Hữu Long

Bước 1. Rà soát toàn bộ hồ sơ đăng ký người phụ thuộc của người lao động và đối chiếu với dữ liệu đã đăng ký tại cơ quan thuế.

Bước 2. Kịp thời thực hiện đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin khi người lao động đủ điều kiện và đã cung cấp đầy đủ hồ sơ theo quy định.

Bước 3. Ban hành quy trình nội bộ về quản lý thuế thu nhập cá nhân, đào tạo nhân sự phụ trách và thường xuyên cập nhật các quy định mới của pháp luật về thuế.

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA

Chuyên gia Nguyễn Hữu Long cho rằng, nhiều startup thường đánh giá thấp các thủ tục về thuế vì cho rằng đây chỉ là công việc hành chính. Tuy nhiên, việc thực hiện đúng quy định về đăng ký người phụ thuộc không chỉ bảo đảm quyền lợi cho người lao động mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.

Một doanh nghiệp phát triển bền vững không chỉ cần sản phẩm tốt mà còn phải xây dựng hệ thống quản trị thuế và nhân sự chặt chẽ ngay từ những ngày đầu hoạt động.

Thông điệp: Tuân thủ đúng quy định về đăng ký giảm trừ gia cảnh là cách bảo vệ quyền lợi của người lao động và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

!Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc tương tự về đất đai hoặc học đường, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi tại hệ thống website tuvanphapluattamlygiaoduc.vn hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.