TÌNH HUỐNG 173: DOANH NGHIỆP KHÔNG CÓ VĂN BẢN XÁC NHẬN BÀN GIAO CÔNG VIỆC CHO NHÂN SỰ MỚI – KHI TRÁCH NHIỆM KHÔNG ĐƯỢC CHUYỂN GIAO RÕ RÀNG, AI SẼ CHỊU HẬU QUẢ?

“Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích một tình huống thực tế dưới đây để tìm ra giải pháp vẹn toàn cả về lý lẫn tình.”

1. Tóm tắt tình huống thực tế

Anh M và anh K là hai nhà sáng lập Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm FutureTech. Anh M giữ chức Giám đốc điều hành (CEO), còn anh K phụ trách quản trị nội bộ và nhân sự.

Đầu năm 2029, Trưởng phòng Kinh doanh của công ty nghỉ việc. Để bảo đảm hoạt động không bị gián đoạn, công ty tuyển ngay một nhân sự mới thay thế. Tuy nhiên, do muốn rút ngắn thời gian, anh M chỉ yêu cầu nhân sự cũ hướng dẫn công việc bằng lời nói trong một buổi làm việc cuối cùng mà không lập Biên bản bàn giao công việc, không lập danh mục khách hàng đang phụ trách, không bàn giao hồ sơ hợp đồng, tài khoản phần mềm quản lý và cũng không xác nhận các công việc còn tồn đọng.

Hai tháng sau, một khách hàng lớn khiếu nại vì hợp đồng bảo trì đã quá hạn nhưng không được gia hạn đúng thời điểm. Qua kiểm tra, công ty phát hiện hồ sơ hợp đồng vẫn lưu trên máy tính cá nhân của nhân sự cũ, nhiều tài liệu chưa được chuyển giao và một số khoản công nợ chưa được theo dõi.

Thiệt hại ước tính hơn 800 triệu đồng do mất hợp đồng và phải bồi thường vi phạm tiến độ. Anh K cho rằng nguyên nhân xuất phát từ việc CEO không xây dựng quy trình bàn giao công việc, khiến trách nhiệm giữa người cũ và người mới không được xác định rõ. Nội bộ công ty phát sinh tranh cãi về trách nhiệm bồi thường và quản trị nhân sự.

2. Góc nhìn pháp lý – “Lá chắn vững chắc”

Dưới góc độ pháp luật lao động và doanh nghiệp, pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải lập biên bản bàn giao công việc trong mọi trường hợp, nhưng việc bàn giao bằng văn bản là căn cứ quan trọng để xác định trách nhiệm và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp khi phát sinh tranh chấp.

• Nghĩa vụ quản lý doanh nghiệp một cách cẩn trọng

Theo Điều 165 Luật Doanh nghiệp năm 2020, người quản lý doanh nghiệp phải thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng và vì lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

Việc không xây dựng quy trình bàn giao công việc, tài sản, hồ sơ và dữ liệu có thể dẫn đến thất thoát thông tin, gián đoạn hoạt động kinh doanh và gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

• Trách nhiệm của người lao động khi chấm dứt hợp đồng

Theo Bộ luật Lao động năm 2019, khi chấm dứt hợp đồng lao động, các bên có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ liên quan theo hợp đồng và quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp có quyền yêu cầu người lao động hoàn trả tài sản, hồ sơ, tài liệu và thực hiện các nghĩa vụ còn tồn đọng. Tuy nhiên, nếu không có biên bản bàn giao thì việc chứng minh đã bàn giao hay chưa, bàn giao đến đâu sẽ gặp nhiều khó khăn khi xảy ra tranh chấp.

• Giá trị của biên bản bàn giao

Biên bản bàn giao không phải là thủ tục bắt buộc theo luật trong mọi trường hợp, nhưng là chứng cứ quan trọng để chứng minh quá trình chuyển giao công việc, tài sản và trách nhiệm giữa các cá nhân trong doanh nghiệp.

3. Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục – Quản trị – “Chìa khóa nhân văn”

Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục

• Tâm lý “người mới sẽ tự nắm được công việc”

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần vài ngày hướng dẫn là nhân sự mới có thể tiếp quản toàn bộ công việc. Trên thực tế, những thông tin quan trọng thường nằm ở hồ sơ, dữ liệu và kinh nghiệm của người cũ, nếu không được ghi nhận đầy đủ sẽ rất dễ bị bỏ sót.

• Thiếu ý thức về trách nhiệm sau khi nghỉ việc

Khi không có biên bản bàn giao, người nghỉ việc dễ cho rằng trách nhiệm của mình đã chấm dứt ngay khi rời công ty, trong khi doanh nghiệp cũng không có căn cứ rõ ràng để xác định nghĩa vụ còn lại.

Góc nhìn Quản trị

• Bàn giao công việc là mắt xích quan trọng của quản trị nhân sự

Quy trình bàn giao giúp doanh nghiệp duy trì tính liên tục trong hoạt động, tránh mất dữ liệu, khách hàng, hợp đồng và giảm thiểu rủi ro khi thay đổi nhân sự.

• Văn bản hóa giúp kiểm soát trách nhiệm

Một biên bản bàn giao đầy đủ sẽ xác định rõ: hồ sơ đã chuyển giao, tài sản đã bàn giao, công việc còn tồn đọng, người tiếp nhận và thời điểm hoàn thành. Đây là cơ sở để đánh giá trách nhiệm nếu xảy ra sự cố sau này.

4. Giải pháp toàn diện của Chuyên gia Nguyễn Hữu Long

Bước 1: Rà soát và khắc phục các công việc chưa bàn giao (Ngắn hạn)

• Kiểm tra toàn bộ hồ sơ, hợp đồng, dữ liệu khách hàng, tài khoản phần mềm và tài sản liên quan đến nhân sự đã nghỉ việc.

• Chủ động liên hệ với người lao động cũ (nếu cần và phù hợp) để hoàn thiện việc bàn giao còn thiếu hoặc làm rõ các nội dung chưa được chuyển giao.

• Xác định thiệt hại thực tế và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trên cơ sở chứng cứ và quy định của pháp luật.

Bước 2: Ban hành quy trình bàn giao công việc (Trung hạn)

• Xây dựng quy trình bắt buộc áp dụng khi người lao động chuyển vị trí hoặc nghỉ việc.

• Quy định rõ nội dung bàn giao gồm: công việc đang thực hiện, hồ sơ, tài liệu, dữ liệu điện tử, tài sản được giao quản lý, công nợ, khách hàng, mật khẩu, tài khoản và các nghĩa vụ chưa hoàn thành.

• Mọi hoạt động bàn giao phải được lập thành Biên bản bàn giao, có chữ ký của người bàn giao, người nhận bàn giao và người quản lý trực tiếp.

Bước 3: Xây dựng văn hóa quản trị dựa trên quy trình (Dài hạn)

• Đào tạo cán bộ quản lý về tầm quan trọng của việc bàn giao công việc và lưu trữ hồ sơ.

• Chuẩn hóa hệ thống lưu trữ dữ liệu tập trung để hạn chế việc tài liệu quan trọng chỉ tồn tại trên thiết bị cá nhân.

• Xem quy trình bàn giao là một tiêu chuẩn bắt buộc trong quản trị nhân sự nhằm bảo đảm tính liên tục và ổn định của hoạt động kinh doanh.

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA:

• Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS.Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.

• Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc tương tự về đất đai hoặc học đường, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi tại hệ thống website tuvanphapluattamlygiaoduc.vn hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.