TÌNH HUỐNG 58 : STARTUP TỰ Ý CẤP THẺ NHÂN VIÊN MÀ KHÔNG CÓ HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG?

Trong môi trường startup năng động, nhiều đơn vị thường “đơn giản hóa” quy trình bằng cách cấp thẻ nhân viên ngay khi ứng viên mới bắt đầu thử việc hoặc tham gia dự án, mà quên mất rằng Hợp đồng lao động (HĐLĐ) mới là văn bản xác lập quan hệ pháp lý quan trọng nhất. Việc cấp thẻ khi chưa có HĐLĐ không chỉ là sự thiếu sót về thủ tục, mà còn là “con dao hai lưỡi” gây ra nhiều rủi ro cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động. Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích vấn đề này.

#1: Tóm tắt tình huống thực tế (The Case)

Công ty Z là một startup trong lĩnh vực sáng tạo nội dung. Để nhân viên mới cảm thấy được “chào đón” và thuận tiện khi ra vào các không gian làm việc chung, công ty chủ động cấp ngay thẻ nhân viên cho ứng viên vào ngày đầu tiên đi làm. Công ty cho rằng việc ký HĐLĐ có thể đợi sau 1-2 tháng khi nhân viên đã “thử thách” xong.

Rắc rối xảy ra khi một nhân viên (anh A) sau 3 tuần làm việc đã tự ý nghỉ ngang, mang theo cả các tư liệu dự án của công ty. Khi công ty muốn truy cứu trách nhiệm bảo mật thông tin và yêu cầu bồi thường, phía công ty mới nhận ra mình không có một bản HĐLĐ nào để làm căn cứ pháp lý. Trong khi đó, anh A lại sử dụng chính chiếc thẻ nhân viên do công ty cấp như một “bằng chứng” để khẳng định mình là người của công ty, gây khó khăn cho việc xử lý các tranh chấp về quyền lợi và trách nhiệm sau này.

#2: Góc nhìn Pháp lý – “Lá chắn vững chắc”

Việc xác lập quan hệ lao động phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Bộ luật Lao động 2019:

Điều 13 Bộ luật Lao động 2019 quy định: 

“1. Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động. Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì được coi là hợp đồng lao động. 2. Trước khi nhận người lao động vào làm việc thì người sử dụng lao động phải giao kết hợp đồng lao động với người lao động. “

Điều 24 Bộ luật Lao động 2019 quy định về thử việc: 

“1. Người sử dụng lao động và người lao động có thể thỏa thuận nội dung thử việc ghi trong hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận về thử việc bằng việc giao kết hợp đồng thử việc. 2. Nội dung chủ yếu của hợp đồng thử việc gồm thời gian thử việc và nội dung quy định tại các điểm a, b, c, đ, g và h khoản 1 Điều 21 của Bộ luật này. 3. Không áp dụng thử việc đối với người lao động giao kết hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 tháng. “

Rủi ro pháp lý: Thẻ nhân viên chỉ là công cụ nhận diện hành chính, không thay thế được HĐLĐ hay Hợp đồng thử việc. Nếu xảy ra tranh chấp (về tai nạn lao động, bảo mật thông tin, hay tiền lương), công ty sẽ không có căn cứ pháp lý để bảo vệ quyền lợi của mình, thậm chí có thể bị coi là “sử dụng lao động trái pháp luật” nếu không có giấy tờ xác nhận.

#3: Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục – Quản trị – “Chìa khóa nhân văn”

##Về khía cạnh Quản trị rủi ro

Việc cấp thẻ nhân viên một cách tùy tiện mà không có hợp đồng cho thấy sự “lỏng lẻo” trong quy trình quản trị startup. Trong doanh nghiệp, mọi đặc quyền (như thẻ nhân viên, quyền truy cập dữ liệu) đều phải đi kèm với trách nhiệm (cam kết bảo mật, tuân thủ kỷ luật). Việc trao đặc quyền trước khi có văn bản cam kết trách nhiệm là một bước đi sai lầm trong quản trị tài sản trí tuệ.

##Về khía cạnh Tâm lý ứng xử

Sự thiếu sót này thường bắt nguồn từ tâm lý muốn nhân viên cảm thấy “gắn kết nhanh”. Tuy nhiên, một nhân viên thực sự chuyên nghiệp sẽ cảm thấy tin tưởng hơn vào một công ty có quy trình ký kết hợp đồng bài bản, rõ ràng ngay từ đầu. Thay vì chỉ “tặng” chiếc thẻ, hãy “trao” cho họ sự chuyên nghiệp thông qua việc thực hiện đúng thủ tục pháp lý. Đó mới là nền tảng của sự tôn trọng lẫn nhau.

#4: Giải pháp toàn diện của Chuyên gia Nguyễn Hữu Long

Để đưa hoạt động nhân sự vào quỹ đạo chuyên nghiệp, Chuyên gia Nguyễn Hữu Long đề xuất phương án 3 bước:

##Bước 1 – “Hợp pháp hóa” ngay lập tức: Dừng ngay việc cấp thẻ nhân viên cho những người chưa có HĐLĐ hoặc Hợp đồng thử việc. Đối với nhân sự đã vào làm, cần thực hiện việc ký kết HĐLĐ/Hợp đồng thử việc ngay lập tức để xác lập quan hệ lao động hợp pháp.

##Bước 2 – Xây dựng quy trình “Onboarding” chuẩn: Thiết lập quy trình: Ký HĐLĐ/Hợp đồng thử việc trước ➔ Đào tạo quy định về bảo mật ➔ Cấp thẻ nhân viên. Chiếc thẻ nhân viên chỉ được coi là “phần thưởng” cuối cùng sau khi nhân viên đã hoàn tất các nghĩa vụ cam kết với công ty.

##Bước 3 – Rà soát văn bản bảo mật: Đảm bảo rằng trong HĐLĐ luôn có các điều khoản về bảo mật thông tin (NDA) và các quy định về việc trả lại tài sản công ty khi nghỉ việc, giúp startup tự bảo vệ mình trước những rủi ro về mất cắp dữ liệu.

Khép lại vấn đề, thẻ nhân viên chỉ là hình thức, còn hợp đồng lao động mới là “linh hồn” của quan hệ làm việc. Hãy để sự chuyên nghiệp bắt đầu từ một văn bản hợp đồng được ký kết đầy đủ, đó chính là tấm lá chắn tốt nhất cho sự phát triển của doanh nghiệp bạn.

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA: Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS. Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.

Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc tương tự về đất đai hoặc học đường, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi tại hệ thống website tuvanphapluattamlygiaoduc.vn hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.

Từ khoá: Hợp đồng lao động; Startup; Quản trị nhân sự; Thẻ nhân viên; Rủi ro pháp lý.