Pháp luật về kinh tế, Pháp lý quốc tế
TÌNH HUỐNG SỐ 471: LẬP VĂN PHÒNG NHƯNG KHÔNG NẮM RÕ LUẬT VỀ MÔI TRƯỜNG TẠI ĐỊA BÀN?
Th9
TÌNH HUỐNG SỐ 471: LẬP VĂN PHÒNG NHƯNG KHÔNG NẮM RÕ LUẬT VỀ MÔI TRƯỜNG TẠI ĐỊA BÀN?
I. TÓM TẮT TÌNH HUỐNG THỰC TẾ
Công ty Việt Nam Green là doanh nghiệp Việt Nam mở văn phòng tại một quốc gia châu Á để hỗ trợ hoạt động xuất khẩu, chăm sóc khách hàng và điều phối hàng hóa.
Do cho rằng đây chỉ là văn phòng thương mại, doanh nghiệp tập trung vào thủ tục thành lập, thuê nhân sự và thuê địa điểm mà không tiến hành rà soát đầy đủ các quy định môi trường của nước sở tại.
Sau một thời gian, văn phòng bắt đầu phát sinh nhiều hoạt động như lưu trữ bao bì, sử dụng thiết bị điện, xử lý chất thải sinh hoạt và một lượng nhỏ hóa chất phục vụ việc bảo quản hàng mẫu. Một số chất thải được nhân viên xử lý như rác thông thường mà không phân loại theo yêu cầu của địa phương.
Trong một đợt kiểm tra, cơ quan chức năng phát hiện một số vi phạm liên quan đến phân loại, lưu giữ và xử lý chất thải, đồng thời yêu cầu doanh nghiệp khắc phục và xử lý theo quy định pháp luật sở tại. Doanh nghiệp còn phải đối mặt với nguy cơ bị phạt, phát sinh chi phí khắc phục và ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu.
Ban lãnh đạo bất ngờ nhận ra rằng: mở văn phòng ở nước ngoài không chỉ là bài toán về thị trường, nhân sự và thuế, mà còn là bài toán tuân thủ pháp luật môi trường tại chính địa bàn hoạt động.
II. GÓC NHÌN PHÁP LÝ – “LÁ CHẮN VỮNG CHẮC”
- Văn phòng ở nước ngoài phải tuân thủ pháp luật của nước sở tại
Một nguyên tắc quan trọng trong hoạt động đầu tư, kinh doanh xuyên biên giới là doanh nghiệp khi hiện diện tại một quốc gia khác phải tuân thủ pháp luật của quốc gia nơi mình hoạt động, trong phạm vi các quy định áp dụng cho hoạt động đó.
Ngay cả pháp luật Việt Nam cũng thể hiện nguyên tắc này. Luật Doanh nghiệp quy định việc doanh nghiệp Việt Nam lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài được thực hiện theo pháp luật của nước đó.
Điều này có ý nghĩa rất rõ đối với Việt Nam Green:
Được phép thành lập văn phòng không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được miễn tuân thủ các quy định chuyên ngành của nước sở tại.
Do đó, trước khi vận hành, doanh nghiệp cần xác định văn phòng của mình có thuộc diện phải tuân thủ những quy định nào về chất thải, nước thải, khí thải, hóa chất, tiếng ồn, sử dụng năng lượng, vật liệu nguy hiểm, bao bì hoặc bảo vệ môi trường tại nơi làm việc.
- Không nên hiểu “văn phòng” là “không có nghĩa vụ môi trường”
Một văn phòng chỉ thực hiện công việc hành chính có thể có mức độ rủi ro môi trường thấp hơn nhà máy hoặc kho hàng. Nhưng mức độ thấp không đồng nghĩa với bằng không.
Nếu văn phòng có kho lưu trữ, sử dụng hóa chất, bảo quản hàng mẫu, phát sinh chất thải đặc thù hoặc thực hiện hoạt động có nguy cơ gây ô nhiễm, các yêu cầu pháp lý có thể tăng lên đáng kể.
Ví dụ, tại Việt Nam, Luật Bảo vệ môi trường 2020 đã thiết lập cơ chế quản lý môi trường dựa trên tính chất, quy mô và mức độ tác động của dự án/cơ sở, đồng thời đặt ra các yêu cầu liên quan đến giấy phép môi trường và quản lý chất thải đối với những trường hợp thuộc phạm vi điều chỉnh.
Điểm doanh nghiệp cần rút ra khi hoạt động ở nước ngoài là: không được áp dụng máy móc mô hình tuân thủ tại Việt Nam cho một thị trường khác.
- “Ở Việt Nam không bị yêu cầu” không có nghĩa “ở nước ngoài cũng không cần”
Mỗi quốc gia có thể có:
- Tiêu chuẩn môi trường khác nhau;
- Cơ chế phân loại chất thải khác nhau;
- Yêu cầu giấy phép khác nhau;
- Cách quản lý hóa chất khác nhau;
- Mức xử phạt khác nhau;
- Cơ chế thanh tra và giám sát khác nhau.
Do đó, nếu Việt Nam Green chỉ hỏi: “Ở Việt Nam văn phòng như vậy có cần giấy phép không?”
thì câu hỏi pháp lý đang đặt sai địa chỉ.
Câu hỏi phải là: “Theo pháp luật của quốc gia nơi văn phòng đặt trụ sở, hoạt động thực tế của chúng tôi thuộc những nghĩa vụ môi trường nào?”
Đây chính là nội dung doanh nghiệp phải kiểm tra trước khi vận hành.
- Bị phạt không chỉ là mất tiền
Nếu vi phạm pháp luật môi trường sở tại, hậu quả có thể không dừng ở tiền phạt.
Tùy pháp luật quốc gia và mức độ vi phạm, doanh nghiệp có thể phải:
khắc phục hậu quả – xử lý chất thải – cải tạo địa điểm – ngừng hoạt động nhất định – chịu chi phí kiểm tra, xử lý – hoặc đối mặt với các biện pháp hành chính khác.
Đối với một số ngành nghề, vi phạm môi trường còn có thể ảnh hưởng đến giấy phép hoặc khả năng tiếp tục hoạt động.
Vì vậy, chi phí thực tế có thể lớn hơn nhiều so với mức tiền phạt ban đầu.
ÁP DỤNG VÀO TÌNH HUỐNG
Trong trường hợp Việt Nam Green, không thể kết luận doanh nghiệp đương nhiên bị phạt chỉ vì mở văn phòng tại nước ngoài.
Trách nhiệm pháp lý phải được xác định dựa trên quốc gia sở tại, loại hình văn phòng, hoạt động thực tế, quy định môi trường cụ thể và hành vi vi phạm được cơ quan có thẩm quyền xác định.
Tuy nhiên, nếu văn phòng có hoạt động thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật môi trường mà doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ như phân loại, lưu giữ, xử lý chất thải hoặc xin giấy phép/đăng ký cần thiết, thì doanh nghiệp có thể phải chịu xử phạt hành chính và các biện pháp khắc phục tương ứng theo pháp luật sở tại.
Việc không biết luật môi trường của nước sở tại không phải là một chiến lược quản trị rủi ro. Trách nhiệm cụ thể phải căn cứ pháp luật địa phương, nhưng doanh nghiệp không thể mặc nhiên coi văn phòng là “vùng an toàn” khỏi các nghĩa vụ môi trường.
III. GÓC NHÌN TÂM LÝ – GIÁO DỤC – QUẢN TRỊ – “CHÌA KHÓA NHÂN VĂN”
- “Chỉ là văn phòng” là một tư duy quản trị nguy hiểm
Nhiều doanh nghiệp khi mở văn phòng nước ngoài thường quan tâm trước tiên đến: địa điểm – nhân sự – khách hàng – doanh thu – chi phí. Trong khi đó, những câu hỏi về môi trường thường bị đẩy xuống cuối danh sách. Một văn phòng nhỏ nhưng xử lý chất thải sai quy định vẫn có thể bị kiểm tra. Một kho hàng nhỏ nhưng sử dụng hóa chất không đúng quy định vẫn có thể phát sinh rủi ro.
- Không hiểu luật địa phương dễ tạo ra “khoảng cách tuân thủ”
Nhân viên Việt Nam có thể mang theo những thói quen xử lý công việc từ Việt Nam sang nước ngoài, nhưng thói quen không phải là pháp luật.
Điều được xem là bình thường ở Việt Nam có thể yêu cầu quy trình khác tại quốc gia sở tại.
Vì vậy, doanh nghiệp quốc tế hóa càng nhanh thì càng phải địa phương hóa hệ thống tuân thủ.
- Văn hóa môi trường phải bắt đầu từ người quản lý
Không thể giao toàn bộ trách nhiệm cho nhân viên hành chính.
Ban lãnh đạo phải xác định: Tuân thủ môi trường là trách nhiệm của doanh nghiệp, không phải việc riêng của bộ phận vệ sinh hoặc quản lý văn phòng.
Khi lãnh đạo coi nhẹ, nhân viên sẽ coi nhẹ. Khi lãnh đạo đưa tuân thủ vào KPI và quy trình vận hành, văn hóa tuân thủ mới hình thành.
IV. GIẢI PHÁP TOÀN DIỆN CỦA CHUYÊN GIA NGUYỄN HỮU LONG
- Thực hiện “Environmental Legal Check” trước khi mở văn phòng
Trước khi ký hợp đồng thuê địa điểm, doanh nghiệp nên rà soát: Luật môi trường – chất thải – hóa chất – nước – khí thải – tiếng ồn – giấy phép – nghĩa vụ báo cáo – chế tài.
Không nên chờ đến khi bị kiểm tra mới tìm hiểu.
- Phân loại văn phòng theo mức độ rủi ro
Có thể chia thành: Văn phòng hành chính → văn phòng có kho → văn phòng có hàng mẫu/hóa chất → cơ sở có hoạt động sản xuất hoặc xử lý hàng hóa.
Mức độ hoạt động càng cao thì yêu cầu tuân thủ càng phải chặt chẽ.
- Thuê chuyên gia địa phương khi cần thiết
Đối với thị trường có hệ thống pháp luật phức tạp, doanh nghiệp nên sử dụng luật sư hoặc chuyên gia môi trường tại địa phương để rà soát:
- Giấy phép;
- Nghĩa vụ báo cáo;
- Hợp đồng xử lý chất thải;
- Tiêu chuẩn kỹ thuật;
- Nghĩa vụ đối với chủ sở hữu/người thuê địa điểm.
Chi phí tư vấn trước khi hoạt động thường thấp hơn rất nhiều so với chi phí xử lý một vi phạm môi trường.
- Đưa nghĩa vụ môi trường vào hợp đồng thuê và hợp đồng dịch vụ
Nếu thuê tòa nhà, kho hoặc đơn vị xử lý chất thải, doanh nghiệp cần làm rõ: Ai chịu trách nhiệm? Ai thu gom? Ai xử lý? Ai lưu chứng từ? Ai chịu chi phí khi cơ quan chức năng kiểm tra?
Không nên để trách nhiệm môi trường chỉ tồn tại dưới dạng thỏa thuận miệng.
- Đào tạo nhân viên tại địa phương
Mỗi nhân viên cần biết ít nhất: loại rác thải nào được bỏ ở đâu – loại nào phải phân loại – loại nào không được tự ý xử lý – khi nào phải báo cáo quản lý.
Một quy trình tốt nhưng nhân viên không hiểu vẫn có thể thất bại.
- Kiểm tra định kỳ thay vì chờ cơ quan chức năng kiểm tra
Doanh nghiệp nên tự kiểm tra theo quý hoặc theo chu kỳ phù hợp: Hồ sơ – giấy phép – chất thải – hóa chất – hợp đồng xử lý – chứng từ – khu vực lưu giữ.
Mục tiêu là phát hiện sai sót trước khi cơ quan quản lý phát hiện.
GÓC NHÌN CHUYÊN GIA:
Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS. Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.
Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc về pháp lý hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi cho chuyên gia tại: https://tuvanphapluattamlygiaoduc.vn/gui-cau-hoi-den-chuyen-gia/
hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.