TÌNH HUỐNG SỐ 555: CÔNG TY BỊ KIỆN DO PHẦN MỀM KẾ TOÁN KHÔNG BẢN QUYỀN?

TÌNH HUỐNG SỐ 555: CÔNG TY BỊ KIỆN DO PHẦN MỀM KẾ TOÁN KHÔNG BẢN QUYỀN?

Nhân viên tự tải và cài đặt phần mềm kế toán không bản quyền trên máy công ty, liệu doanh nghiệp có thể đứng ngoài trách nhiệm? Khi phần mềm được sử dụng phục vụ hoạt động kinh doanh, vấn đề bản quyền có thể trở thành rủi ro pháp lý trực tiếp đối với chính công ty.

Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích một tình huống thực tế dưới đây để tìm ra giải pháp vẹn toàn cho vấn đề này.

I. TÓM TẮT TÌNH HUỐNG THỰC TẾ

Công ty X sử dụng một phần mềm kế toán để quản lý doanh thu, chi phí, hóa đơn và dữ liệu tài chính. Phần mềm được nhân viên tải từ Internet và cài đặt bằng mã kích hoạt không hợp pháp vì công ty muốn tiết kiệm chi phí.

Sau một thời gian, chủ sở hữu phần mềm phát hiện X đang sử dụng chương trình mà không có giấy phép hợp lệ. Chủ sở hữu gửi yêu cầu chấm dứt sử dụng và yêu cầu bồi thường.

Công ty X cho rằng phần mềm do nhân viên tự tải và cài đặt, công ty không trực tiếp sao chép phần mềm nên nhân viên phải chịu trách nhiệm.

Vậy công ty có phải chịu trách nhiệm khi phần mềm không được sử dụng theo quyền hợp pháp?

II. GÓC NHÌN PHÁP LÝ – “LÁ CHẮN VỮNG CHẮC”

Theo Điều 22 Luật Sở hữu trí tuệ 2005( sửa đổi, bổ sung 2009,2019,2022,2025), chương trình máy tính được bảo hộ như tác phẩm văn học, bao gồm cả mã nguồn và mã máy. Vì vậy, phần mềm kế toán là đối tượng được pháp luật sở hữu trí tuệ bảo hộ.

Theo Điều 20 Luật Sở hữu trí tuệ 2005( sửa đổi, bổ sung 2009,2019,2022,2025), chủ sở hữu quyền tác giả có quyền độc quyền thực hiện hoặc cho phép người khác thực hiện các quyền tài sản, trong đó có quyền sao chép tác phẩm. Việc cài đặt, sao chép phần mềm không được chủ sở hữu cho phép có thể làm phát sinh hành vi xâm phạm quyền tác giả.

Theo Điều 28 Luật Sở hữu trí tuệ 2005( sửa đổi, bổ sung 2009,2019,2022,2025), hành vi xâm phạm quyền tác giả bao gồm xâm phạm các quyền tài sản được quy định tại Điều 20. Vì vậy, việc công ty sử dụng bản phần mềm không có quyền sử dụng hợp pháp có thể phát sinh trách nhiệm pháp lý độc lập, không phụ thuộc hoàn toàn vào việc ai là người trực tiếp tải phần mềm.

Đáng lưu ý, cần kiểm tra giấy phép sử dụng (license) của phần mềm. Không phải mọi phần mềm tải từ Internet đều là phần mềm “lậu”. Một số phần mềm được cung cấp miễn phí, mã nguồn mở hoặc cho phép sử dụng trong phạm vi nhất định. Vi phạm chỉ được xác định khi việc sử dụng không được phép hoặc vượt quá phạm vi quyền được cấp.

Nếu X thực sự sử dụng phần mềm không có quyền hợp pháp, chủ sở hữu có thể yêu cầu áp dụng các biện pháp bảo vệ quyền theo pháp luật sở hữu trí tuệ. Tùy trường hợp, tranh chấp có thể liên quan đến chấm dứt hành vi vi phạm, bồi thường thiệt hại và các biện pháp xử lý khác.

Về xử phạt hành chính, từ 15/02/2026, Nghị định 341/2025/NĐ-CP có hiệu lực và quy định xử phạt vi phạm hành chính về quyền tác giả, quyền liên quan. Điều 16 quy định xử phạt hành vi sao chép tác phẩm không được phép của chủ sở hữu; mức phạt đối với tổ chức có thể cao hơn mức áp dụng cho cá nhân.

Do đó, lập luận “nhân viên tự cài đặt nên công ty không chịu trách nhiệm” không đủ để loại trừ rủi ro. Cần xem xét ai thực hiện hành vi, công ty có biết hoặc cho phép việc sử dụng hay không, phần mềm được cài trên thiết bị nào và doanh nghiệp có hưởng lợi từ việc sử dụng hay không.

Kết luận pháp lý: Nếu công ty X sử dụng phần mềm kế toán không có giấy phép hợp pháp hoặc vượt phạm vi giấy phép sử dụng, công ty có thể phải đối mặt với yêu cầu chấm dứt sử dụng, bồi thường hoặc xử lý vi phạm theo quy định. Việc nhân viên trực tiếp cài đặt không tự động loại trừ trách nhiệm của công ty.

III. GÓC NHÌN TÂM LÝ – GIÁO DỤC – QUẢN TRỊ – “CHÌA KHÓA NHÂN VĂN”

Sai lầm phổ biến của doanh nghiệp là cho rằng “phần mềm chỉ là công cụ làm việc”, hoặc nhân viên tự tải thì trách nhiệm thuộc về cá nhân.

Trên thực tế, phần mềm được sử dụng trực tiếp để phục vụ hoạt động kinh doanh. Nếu công ty cho phép hoặc duy trì việc sử dụng phần mềm không hợp pháp, rủi ro có thể ảnh hưởng đến tài chính, uy tín và hoạt động của doanh nghiệp.

Đặc biệt, phần mềm kế toán còn xử lý dữ liệu tài chính và thông tin doanh nghiệp. Việc sử dụng phần mềm không rõ nguồn gốc hoặc đã bị can thiệp có thể đồng thời tạo ra rủi ro an toàn thông tin, như mã độc, mất dữ liệu hoặc lộ thông tin.

Vì vậy, doanh nghiệp cần chuyển từ tư duy “mua phần mềm khi cần” sang quản trị toàn bộ tài sản phần mềm và giấy phép sử dụng.

IV. GIẢI PHÁP TOÀN DIỆN CỦA CHUYÊN GIA NGUYỄN HỮU LONG

Một là, kiểm kê toàn bộ phần mềm. Doanh nghiệp cần lập danh sách phần mềm đang được cài đặt trên máy tính và máy chủ.

Hai là, kiểm tra license(giấy phép sử dụng). Mỗi phần mềm cần có hồ sơ chứng minh nguồn gốc, giấy phép, thời hạn và phạm vi sử dụng.

Ba là, không sử dụng phần mềm crack. Cần loại bỏ phần mềm không rõ nguồn gốc, mã kích hoạt lậu hoặc bản đã bị can thiệp.

Bốn là, kiểm soát quyền cài đặt. Chỉ nhân sự được phân quyền mới được phép cài đặt phần mềm trên thiết bị của công ty.

Năm là, quy định trách nhiệm nhân viên. Nội quy và quy chế công nghệ thông tin cần cấm việc tự ý tải, cài đặt phần mềm chưa được doanh nghiệp kiểm duyệt.

Sáu là, xử lý ngay khi có yêu cầu từ chủ sở hữu. Doanh nghiệp cần kiểm tra license( giấy phép sử dụng), chứng cứ sử dụng và phạm vi quyền trước khi quyết định gỡ bỏ, mua license, thương lượng hoặc giải quyết tranh chấp.

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA:

Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS. Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.

Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc về pháp lý hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi cho chuyên gia tại: https://tuvanphapluattamlygiaoduc.vn/gui-cau-hoi-den-chuyen-gia/

hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.