Trong hành trình phát triển của một doanh nghiệp, những sản phẩm đầu tiên, tài liệu thành lập, hình ảnh của người sáng lập và các dấu mốc vượt qua khủng hoảng không chỉ phản ánh quá khứ mà còn góp phần hình thành bản sắc tổ chức. Tuy nhiên, khi thế hệ lãnh đạo mới tiếp quản, việc duy trì một không gian trưng bày lịch sử doanh nghiệp đôi khi bị xem là khoản chi phí không cần thiết, thiếu khả năng tạo ra lợi nhuận trực tiếp.

Vậy, doanh nghiệp có nên duy trì bảo tàng lịch sử hay chuyển nguồn lực sang hoạt động kinh doanh? Người kế nhiệm có quyền tự quyết định đóng cửa bảo tàng không? Làm thế nào để dung hòa giá trị truyền thống với yêu cầu hiệu quả kinh tế?

Đây không đơn thuần là bất đồng về ngân sách, mà còn là vấn đề liên quan đến quản trị doanh nghiệp, bảo tồn di sản tổ chức, trách nhiệm của người quản lý và sự chuyển giao giá trị giữa các thế hệ lãnh đạo.

I. TÓM TẮT TÌNH HUỐNG THỰC TẾ

Công ty X là một doanh nghiệp được thành lập cách đây hơn 40 năm. Từ một cơ sở sản xuất nhỏ, công ty từng bước mở rộng quy mô, xây dựng thương hiệu và trở thành một đơn vị có vị thế trên thị trường.

Trong suốt quá trình hoạt động, người sáng lập đã lưu giữ nhiều hiện vật có giá trị lịch sử, bao gồm những sản phẩm đầu tiên, máy móc sản xuất đã ngừng sử dụng, sổ sách kế toán qua các thời kỳ, hình ảnh hoạt động của công ty và các tài liệu ghi lại những giai đoạn khó khăn nhất trong lịch sử phát triển.

Trước khi nghỉ hưu, người sáng lập quyết định sử dụng một phần diện tích trong khuôn viên công ty để xây dựng bảo tàng doanh nghiệp, với mục đích lưu giữ tư liệu, giáo dục nhân viên mới, truyền đạt văn hóa doanh nghiệp và giới thiệu lịch sử hình thành thương hiệu với khách hàng, đối tác.

Trong những năm đầu, bảo tàng nhận được sự ủng hộ của nhiều nhân viên lâu năm. Một số trường học, đối tác và khách hàng cũng đến tham quan, tìm hiểu về quá trình phát triển của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, sau khi người sáng lập chuyển giao quyền điều hành, người kế nhiệm bắt đầu rà soát ngân sách. Qua đánh giá ban đầu, người này cho rằng bảo tàng tiêu tốn chi phí bảo quản, nhân sự và diện tích sử dụng nhưng chưa tạo ra doanh thu trực tiếp tương xứng.

Người kế nhiệm đề xuất đóng cửa bảo tàng, thanh lý một số thiết bị trưng bày và chuyển đổi khu vực này thành văn phòng làm việc hoặc không gian sản xuất nhằm nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản.

Đề xuất lập tức gây ra tranh luận trong nội bộ công ty.

Nhóm lãnh đạo mới cho rằng doanh nghiệp phải ưu tiên lợi nhuận, năng suất và khả năng cạnh tranh. Ngược lại, các nhân viên lâu năm cho rằng việc đóng cửa bảo tàng sẽ làm mai một lịch sử phát triển, ảnh hưởng đến tinh thần gắn kết và thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với những người đã đặt nền móng cho doanh nghiệp.

Một số thành viên gia đình người sáng lập cũng phản đối vì cho rằng nhiều hiện vật có giá trị tinh thần đặc biệt, không thể đánh giá đơn thuần bằng giá bán trên thị trường.

Tranh chấp trở nên căng thẳng khi người kế nhiệm yêu cầu bộ phận hành chính lập danh mục tài sản để thanh lý, trong khi một số nhân viên tự ý giữ lại tài liệu và hiện vật vì lo ngại chúng có thể bị tiêu hủy.

Từ tình huống này, những vấn đề cần giải quyết được đặt ra như sau:

Thứ nhất, việc đóng cửa bảo tàng doanh nghiệp có thuộc thẩm quyền quyết định của người kế nhiệm hay không?

Thứ hai, doanh nghiệp có nghĩa vụ pháp lý phải bảo quản các tài liệu, hiện vật lịch sử hay không?

Thứ ba, người quản lý có thể bị xem xét trách nhiệm nếu thanh lý tài sản không đúng thẩm quyền, gây thiệt hại cho doanh nghiệp hoặc xâm phạm quyền sở hữu của chủ thể khác hay không?

Thứ tư, doanh nghiệp cần làm gì để bảo tồn giá trị lịch sử mà vẫn bảo đảm hiệu quả kinh tế?

II. GÓC NHÌN PHÁP LÝ – LÁ CHẮN VỮNG CHẮC

2.1. Quy định pháp luật liên quan

Thứ nhất, về quyền quản lý, sử dụng và định đoạt tài sản của doanh nghiệp.

Theo Điều 74 Bộ luật Dân sự năm 2015, pháp nhân có tài sản độc lập với cá nhân, pháp nhân khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình.

Đối với công ty, việc quản lý và sử dụng tài sản phải được thực hiện theo quy định pháp luật, loại hình doanh nghiệp, điều lệ công ty và thẩm quyền của từng cơ quan, chức danh quản lý.

Luật Doanh nghiệp năm 2020, được sửa đổi, bổ sung năm 2025, quy định cơ cấu tổ chức, thẩm quyền quản lý và nghĩa vụ của người quản lý doanh nghiệp. Thẩm quyền cụ thể cần được xác định theo loại hình công ty, điều lệ, quy chế nội bộ và nội dung giao quyền.

Do đó, cần phân biệt giữa quyền quyết định phương án sử dụng tài sản với quyền tự ý thanh lý, chuyển nhượng hoặc tiêu hủy từng tài sản cụ thể.

Việc người kế nhiệm được bổ nhiệm làm giám đốc hoặc tổng giám đốc không đồng nghĩa với việc người đó có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến tài sản của doanh nghiệp mà không bị giới hạn bởi pháp luật và điều lệ.

Nếu bảo tàng thuộc sở hữu của công ty, việc chuyển đổi công năng sử dụng có thể thuộc phạm vi quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thanh lý hiện vật, tài liệu hoặc công trình vẫn phải tuân thủ những quy định có liên quan và đúng thẩm quyền.

Thứ hai, về nghĩa vụ của người quản lý doanh nghiệp.

Theo Điều 165 Luật Doanh nghiệp năm 2020, được sửa đổi, bổ sung năm 2025, người quản lý công ty có những nghĩa vụ cơ bản như thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp; trung thành với lợi ích của công ty; không lạm dụng chức vụ, quyền hạn hoặc sử dụng tài sản của công ty trái quy định.

Việc đánh giá một quyết định quản trị phải căn cứ vào mục tiêu, thông tin được xem xét, quy trình ra quyết định, thẩm quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

Trong tình huống này, người kế nhiệm có thể đề xuất đóng cửa bảo tàng nếu có căn cứ cho rằng việc duy trì không gian trưng bày gây tốn kém hoặc không còn phù hợp với chiến lược phát triển.

Tuy nhiên, quyết định đó cần được xây dựng trên cơ sở đánh giá đầy đủ chi phí, lợi ích, giá trị tài sản, rủi ro pháp lý và tác động đối với thương hiệu.

Không thể chỉ dựa vào việc bảo tàng không tạo ra doanh thu trực tiếp để kết luận rằng toàn bộ hoạt động bảo tồn đều lãng phí.

Thứ ba, về bảo vệ tài liệu và hiện vật có giá trị lịch sử.

Không phải mọi tài liệu hoặc hiện vật được lưu giữ trong bảo tàng doanh nghiệp đều đương nhiên là di sản văn hóa theo quy định pháp luật.

Cần phân loại cụ thể để xác định chế độ pháp lý áp dụng.

Đối với tài liệu kế toán, Điều 41 Luật Kế toán năm 2015 quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Điều 13 Luật này quy định các hành vi bị nghiêm cấm, trong đó có hành vi hủy bỏ hoặc cố ý làm hư hỏng tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ quy định.

Vì vậy, nếu bảo tàng đang lưu giữ sổ sách kế toán, chứng từ hoặc tài liệu thuộc diện phải lưu trữ, doanh nghiệp không thể tự ý tiêu hủy chỉ vì muốn giải phóng diện tích sử dụng.

Đối với hồ sơ lao động, hồ sơ giao dịch, tài liệu sở hữu trí tuệ và các tài liệu chuyên ngành khác, doanh nghiệp phải xác định thời hạn lưu trữ và yêu cầu bảo quản theo quy định tương ứng.

Đối với hiện vật, tài liệu được xác định là di sản văn hóa, cổ vật hoặc bảo vật quốc gia, việc quản lý, bảo vệ, di chuyển và chuyển nhượng phải tuân thủ quy định pháp luật chuyên ngành về di sản văn hóa.

Luật Di sản văn hóa năm 2024, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, là một trong những căn cứ cần xem xét nếu hiện vật của doanh nghiệp thuộc phạm vi điều chỉnh của luật này.

Như vậy, giá trị lịch sử của một hiện vật và tình trạng pháp lý của hiện vật là hai vấn đề khác nhau. Một kỷ vật có ý nghĩa lớn đối với doanh nghiệp chưa chắc đã là di sản văn hóa theo luật; ngược lại, một hiện vật đang được sử dụng làm vật trưng bày vẫn có thể thuộc diện được pháp luật bảo vệ đặc biệt.

Thứ tư, về quyền sở hữu đối với hiện vật và tài liệu.

Theo Điều 158 Bộ luật Dân sự năm 2015, quyền sở hữu bao gồm quyền chiếm hữu, quyền sử dụng và quyền định đoạt tài sản theo quy định của pháp luật.

Trong thực tế, không phải tất cả hiện vật được trưng bày tại bảo tàng đều nhất thiết thuộc sở hữu của doanh nghiệp.

Một số hiện vật có thể do người sáng lập cho mượn, do gia đình trao tặng kèm điều kiện, do đối tác gửi lưu giữ hoặc do nhân viên đóng góp nhưng chưa hoàn tất thủ tục chuyển quyền sở hữu.

Nếu tài sản chỉ được cho mượn, doanh nghiệp không thể tự ý thanh lý như tài sản thuộc sở hữu của mình. Nếu tài sản được tặng cho hợp pháp và quyền sở hữu đã chuyển giao cho công ty, việc xử lý tài sản phải căn cứ vào hồ sơ tặng cho, các điều kiện hợp pháp kèm theo và quy định pháp luật có liên quan.

Vì vậy, trước khi quyết định đóng cửa bảo tàng, doanh nghiệp cần xác minh nguồn gốc, quyền sở hữu và tình trạng pháp lý của từng nhóm hiện vật.

2.2. Áp dụng vào tình huống

Một là, người kế nhiệm có quyền đề xuất đóng cửa bảo tàng nhưng không mặc nhiên có toàn quyền thanh lý hiện vật.

Nếu người kế nhiệm được giao quyền điều hành và phương án chuyển đổi công năng thuộc thẩm quyền của mình, người này có thể đề xuất hoặc quyết định theo đúng quy định nội bộ.

Tuy nhiên, nếu việc thanh lý vượt quá thẩm quyền, thuộc thẩm quyền của hội đồng quản trị, hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu công ty, thì phải thực hiện đúng quy trình phê duyệt.

Đặc biệt, nếu việc thanh lý liên quan đến tài sản có giá trị lớn, tài sản phải được cơ quan có thẩm quyền trong doanh nghiệp thông qua hoặc tài sản chịu sự điều chỉnh của pháp luật chuyên ngành, việc xử lý phải đáp ứng các điều kiện tương ứng.

Hai là, doanh nghiệp không được lấy lý do tiết kiệm chi phí để bỏ qua nghĩa vụ lưu trữ tài liệu.

Đối với tài liệu thuộc diện phải lưu trữ, doanh nghiệp phải tiếp tục bảo quản theo thời hạn và phương thức luật định.

Nếu cần giải phóng diện tích, công ty có thể chuyển tài liệu sang kho lưu trữ phù hợp, số hóa tài liệu theo điều kiện pháp luật cho phép hoặc thuê đơn vị lưu trữ chuyên nghiệp.

Việc đóng cửa không gian trưng bày không đồng nghĩa với việc được quyền tiêu hủy toàn bộ tài liệu bên trong.

Ba là, giá trị của bảo tàng cần được đánh giá trên nhiều phương diện.

Bảo tàng có thể không tạo ra doanh thu trực tiếp nhưng vẫn đem lại lợi ích gián tiếp như củng cố uy tín thương hiệu, hỗ trợ hoạt động truyền thông, nâng cao sự gắn kết của nhân viên và tạo dựng niềm tin với khách hàng.

Nếu doanh nghiệp chưa từng đánh giá những lợi ích này, việc kết luận bảo tàng không hiệu quả có thể chưa đầy đủ.

Ngược lại, nếu chi phí bảo trì quá lớn, không gian sử dụng không hợp lý và hoạt động trưng bày không đáp ứng mục tiêu ban đầu, doanh nghiệp có thể tái cấu trúc bảo tàng hoặc chuyển sang hình thức lưu trữ tiết kiệm hơn.

Bốn là, nhân viên không được tự ý chiếm giữ tài sản của doanh nghiệp để ngăn cản việc thanh lý.

Mặc dù lo ngại hiện vật bị tiêu hủy có thể xuất phát từ mong muốn bảo tồn lịch sử, nhân viên vẫn phải tuân thủ quy định về quản lý tài sản và thẩm quyền trong công ty.

Biện pháp phù hợp là lập biên bản, báo cáo người có thẩm quyền, đề xuất tạm dừng thanh lý đối với hiện vật có tranh chấp hoặc có dấu hiệu thuộc diện bảo vệ đặc biệt.

Việc tự ý mang tài sản ra khỏi công ty hoặc giữ lại tài liệu trái quy định có thể phát sinh trách nhiệm tùy tính chất và mức độ của hành vi.

2.3. Kết luận pháp lý

Từ những phân tích trên, có thể rút ra ba kết luận.

Thứ nhất, pháp luật không mặc nhiên bắt buộc mọi doanh nghiệp phải duy trì một bảo tàng lịch sử riêng. Việc thành lập, duy trì hay chuyển đổi mô hình bảo tàng về nguyên tắc thuộc phạm vi tự chủ quản trị của doanh nghiệp, trong giới hạn pháp luật.

Thứ hai, quyền tự chủ đó không cho phép người quản lý tự ý tiêu hủy tài liệu phải lưu trữ, thanh lý tài sản không thuộc quyền định đoạt của công ty hoặc xử lý hiện vật thuộc diện bảo vệ đặc biệt trái quy định.

Thứ ba, nếu người kế nhiệm quyết định đóng cửa bảo tàng trên cơ sở đánh giá khách quan, đúng thẩm quyền và có phương án bảo tồn tài liệu cần thiết, việc này có thể là một quyết định quản trị hợp pháp. Ngược lại, nếu xử lý tài sản trái pháp luật, vi phạm điều lệ hoặc nghĩa vụ quản lý, người có liên quan có thể phải chịu trách nhiệm tương ứng.

Vấn đề cốt lõi không phải là bảo tàng có được phép đóng cửa hay không, mà là doanh nghiệp có thực hiện việc đó đúng thẩm quyền, đúng pháp luật và có trách nhiệm với những giá trị cần được bảo tồn hay không.

III. PHÂN TÍCH PHÁP LÝ – TÂM LÝ, GIÁO DỤC – QUẢN TRỊ

3.1. Góc nhìn pháp lý: Ranh giới giữa quyền điều hành và trách nhiệm bảo tồn

Trong quản trị doanh nghiệp, người lãnh đạo có quyền đưa ra những quyết định nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực. Tuy nhiên, quyền điều hành không đồng nghĩa với quyền phủ nhận toàn bộ những giá trị được hình thành trước thời điểm mình tiếp quản.

Bảo tàng doanh nghiệp có thể chứa đựng nhiều loại tài sản khác nhau: tài sản vật chất, tài liệu phải lưu trữ, bí quyết sản xuất, tư liệu lịch sử, hiện vật được cho mượn và những kỷ vật có giá trị tinh thần.

Mỗi loại tài sản có thể chịu sự điều chỉnh của những quy định khác nhau. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê và phân loại trước khi đưa ra quyết định xử lý.

Một sai lầm trong quá trình này có thể dẫn đến những hậu quả vượt xa chi phí duy trì bảo tàng.

Chẳng hạn, việc tiêu hủy một tài liệu kế toán chưa hết thời hạn lưu trữ có thể tạo ra rủi ro pháp lý; thanh lý hiện vật thuộc sở hữu của người khác có thể làm phát sinh tranh chấp dân sự; còn việc loại bỏ những tài liệu quan trọng về quá trình hình thành thương hiệu có thể khiến doanh nghiệp mất đi nguồn tư liệu phục vụ hoạt động quản trị và bảo vệ quyền lợi của mình.

Vì vậy, người kế nhiệm cần nhìn nhận việc bảo tồn lịch sử doanh nghiệp như một vấn đề quản lý tài sản và rủi ro, thay vì chỉ coi đó là hoạt động mang tính hình thức.

3.2. Góc nhìn tâm lý – giáo dục: Xung đột giữa tư duy đổi mới và nhu cầu duy trì bản sắc

Đối với người sáng lập, bảo tàng là nơi lưu giữ thành quả của nhiều năm lao động, những quyết định mang tính bước ngoặt và những hy sinh để doanh nghiệp tồn tại. Vì vậy, việc người kế nhiệm gọi đây là sự lãng phí có thể khiến người sáng lập cảm thấy những đóng góp của mình bị phủ nhận.

Điều này đặc biệt dễ xảy ra khi việc chuyển giao quyền lực chưa đi kèm với quá trình chuyển giao các giá trị văn hóa và lịch sử của tổ chức.

Đối với người kế nhiệm, áp lực về doanh thu, lợi nhuận, năng suất và khả năng cạnh tranh có thể khiến họ ưu tiên những khoản đầu tư mang lại hiệu quả đo lường được trong ngắn hạn.

Nếu người kế nhiệm chưa hiểu đầy đủ ý nghĩa của bảo tàng, họ có thể đánh đồng giá trị không tạo ra doanh thu trực tiếp với giá trị không cần thiết.

Tuy nhiên, cũng cần thừa nhận rằng người kế nhiệm có thể đang đối diện với những khó khăn tài chính thực sự. Không thể yêu cầu doanh nghiệp duy trì một mô hình tốn kém chỉ vì nó gắn với truyền thống, bất kể khả năng chi trả và nhu cầu sử dụng nguồn lực.

Đối với nhân viên lâu năm, bảo tàng có thể là biểu tượng của sự gắn bó, niềm tự hào và cảm giác thuộc về tổ chức. Việc đóng cửa đột ngột có thể làm suy giảm niềm tin, đặc biệt nếu nhân viên cho rằng kinh nghiệm và đóng góp của thế hệ trước không còn được coi trọng.

Đối với nhân viên trẻ, bảo tàng chỉ thực sự có ý nghĩa khi giúp họ hiểu được doanh nghiệp đã hình thành, phát triển và vượt qua khó khăn như thế nào. Nếu chỉ trưng bày hiện vật mà không có nội dung giải thích, câu chuyện hoặc hoạt động giáo dục, bảo tàng có thể trở thành một không gian ít được sử dụng.

Từ góc độ giáo dục tổ chức, giải pháp không phải là buộc mọi người phải giữ nguyên mô hình cũ, mà là tìm cách chuyển hóa lịch sử thành tri thức có ích cho hiện tại.

Những bài học về thất bại, cải tiến sản phẩm, đạo đức kinh doanh, quản lý nhân sự và ứng phó khủng hoảng có thể được sử dụng trong các chương trình đào tạo nội bộ.

Khi đó, lịch sử không chỉ là ký ức của người sáng lập mà còn trở thành nguồn kinh nghiệm phục vụ sự phát triển của các thế hệ nhân viên tiếp theo.

3.3. Góc nhìn quản trị: Bảo tồn lịch sử có thể trở thành một nguồn lực chiến lược

Một doanh nghiệp có lịch sử phát triển lâu dài thường sở hữu những tài sản vô hình như uy tín, bản sắc, kinh nghiệm tổ chức và niềm tin của các bên liên quan.

Bảo tàng doanh nghiệp có thể góp phần truyền tải những giá trị này. Tuy nhiên, mức độ hiệu quả phụ thuộc vào cách tổ chức, đối tượng phục vụ và mục tiêu hoạt động.

Nếu bảo tàng chỉ là nơi lưu giữ máy móc cũ, ảnh tư liệu và bằng khen mà không có chương trình khai thác phù hợp, chi phí duy trì có thể không tương xứng với lợi ích thu được.

Ngược lại, nếu được tổ chức hợp lý, bảo tàng có thể hỗ trợ nhiều hoạt động:

Trong quản trị nhân sự, bảo tàng giúp nhân viên mới hiểu về lịch sử, giá trị cốt lõi và những nguyên tắc đã định hình văn hóa doanh nghiệp.

Trong xây dựng thương hiệu, những câu chuyện có căn cứ về quá trình phát triển, các sản phẩm tiêu biểu và những giai đoạn vượt khó có thể giúp doanh nghiệp tạo sự khác biệt trên thị trường.

Trong quan hệ khách hàng và đối tác, không gian trưng bày có thể trở thành địa điểm giới thiệu năng lực, kinh nghiệm và quá trình phát triển của doanh nghiệp.

Trong quản trị tri thức, việc hệ thống hóa tài liệu và kinh nghiệm lịch sử giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ mất mát thông tin khi nhân sự chủ chốt nghỉ việc hoặc khi tổ chức trải qua những đợt tái cơ cấu.

Dù vậy, không nên mặc nhiên cho rằng duy trì bảo tàng luôn mang lại hiệu quả kinh tế. Doanh nghiệp cần đánh giá chi phí và lợi ích trên cơ sở dữ liệu thực tế, chẳng hạn mức độ sử dụng không gian, số lượt tham quan, hiệu quả đào tạo, mức độ tiếp cận của khách hàng và chi phí vận hành.

Từ góc nhìn quản trị hiện đại, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương án thay thế cho mô hình bảo tàng truyền thống.

Một là, duy trì bảo tàng nhưng tinh gọn diện tích, nhân sự và chi phí vận hành.

Hai là, chuyển sang mô hình bảo tàng số, kết hợp kho lưu trữ vật lý với hệ thống dữ liệu điện tử.

Ba là, tích hợp không gian lịch sử vào khu vực tiếp khách, trung tâm đào tạo hoặc phòng truyền thống của doanh nghiệp.

Bốn là, hợp tác với bảo tàng, cơ sở nghiên cứu hoặc đơn vị lưu trữ chuyên nghiệp để bảo quản những hiện vật đặc biệt.

Năm là, nếu không còn đủ điều kiện duy trì bảo tàng riêng, doanh nghiệp có thể chuyển sang mô hình lưu trữ có chọn lọc, đồng thời tổ chức hoạt động giáo dục và truyền thông lịch sử theo định kỳ.

Những phương án này cho thấy bảo tồn lịch sử và nâng cao hiệu quả kinh doanh không nhất thiết phải là hai mục tiêu đối lập.

IV. GIẢI PHÁP TOÀN DIỆN CỦA CHUYÊN GIA NGUYỄN HỮU LONG

Để giải quyết bất đồng giữa người sáng lập, người kế nhiệm và đội ngũ nhân viên, doanh nghiệp cần tiếp cận vấn đề theo ba bước, kết hợp giữa tuân thủ pháp luật, giải quyết xung đột nội bộ và tái cấu trúc mô hình bảo tồn.

Bước 1. Rà soát pháp lý và kiểm kê toàn bộ tài sản của bảo tàng

Trước khi quyết định đóng cửa hoặc thanh lý, doanh nghiệp cần thành lập tổ công tác gồm đại diện bộ phận pháp chế, kế toán, hành chính, quản trị tài sản và những nhân viên am hiểu lịch sử doanh nghiệp.

Tổ công tác cần tiến hành kiểm kê toàn bộ hiện vật, tài liệu và thiết bị đang được lưu giữ.

Đối với từng nhóm tài sản, cần xác định:

Nguồn gốc hình thành và chủ thể sở hữu hợp pháp.

Tình trạng pháp lý, hồ sơ bàn giao và các điều kiện tặng cho hoặc cho mượn, nếu có.

Giá trị sử dụng, giá trị kinh tế và ý nghĩa lịch sử đối với doanh nghiệp.

Nghĩa vụ lưu trữ, bảo quản hoặc điều kiện hạn chế chuyển nhượng theo quy định pháp luật.

Chi phí bảo quản và phương án xử lý phù hợp.

Những tài liệu thuộc diện bắt buộc lưu trữ phải được tách riêng và bảo quản theo quy định. Những hiện vật có dấu hiệu thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật về di sản văn hóa cần được đánh giá bởi người có chuyên môn trước khi quyết định di chuyển hoặc thanh lý.

Đồng thời, doanh nghiệp cần rà soát điều lệ, quy chế quản lý tài sản, nghị quyết của cơ quan quản lý và các văn bản có liên quan để xác định đúng thẩm quyền quyết định.

Trong giai đoạn kiểm kê, nên tạm dừng việc tiêu hủy hoặc thanh lý những hiện vật đang có tranh chấp về quyền sở hữu, có giá trị lịch sử đặc biệt hoặc chưa xác định rõ tình trạng pháp lý.

Kết quả của bước này là một hồ sơ kiểm kê đầy đủ, tạo căn cứ pháp lý và thực tiễn để doanh nghiệp lựa chọn phương án tiếp theo.

Bước 2. Tổ chức đối thoại giữa người sáng lập, người kế nhiệm và nhân viên

Sau khi hoàn thành kiểm kê, doanh nghiệp cần tổ chức cuộc họp chuyên đề để các bên trình bày quan điểm và thống nhất mục tiêu.

Người sáng lập cần giải thích những giá trị cốt lõi mà bảo tàng được xây dựng để bảo tồn, đồng thời xác định những hiện vật và câu chuyện có ý nghĩa đặc biệt đối với lịch sử doanh nghiệp.

Người kế nhiệm cần công khai các số liệu liên quan đến chi phí vận hành, diện tích sử dụng, nhu cầu sản xuất và những khó khăn tài chính nếu có.

Nhân viên lâu năm có thể đóng góp thông tin về nguồn gốc hiện vật, những sự kiện lịch sử và các giá trị văn hóa cần được gìn giữ.

Trên cơ sở đó, doanh nghiệp cần tránh hai cách tiếp cận cực đoan.

Cách tiếp cận thứ nhất là giữ nguyên toàn bộ bảo tàng vì tôn trọng truyền thống, bất kể chi phí và hiệu quả.

Cách tiếp cận thứ hai là đóng cửa ngay lập tức vì cho rằng mọi hoạt động không trực tiếp tạo ra doanh thu đều không cần thiết.

Thay vào đó, các bên nên thống nhất một bộ tiêu chí đánh giá gồm chi phí vận hành, mức độ sử dụng, giá trị giáo dục, đóng góp cho thương hiệu, rủi ro pháp lý và khả năng đáp ứng mục tiêu phát triển dài hạn.

Nếu chưa đủ dữ liệu để kết luận, doanh nghiệp có thể thử nghiệm mô hình bảo tàng tinh gọn trong một khoảng thời gian xác định trước khi quyết định đầu tư lâu dài.

Điều quan trọng là người kế nhiệm cần hiểu rằng tiếp quản doanh nghiệp không chỉ là tiếp quản tài sản và quyền lực, mà còn là tiếp nhận những trách nhiệm quản trị được hình thành qua nhiều thế hệ.

Ngược lại, người sáng lập cũng cần tôn trọng quyền đổi mới của thế hệ kế nhiệm, miễn là các quyết định được thực hiện đúng pháp luật, đúng thẩm quyền và trên cơ sở cân nhắc lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

Bước 3. Tái cấu trúc bảo tàng theo hướng tinh gọn, số hóa và tạo giá trị

Sau khi thống nhất phương án, doanh nghiệp cần chuyển những kết quả đánh giá thành kế hoạch thực hiện cụ thể.

Nếu bảo tàng có giá trị giáo dục và thương hiệu rõ ràng, công ty có thể duy trì không gian trưng bày nhưng tinh gọn diện tích, chọn lọc hiện vật và xây dựng nội dung giới thiệu có hệ thống.

Nếu chi phí duy trì không gian vật lý quá cao, doanh nghiệp có thể xây dựng bảo tàng số, số hóa hình ảnh, tài liệu và câu chuyện lịch sử. Tuy nhiên, việc số hóa không thay thế các nghĩa vụ lưu trữ bản gốc đối với tài liệu mà pháp luật yêu cầu phải bảo quản.

Nếu doanh nghiệp cần ưu tiên diện tích cho sản xuất, có thể chuyển bảo tàng sang mô hình phòng truyền thống, khu trưng bày theo chủ đề hoặc kho lưu trữ chuyên nghiệp. Những hiện vật có giá trị đặc biệt cần được bảo quản theo điều kiện thích hợp.

Song song với việc tái cấu trúc, doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế quản trị lâu dài.

Cụ thể, công ty nên ban hành quy chế quản lý hiện vật và tài liệu lịch sử; quy định trách nhiệm của bộ phận phụ trách; thiết lập quy trình tiếp nhận, kiểm kê, bảo quản, số hóa và bàn giao; đồng thời xác định rõ thẩm quyền phê duyệt khi có đề xuất thanh lý hoặc di chuyển tài sản.

Đối với những hiện vật do cá nhân hoặc tổ chức bên ngoài gửi lưu giữ, doanh nghiệp cần hoàn thiện hồ sơ sở hữu, tặng cho hoặc cho mượn để tránh tranh chấp về sau.

Hằng năm, công ty nên đánh giá hiệu quả của mô hình bảo tồn thông qua chi phí, mức độ khai thác, hiệu quả đào tạo, đóng góp cho thương hiệu và mức độ đáp ứng nghĩa vụ pháp lý.

Như vậy, lịch sử doanh nghiệp được bảo tồn bằng một cơ chế quản trị có trách nhiệm, thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào mong muốn của người sáng lập hoặc quan điểm cá nhân của người kế nhiệm.

V. GÓC NHÌN CHUYÊN GIA

Bảo tàng doanh nghiệp là một ví dụ điển hình cho xung đột giữa giá trị truyền thống và tư duy quản trị hướng đến hiệu quả kinh tế.

Người sáng lập thường nhìn thấy trong bảo tàng những năm tháng lao động, những quyết định quan trọng và những giá trị đã tạo nên bản sắc của doanh nghiệp. Người kế nhiệm lại phải đối mặt với áp lực cạnh tranh, yêu cầu tối ưu hóa nguồn lực và trách nhiệm duy trì hoạt động kinh doanh.

Cả hai góc nhìn đều có cơ sở. Vấn đề nằm ở chỗ mỗi bên có thể đang đánh giá bảo tàng bằng một hệ tiêu chí khác nhau.

Nếu chỉ nhìn vào doanh thu trực tiếp, doanh nghiệp có thể bỏ qua những lợi ích dài hạn về văn hóa tổ chức, quản trị tri thức và uy tín thương hiệu.

Nhưng nếu chỉ dựa vào yếu tố truyền thống, doanh nghiệp cũng có thể duy trì một mô hình tốn kém, thiếu hiệu quả và không còn phù hợp với điều kiện phát triển.

Vì vậy, một quyết định quản trị tốt cần kết hợp ba yếu tố: tuân thủ pháp luật, đánh giá hiệu quả khách quan và tôn trọng những giá trị lịch sử có ý nghĩa thực sự.

Người kế nhiệm không nhất thiết phải duy trì bảo tàng theo đúng mô hình mà người sáng lập đã xây dựng. Tuy nhiên, trước khi quyết định đóng cửa, họ cần hiểu rõ những gì đang được lưu giữ, những nghĩa vụ pháp lý phải thực hiện và những giá trị có thể tiếp tục đóng góp cho tương lai doanh nghiệp.

Người sáng lập cũng cần nhìn nhận rằng di sản có thể được bảo tồn bằng nhiều hình thức khác nhau. Một bảo tàng số được tổ chức tốt, một kho tư liệu được quản lý chuyên nghiệp hoặc một chương trình đào tạo dựa trên lịch sử doanh nghiệp đôi khi phù hợp hơn một không gian trưng bày lớn nhưng ít được khai thác.

Giá trị của lịch sử không nằm ở việc doanh nghiệp giữ lại bao nhiêu hiện vật, mà nằm ở khả năng bảo tồn những điều có ý nghĩa, chuyển hóa kinh nghiệm thành tri thức và sử dụng tri thức đó để định hướng tương lai.

THÔNG ĐIỆP CỦA CHUYÊN GIA

Một doanh nghiệp có thể thay đổi công nghệ, sản phẩm, mô hình kinh doanh và đội ngũ lãnh đạo. Nhưng nếu đánh mất toàn bộ ký ức về quá trình hình thành, những bài học từ thất bại và các giá trị đã tạo nên bản sắc của mình, doanh nghiệp có nguy cơ đánh mất một phần nền tảng tinh thần cho sự phát triển lâu dài.

Ngược lại, tôn trọng lịch sử không có nghĩa là phải giữ nguyên mọi thứ thuộc về quá khứ.

Quản trị có trách nhiệm là biết điều gì cần bảo tồn, điều gì cần đổi mới và làm thế nào để những giá trị của thế hệ trước tiếp tục phục vụ mục tiêu phát triển của thế hệ sau.

Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc tương tự về quản trị di sản doanh nghiệp, tranh chấp giữa các thế hệ lãnh đạo, bảo tồn lịch sử tổ chức hoặc xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững, hãy liên hệ với chúng tôi qua website tuv anphapluattamlygiaoduc.vn hoặc hotline 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.