TÌNH HUỐNG 172: STARTUP KHÔNG CÓ QUY CHẾ CÔNG TÁC PHÍ – DOANH NGHIỆP SẼ ĐỐI MẶT NHỮNG RỦI RO PHÁP LÝ VÀ QUẢN TRỊ GÌ?

“Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích một tình huống thực tế dưới đây để tìm ra giải pháp vẹn toàn cả về lý lẫn tình.”

1. Tóm tắt tình huống thực tế

Anh M và anh K là hai nhà sáng lập Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ NovaTech. Anh M giữ chức Giám đốc điều hành (CEO), còn anh K phụ trách tài chính và vận hành.

Do đặc thù kinh doanh, nhân viên thường xuyên phải đi công tác để gặp khách hàng, triển khai dự án và hỗ trợ kỹ thuật tại nhiều tỉnh, thành phố. Tuy nhiên, từ khi thành lập, công ty chưa từng ban hành quy chế công tác phí hoặc quy định về mức chi tiêu khi đi công tác. Việc thanh toán hoàn toàn dựa trên hóa đơn do nhân viên nộp sau chuyến đi.

Lợi dụng sự thiếu chặt chẽ này, nhiều nhân viên lựa chọn khách sạn cao cấp, phương tiện di chuyển đắt tiền và phát sinh nhiều khoản chi tiếp khách, ăn uống vượt quá nhu cầu thực tế. Một số trường hợp còn gộp cả chi phí cá nhân vào hồ sơ thanh toán.

Cuối năm 2028, khi rà soát quyết toán tài chính, bộ phận kế toán phát hiện chi phí công tác tăng gần 2 tỷ đồng, vượt xa kế hoạch ngân sách. Nhiều khoản chi không có căn cứ chứng minh tính cần thiết hoặc không đủ hồ sơ hợp lệ. Kiểm toán độc lập kiến nghị loại trừ một số khoản chi và yêu cầu doanh nghiệp xây dựng quy chế quản lý công tác phí.

Anh K cho rằng nguyên nhân xuất phát từ việc CEO không thiết lập quy định nội bộ ngay từ đầu, khiến doanh nghiệp vừa thất thoát ngân sách, vừa đối mặt với rủi ro khi thanh tra thuế. Nội bộ công ty phát sinh tranh luận về trách nhiệm của Ban điều hành.

2. Góc nhìn pháp lý – “Lá chắn vững chắc”

Dưới góc độ pháp luật, doanh nghiệp tư nhân không bị bắt buộc phải ban hành quy chế công tác phí, nhưng phải quản lý các khoản chi minh bạch, có đầy đủ căn cứ và chứng từ để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

• Người quản lý có nghĩa vụ quản lý tài sản và chi phí của doanh nghiệp

Theo Điều 165 Luật Doanh nghiệp năm 2020, người quản lý doanh nghiệp phải thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng và vì lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

Việc không thiết lập cơ chế kiểm soát chi phí công tác, để phát sinh các khoản chi vượt nhu cầu hoặc thiếu căn cứ hợp lý có thể được xem là thiếu cẩn trọng trong quản trị doanh nghiệp.

• Chi phí phải có đầy đủ chứng từ và phục vụ hoạt động kinh doanh

Theo Luật Kế toán năm 2015, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải được phản ánh bằng chứng từ kế toán hợp pháp, đầy đủ và trung thực.

Đồng thời, pháp luật thuế quy định các khoản chi muốn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng các điều kiện theo quy định, trong đó có yêu cầu về tính liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

• Quy chế nội bộ giúp chứng minh tính hợp lý của khoản chi

Mặc dù pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải ban hành quy chế công tác phí, nhưng việc có văn bản quy định rõ đối tượng, mức chi, điều kiện thanh toán và thủ tục quyết toán sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát nội bộ tốt hơn và tạo căn cứ giải trình khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán kiểm tra.

3. Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục – Quản trị – “Chìa khóa nhân văn”

Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục

• Tâm lý “công ty sẽ thanh toán”

Khi không có giới hạn chi tiêu, nhiều người dễ phát sinh tâm lý lựa chọn dịch vụ đắt tiền hoặc mở rộng các khoản chi ngoài nhu cầu thực tế vì cho rằng doanh nghiệp sẽ chi trả.

• Thiếu ý thức sử dụng ngân sách chung

Nếu không được hướng dẫn rõ ràng, người lao động thường chỉ quan tâm đến sự thuận tiện của bản thân mà chưa ý thức rằng mọi khoản công tác phí đều ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Góc nhìn Quản trị

• Không có quy chế đồng nghĩa với không có tiêu chuẩn kiểm soát

Khi xảy ra tranh chấp về việc khoản chi có hợp lý hay không, doanh nghiệp sẽ rất khó xử lý vì không có tiêu chí thống nhất để đối chiếu.

• Công tác phí là một phần của quản trị tài chính

Một doanh nghiệp chuyên nghiệp luôn xây dựng ngân sách công tác, quy định hạn mức lưu trú, phương tiện di chuyển, chi phí tiếp khách, thời hạn quyết toán và quy trình phê duyệt trước khi thực hiện chuyến công tác.

4. Giải pháp toàn diện của Chuyên gia Nguyễn Hữu Long

Bước 1: Rà soát toàn bộ chi phí công tác (Ngắn hạn)

• Kiểm tra toàn bộ hồ sơ thanh toán công tác phí, đối chiếu với kế hoạch công tác, hợp đồng, lịch làm việc và hóa đơn, chứng từ.

• Xử lý các khoản chi không đúng mục đích, không đủ chứng từ hoặc không phục vụ hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật và nội quy doanh nghiệp.

• Yêu cầu hoàn trả các khoản thanh toán sai (nếu có căn cứ) và chấn chỉnh việc quyết toán công tác phí.

Bước 2: Ban hành Quy chế công tác phí (Trung hạn)

• Xây dựng văn bản quy định cụ thể về điều kiện đi công tác, thẩm quyền phê duyệt, mức chi tiền lưu trú, phương tiện di chuyển, chi phí tiếp khách, tạm ứng và quyết toán.

• Quy định rõ hồ sơ thanh toán gồm quyết định cử đi công tác, báo cáo kết quả công tác, hóa đơn, chứng từ hợp pháp và thời hạn nộp hồ sơ.

• Thiết lập hạn mức chi theo từng chức danh, địa bàn và tính chất công việc để bảo đảm công bằng và kiểm soát ngân sách.

Bước 3: Xây dựng văn hóa chi tiêu minh bạch (Dài hạn)

• Đào tạo người lao động về trách nhiệm sử dụng ngân sách doanh nghiệp tiết kiệm, đúng mục đích và đúng quy định.

• Định kỳ kiểm tra, đánh giá hiệu quả các chuyến công tác so với chi phí đã bỏ ra để tối ưu ngân sách.

• Ứng dụng phần mềm quản lý công tác phí nhằm kiểm soát phê duyệt, lưu trữ chứng từ điện tử và theo dõi chi phí theo từng dự án, phòng ban.

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA:

• Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS.Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.

• Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc tương tự về đất đai hoặc học đường, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi tại hệ thống website tuvanphapluattamlygiaoduc.vn hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.