Trong giai đoạn khởi nghiệp, nhiều founder thường ưu tiên tìm kiếm khách hàng, phát triển sản phẩm và mở rộng thị trường mà xem nhẹ các thủ tục pháp lý. Không ít trường hợp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tư vấn chỉ trao đổi qua điện thoại, tin nhắn hoặc email, không ký kết hợp đồng dịch vụ. Khi phát sinh tranh chấp về phạm vi công việc, chi phí tư vấn hoặc trách nhiệm của các bên, doanh nghiệp mới nhận ra những rủi ro pháp lý do thiếu hợp đồng.

“Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích một tình huống thực tế dưới đây để tìm ra giải pháp vẹn toàn cả về lý lẫn tình” .

 

I. Tóm tắt tình huống thực tế

Công ty A là một startup hoạt động trong lĩnh vực tư vấn quản trị doanh nghiệp. Founder trực tiếp làm việc với khách hàng và thống nhất sẽ tư vấn xây dựng quy trình quản lý nội bộ với mức phí 80 triệu đồng.

Hai bên chỉ trao đổi qua tin nhắn, không ký hợp đồng dịch vụ, không quy định rõ phạm vi công việc, thời hạn thực hiện, điều kiện thanh toán và trách nhiệm khi một bên vi phạm.

Sau khi startup hoàn thành việc tư vấn, khách hàng cho rằng kết quả không đúng như kỳ vọng và chỉ đồng ý thanh toán một phần chi phí. Founder yêu cầu thanh toán đủ số tiền đã thỏa thuận nhưng khách hàng từ chối vì cho rằng giữa hai bên không có hợp đồng chính thức.

1. II. Góc nhìn pháp lý – “Lá chắn vững chắc”

1. Quy định của pháp luật

Theo Điều 513 Bộ luật Dân sự năm 2015, hợp đồng dịch vụ là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cung ứng dịch vụ thực hiện công việc cho bên sử dụng dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ phải trả tiền dịch vụ.

Theo Điều 119 Bộ luật Dân sự năm 2015, giao dịch dân sự có thể được xác lập bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể, trừ trường hợp pháp luật quy định bắt buộc phải lập thành văn bản hoặc theo hình thức nhất định.

Đối với hợp đồng dịch vụ tư vấn thông thường, pháp luật không bắt buộc phải lập thành văn bản. Tuy nhiên, khi xảy ra tranh chấp, bên yêu cầu Tòa án bảo vệ quyền lợi phải có nghĩa vụ chứng minh theo quy định của pháp luật tố tụng dân sự.

2. Áp dụng vào tình huống

Trong tình huống trên, mặc dù không ký hợp đồng bằng văn bản nhưng nếu founder có đầy đủ chứng cứ như email, tin nhắn, ghi âm, báo giá, hóa đơn, chứng từ thanh toán hoặc tài liệu chứng minh quá trình thực hiện dịch vụ thì vẫn có thể chứng minh quan hệ hợp đồng đã được xác lập.

Tuy nhiên, việc không có hợp đồng bằng văn bản khiến các nội dung quan trọng như phạm vi công việc, tiêu chuẩn chất lượng, thời hạn hoàn thành, quyền và nghĩa vụ của các bên, điều kiện thanh toán và trách nhiệm bồi thường không được thể hiện rõ ràng.

Đây là nguyên nhân dẫn đến nhiều tranh chấp kéo dài, làm tăng chi phí giải quyết tranh chấp và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

3. Kết luận pháp lý

Pháp luật không bắt buộc mọi hợp đồng dịch vụ tư vấn đều phải lập thành văn bản.

Tuy nhiên, việc không ký hợp đồng là một rủi ro pháp lý lớn vì khi xảy ra tranh chấp, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc chứng minh nội dung thỏa thuận và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

III. Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục – Quản trị – “Chìa khóa nhân văn”

Góc độ pháp lý

Hợp đồng bằng văn bản là căn cứ quan trọng để xác định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên.

Một hợp đồng chặt chẽ sẽ giúp hạn chế tranh chấp và tạo cơ sở pháp lý vững chắc nếu vụ việc phải giải quyết tại Tòa án hoặc Trọng tài.

Góc độ tâm lý – giáo dục

Nhiều founder có tâm lý tin tưởng khách hàng quen biết hoặc muốn chốt hợp đồng nhanh nên bỏ qua thủ tục ký kết.

Sự tin tưởng là cần thiết trong kinh doanh, nhưng không thể thay thế các biện pháp bảo đảm pháp lý.

Việc ký hợp đồng không thể hiện sự thiếu tin tưởng mà là cách bảo vệ quyền và lợi ích của cả hai bên.

Góc độ quản trị

Một startup phát triển bền vững cần chuẩn hóa quy trình ký kết hợp đồng ngay từ những giao dịch đầu tiên.

Việc sử dụng mẫu hợp đồng thống nhất giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, nâng cao tính chuyên nghiệp và tạo niềm tin với khách hàng, nhà đầu tư cũng như đối tác.

IV. Giải pháp toàn diện của Chuyên gia Nguyễn Hữu Long

Bước 1. Chuẩn hóa mẫu hợp đồng dịch vụ tư vấn với đầy đủ các điều khoản về phạm vi công việc, thời hạn thực hiện, phí dịch vụ, phương thức thanh toán, quyền và nghĩa vụ của các bên, điều khoản bảo mật, phạt vi phạm và giải quyết tranh chấp.

Bước 2. Chỉ triển khai công việc sau khi các bên đã thống nhất và lưu giữ đầy đủ chứng cứ về việc giao kết hợp đồng; ưu tiên ký điện tử hoặc ký trực tiếp đối với các hợp đồng có giá trị lớn.

Bước 3. Lưu trữ toàn bộ hồ sơ giao dịch như hợp đồng, phụ lục, email, tin nhắn, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và chứng từ thanh toán để làm căn cứ khi phát sinh tranh chấp.

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA

Chuyên gia Nguyễn Hữu Long cho rằng, một trong những sai lầm phổ biến của các startup là quá chú trọng phát triển kinh doanh mà xem nhẹ việc xây dựng nền tảng pháp lý.

Một bản hợp đồng dịch vụ được soạn thảo chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp phòng ngừa tranh chấp mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Đối với founder, hợp đồng không phải là rào cản mà là công cụ bảo vệ thành quả lao động, uy tín và quyền lợi của doanh nghiệp.

Thông điệp: Đừng để một thỏa thuận bằng miệng khiến doanh nghiệp phải đánh đổi bằng thời gian, chi phí và những tranh chấp không đáng có. Ký hợp đồng ngay từ đầu là khoản đầu tư nhỏ nhưng mang lại sự an toàn pháp lý lâu dài.

!Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc tương tự về đất đai hoặc học đường, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi tại hệ thống website tuvanphapluattamlygiaoduc.vn hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.