TÌNH HUỐNG 167: DOANH NGHIỆP KHÔNG CÓ VĂN BẢN QUY ĐỊNH VỀ VIỆC SỬ DỤNG XE CÔNG – KHI TÀI SẢN DOANH NGHIỆP BỊ SỬ DỤNG TÙY TIỆN THÌ AI CHỊU TRÁCH NHIỆM?

“Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích một tình huống thực tế dưới đây để tìm ra giải pháp vẹn toàn cả về lý lẫn tình.”

1. Tóm tắt tình huống thực tế

Anh M và anh K là hai nhà sáng lập Công ty Cổ phần Logistics SmartLink. Để phục vụ hoạt động kinh doanh, công ty đầu tư ba xe ô tô phục vụ việc gặp gỡ khách hàng, vận chuyển hồ sơ, đi công tác và giao dịch với đối tác.

Do tin tưởng nhân viên và muốn tạo môi trường làm việc linh hoạt, anh M – Giám đốc điều hành (CEO) – không ban hành quy chế quản lý và sử dụng xe ô tô của công ty. Không có quy định về người được sử dụng xe, mục đích sử dụng, quy trình xin xe, định mức nhiên liệu hay trách nhiệm bồi thường khi xảy ra sự cố.

Lợi dụng sự thiếu chặt chẽ này, nhiều nhân viên sử dụng xe công để đưa đón người thân, đi du lịch cuối tuần và phục vụ việc riêng. Một lần, nhân viên tự ý điều khiển xe công đi tỉnh ngoài để giải quyết việc cá nhân thì xảy ra tai nạn giao thông, khiến xe bị hư hỏng nặng và công ty phải bỏ ra gần 400 triệu đồng để sửa chữa.

Qua kiểm tra, anh K phát hiện doanh nghiệp không có bất kỳ văn bản nào quy định việc quản lý xe công, không có sổ theo dõi hành trình, không có lệnh điều xe và cũng không xác định được trách nhiệm của người sử dụng. Nội bộ công ty phát sinh tranh cãi về việc ai phải chịu chi phí sửa chữa và trách nhiệm của Ban lãnh đạo trong việc quản lý tài sản.

2. Góc nhìn pháp lý – “Lá chắn vững chắc”

Dưới góc độ pháp luật doanh nghiệp, kế toán và lao động, pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải ban hành quy chế sử dụng xe ô tô nội bộ, nhưng doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý tài sản của mình một cách chặt chẽ, minh bạch và đúng mục đích.

• Nghĩa vụ quản lý tài sản của doanh nghiệp

Theo Điều 165 Luật Doanh nghiệp năm 2020, người quản lý doanh nghiệp phải thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng và vì lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

Việc không xây dựng quy chế quản lý xe công, để tài sản bị sử dụng tùy tiện gây thiệt hại thể hiện sự thiếu cẩn trọng trong quản trị tài sản.

• Quản lý và hạch toán chi phí

Theo Luật Kế toán năm 2015, doanh nghiệp phải quản lý đầy đủ tài sản, chứng từ và phản ánh trung thực các khoản chi phí phát sinh.

Nếu xe công được sử dụng cho mục đích cá nhân nhưng doanh nghiệp vẫn hạch toán toàn bộ chi phí nhiên liệu, bảo dưỡng hoặc sửa chữa vào chi phí của doanh nghiệp mà không có căn cứ hợp lý thì có thể phát sinh rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra về thuế và kế toán.

• Trách nhiệm bồi thường của người lao động

Theo Bộ luật Lao động năm 2019, người lao động gây thiệt hại đến tài sản của người sử dụng lao động thì có thể phải bồi thường theo quy định của pháp luật và nội quy, quy chế hợp pháp của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không có quy định nội bộ rõ ràng về việc quản lý, sử dụng xe công thì việc xác định lỗi, phạm vi trách nhiệm và mức bồi thường sẽ gặp nhiều khó khăn.

3. Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục – Quản trị – “Chìa khóa nhân văn”

Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục

• Tâm lý “của chung là của không ai”

Khi doanh nghiệp không quy định rõ ai được sử dụng tài sản, trong trường hợp nào và chịu trách nhiệm ra sao, nhiều người dễ hình thành tâm lý sử dụng tài sản công như tài sản cá nhân.

• Thiếu ranh giới giữa quyền lợi và trách nhiệm

Một số doanh nghiệp muốn tạo sự thoải mái cho nhân viên nhưng lại quên rằng mọi quyền lợi đều phải đi kèm trách nhiệm. Sự linh hoạt nếu không có giới hạn sẽ dễ dẫn đến lạm dụng.

Góc nhìn Quản trị

• Quy chế nội bộ là công cụ kiểm soát rủi ro

Một quy chế sử dụng xe công không nhằm hạn chế quyền của người lao động mà giúp doanh nghiệp xác định rõ trách nhiệm, giảm thiểu tranh chấp và bảo vệ tài sản.

• Quản trị tài sản cần dựa trên quy trình

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình điều xe, nhật ký sử dụng, định mức nhiên liệu, phân công người quản lý và cơ chế kiểm tra định kỳ. Đây là những công cụ quan trọng để kiểm soát chi phí và phòng ngừa thất thoát.

4. Giải pháp toàn diện của Chuyên gia Nguyễn Hữu Long

Bước 1: Rà soát việc quản lý xe công (Ngắn hạn)

• Kiểm tra toàn bộ tình trạng pháp lý, hồ sơ, lịch sử sử dụng và chi phí của từng phương tiện.

• Xác định rõ nguyên nhân vụ việc, trách nhiệm của người sử dụng và của bộ phận quản lý tài sản để có phương án xử lý phù hợp theo quy định của pháp luật và nội quy doanh nghiệp.

• Tạm thời chỉ cho phép sử dụng xe công khi có sự phê duyệt của người có thẩm quyền.

Bước 2: Ban hành quy chế quản lý và sử dụng xe công (Trung hạn)

• Xây dựng văn bản quy định cụ thể về đối tượng được sử dụng xe, mục đích sử dụng, trình tự xin điều xe, quản lý chìa khóa, nhật ký hành trình, định mức nhiên liệu và trách nhiệm khi xảy ra hư hỏng hoặc tai nạn.

• Quy định rõ việc nghiêm cấm sử dụng xe công cho mục đích cá nhân nếu chưa được doanh nghiệp chấp thuận.

• Tổ chức phổ biến quy chế đến toàn thể người lao động và lưu hồ sơ xác nhận đã được phổ biến.

Bước 3: Xây dựng văn hóa quản trị tài sản minh bạch (Dài hạn)

• Xem mọi tài sản của doanh nghiệp là nguồn lực cần được quản lý bằng quy trình, không quản lý bằng niềm tin.

• Định kỳ kiểm tra việc sử dụng xe, đối chiếu chi phí nhiên liệu, bảo dưỡng và lịch trình di chuyển để kịp thời phát hiện bất thường.

• Đào tạo đội ngũ quản lý về trách nhiệm bảo vệ tài sản doanh nghiệp, nâng cao ý thức sử dụng tài sản đúng mục đích và tiết kiệm.

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA:

• Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS.Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.

• Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc tương tự về đất đai hoặc học đường, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi tại hệ thống website tuvanphapluattamlygiaoduc.vn hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.