TÌNH HUỐNG 161 : DOANH NGHIỆP KHÔNG THỰC HIỆN KIỂM KÊ TÀI SẢN ĐỊNH KỲ – KHI TÀI SẢN “BIẾN MẤT” MÀ KHÔNG AI BIẾT TRÁCH NHIỆM THUỘC VỀ AI?

“Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích một tình huống thực tế dưới đây để tìm ra giải pháp vẹn toàn cả về lý lẫn tình.”

1. Tóm tắt tình huống thực tế

Anh M và anh K là hai nhà sáng lập Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ SmartTech. Anh M giữ chức Giám đốc điều hành (CEO), phụ trách tài chính và hành chính. Anh K là Giám đốc vận hành (COO), chịu trách nhiệm quản lý kho, máy móc và hoạt động sản xuất.

Sau gần ba năm hoạt động, SmartTech sở hữu hàng trăm máy tính, máy in 3D, thiết bị đo lường, linh kiện điện tử cùng nhiều tài sản cố định có giá trị lớn. Tuy nhiên, để tiết kiệm thời gian và chi phí, anh M không tổ chức kiểm kê tài sản định kỳ hằng năm. Mọi số liệu đều được ghi nhận trên sổ kế toán và phần mềm quản lý mà không có hoạt động đối chiếu thực tế.

Đến cuối năm tài chính 2027, trong quá trình chuẩn bị báo cáo tài chính và quyết toán thuế, bộ phận kế toán phát hiện nhiều tài sản trên sổ sách không còn tồn tại tại kho. Một số máy móc đã hư hỏng nhưng chưa ghi giảm; nhiều thiết bị bị điều chuyển giữa các phòng ban nhưng không lập biên bản bàn giao; thậm chí một số tài sản có giá trị lớn bị thất lạc nhưng không xác định được thời điểm mất cũng như người chịu trách nhiệm quản lý.

Kết quả kiểm tra cho thấy giá trị chênh lệch giữa sổ kế toán và thực tế lên tới gần 1,5 tỷ đồng. Kiểm toán độc lập yêu cầu doanh nghiệp giải trình nguyên nhân, đồng thời kiến nghị điều chỉnh báo cáo tài chính. Anh K cho rằng nguyên nhân xuất phát từ việc anh M xem nhẹ công tác kiểm kê tài sản, khiến doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ thất thoát tài sản và sai lệch thông tin kế toán. Hai nhà sáng lập xảy ra mâu thuẫn gay gắt về trách nhiệm quản trị.

2. Góc nhìn pháp lý – “Lá chắn vững chắc”

Dưới góc độ pháp luật kế toán và doanh nghiệp, kiểm kê tài sản không chỉ là biện pháp quản trị nội bộ mà còn là nghĩa vụ quan trọng nhằm bảo đảm tính trung thực của thông tin kế toán.

• Nghĩa vụ kiểm kê tài sản

Theo Điều 40 Luật Kế toán năm 2015, đơn vị kế toán phải thực hiện kiểm kê tài sản trong các trường hợp theo quy định của pháp luật, trong đó có thời điểm cuối kỳ kế toán năm trước khi lập báo cáo tài chính và các trường hợp khác theo quy định.

Sau khi kiểm kê, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu kế toán để xử lý theo quy định.

• Báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình tài sản

Theo Điều 6 Luật Kế toán năm 2015, thông tin và số liệu kế toán phải phản ánh trung thực, đầy đủ, khách quan và đúng thực tế.

Nếu doanh nghiệp không kiểm kê tài sản dẫn đến số liệu kế toán không phản ánh đúng hiện trạng tài sản thì báo cáo tài chính có thể bị sai lệch, ảnh hưởng đến quyền lợi của cổ đông, nhà đầu tư, tổ chức tín dụng và cơ quan quản lý nhà nước.

• Trách nhiệm của người quản lý doanh nghiệp

Theo Điều 165 Luật Doanh nghiệp năm 2020, người quản lý doanh nghiệp phải thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng và vì lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

Việc CEO không tổ chức kiểm kê định kỳ, không xây dựng quy trình quản lý tài sản và không kiểm soát việc điều chuyển tài sản giữa các bộ phận có thể được xem là thiếu cẩn trọng trong quản trị doanh nghiệp, làm gia tăng nguy cơ thất thoát tài sản và phát sinh tranh chấp về trách nhiệm bồi thường.

3. Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục – Quản trị – “Chìa khóa nhân văn”

Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục

• Tâm lý “không mất thì không cần kiểm”

Nhiều doanh nghiệp cho rằng tài sản vẫn đang được sử dụng nên không cần kiểm kê. Chính sự chủ quan này khiến những sai lệch nhỏ tích tụ theo thời gian và chỉ được phát hiện khi thiệt hại đã trở nên nghiêm trọng.

• Thiếu ý thức bảo vệ tài sản chung

Khi không có cơ chế kiểm kê và bàn giao rõ ràng, người lao động dễ hình thành tâm lý “không ai quản thì không ai chịu trách nhiệm”. Điều này làm giảm ý thức giữ gìn tài sản của doanh nghiệp.

Góc nhìn Quản trị

• Kiểm kê là công cụ kiểm soát rủi ro

Kiểm kê không chỉ nhằm phát hiện tài sản bị mất mà còn giúp đánh giá tình trạng sử dụng, mức độ hao mòn, nhu cầu sửa chữa hoặc thay thế tài sản. Đây là cơ sở để doanh nghiệp hoạch định đầu tư và quản lý chi phí hiệu quả.

• Thiếu kiểm kê làm suy giảm tính minh bạch tài chính

Nếu tài sản thực tế và số liệu kế toán không khớp nhau, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi kiểm toán, quyết toán thuế, vay vốn ngân hàng hoặc gọi vốn đầu tư. Một hệ thống quản trị tài sản thiếu minh bạch cũng làm giảm niềm tin của cổ đông và đối tác.

4. Giải pháp toàn diện của Chuyên gia Nguyễn Hữu Long

Bước 1: Kiểm kê toàn bộ tài sản và xử lý chênh lệch (Ngắn hạn)

• Thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản để rà soát toàn bộ tài sản cố định, công cụ dụng cụ, hàng tồn kho và các tài sản khác của doanh nghiệp.

• Lập biên bản kiểm kê, đối chiếu với sổ kế toán; xác định nguyên nhân đối với từng khoản chênh lệch và xử lý theo đúng quy định của pháp luật về kế toán.

• Xác định trách nhiệm của cá nhân, bộ phận có liên quan nếu để xảy ra mất mát, hư hỏng hoặc quản lý tài sản không đúng quy định.

Bước 2: Chuẩn hóa quy trình quản lý tài sản (Trung hạn)

• Ban hành quy chế quản lý tài sản nội bộ, quy định rõ việc mua sắm, bàn giao, điều chuyển, bảo dưỡng, thanh lý và kiểm kê tài sản.

• Áp dụng mã số quản lý tài sản (Asset Code), mã QR hoặc RFID để theo dõi quá trình sử dụng và điều chuyển tài sản.

• Quy định việc kiểm kê định kỳ ít nhất vào cuối năm tài chính và kiểm kê đột xuất khi có yêu cầu hoặc khi thay đổi người quản lý tài sản.

Bước 3: Xây dựng văn hóa quản trị tài sản minh bạch (Dài hạn)

• Xây dựng ý thức coi tài sản doanh nghiệp là nguồn lực chung cần được bảo vệ và sử dụng hiệu quả.

• Định kỳ đào tạo cán bộ quản lý và người lao động về quy trình quản lý, bàn giao và kiểm kê tài sản.

• Tăng cường kiểm soát nội bộ, kết hợp giữa bộ phận kế toán, hành chính và kiểm toán nội bộ để bảo đảm mọi biến động tài sản đều được ghi nhận đầy đủ, chính xác và kịp thời.

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA:

• Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS.Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.

• Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc tương tự về đất đai hoặc học đường, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi tại hệ thống website tuvanphapluattamlygiaoduc.vn hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.