LUẬT LƯU TRỮ 2024 (LUẬT SỐ 33/2024/QH15): NHỮNG ĐIỂM TRỌNG YẾU NGƯỜI DÂN, CƠ QUAN, TỔ CHỨC CẦN NẮM VỮNG

Không ít người từng bối rối khi cần tìm lại một tấm giấy khai sinh cũ, một quyết định của cơ quan nhà nước hàng chục năm trước, hay đơn giản là muốn tra cứu gia phả, tư liệu lịch sử của dòng họ mình. Đằng sau những nhu cầu tưởng chừng nhỏ bé ấy là cả một hệ thống pháp luật về lưu trữ – nơi lưu giữ “trí nhớ” của quốc gia, của mỗi cơ quan, tổ chức và của chính mỗi gia đình.

Ngày 21/6/2024, Quốc hội khóa XV đã thông qua Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025, thay thế Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13. Đây là bước hoàn thiện quan trọng của pháp luật về lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số, lần đầu tiên luật hóa đầy đủ các quy định về tài liệu lưu trữ điện tử, kho lưu trữ số và mở rộng vai trò của lưu trữ tư trong đời sống xã hội.

Dưới góc nhìn tích hợp Pháp luật – Tâm lý – Quản trị của ThS. Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục, Giám đốc Trung tâm Tư vấn Pháp luật thuộc Hội Khoa học Tâm lý – Giáo dục tỉnh Quảng Trị, bài viết phổ biến pháp luật này sẽ giải mã những nội dung quan trọng nhất của Luật Lưu trữ và mang đến những lưu ý thiết thực cho cộng đồng.

1. BỐI CẢNH THỰC TIỄN – VÌ SAO CẦN CÓ LUẬT LƯU TRỮ

Thực tiễn tư vấn pháp luật cho thấy nhiều người dân, cơ quan, doanh nghiệp từng gặp khó khăn liên quan đến tài liệu lưu trữ:

• Câu chuyện tìm lại giấy tờ gốc: Ông Bảy (Quảng Trị) cần bản sao có xác thực quyết định cấp đất từ những năm 1990 để giải quyết tranh chấp đất đai với hàng xóm, nhưng không biết cơ quan nào đang lưu trữ hồ sơ gốc và thủ tục xin cấp bản sao ra sao.
• Câu chuyện của một dòng họ: Một dòng họ tại miền Trung sở hữu nhiều gia phả, sắc phong, văn tự cổ quý giá nhưng cất giữ thủ công tại nhà thờ họ, có nguy cơ hư hỏng do thời tiết, mối mọt, trong khi chưa biết rằng pháp luật có cơ chế hỗ trợ bảo quản và công nhận giá trị đặc biệt cho tài liệu lưu trữ tư như vậy.
• Câu chuyện của doanh nghiệp, cơ quan nhà nước: Một số cơ quan, đơn vị khi chuyển đổi số vẫn lúng túng trong việc số hóa hồ sơ giấy, thiết lập kho lưu trữ số bảo đảm an toàn, xác thực dữ liệu theo đúng quy định pháp luật, dẫn đến nguy cơ tài liệu điện tử bị thất lạc, không có giá trị pháp lý khi cần sử dụng.

Tâm lý phổ biến của người dân đối với công tác lưu trữ thường là thờ ơ hoặc lúng túng vì cho rằng đây là việc “của Nhà nước”, ít liên quan đến mình. Luật Lưu trữ 2024 chính là cơ sở pháp lý giúp mỗi người dân, mỗi gia đình, dòng họ và tổ chức hiểu rõ quyền tiếp cận thông tin, quyền sở hữu tài liệu lưu trữ tư, cũng như trách nhiệm gìn giữ những “ký ức” có giá trị pháp lý, lịch sử của chính mình.

1. GÓC NHÌN PHÁP LÝ – NHỮNG NỘI DUNG CỐT LÕI CỦA LUẬT LƯU TRỮ

Luật Lưu trữ 2024 gồm 8 chương, 65 điều. Dưới đây là các điểm cốt lõi người dân, cơ quan, tổ chức cần nắm vững:

1. Khái niệm và nguyên tắc lưu trữ (Điều 2, Điều 4)

Theo khoản 1 Điều 2 Luật Lưu trữ, “Lưu trữ” là hoạt động lưu giữ tài liệu nhằm gìn giữ và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân. Luật xác định 6 nguyên tắc lưu trữ, trong đó nhấn mạnh việc bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân đối với tài liệu lưu trữ, bảo đảm công khai, minh bạch và an toàn, toàn vẹn, gìn giữ lâu dài tài liệu lưu trữ.

2. Giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ (Điều 7)

Tài liệu lưu trữ là bằng chứng về hoạt động của Đảng, Nhà nước, xã hội và của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng qua các thời kỳ lịch sử, có giá trị lịch sử, giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn. Đặc biệt, Luật lần đầu tiên khẳng định tài liệu lưu trữ số có đầy đủ giá trị pháp lý như thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử – cơ sở quan trọng cho quá trình chuyển đổi số quốc gia.

3. Sáu nhóm hành vi bị nghiêm cấm (Điều 8)

• Chuyển giao, cung cấp, hủy trái phép hoặc cố ý làm hư hỏng, mua bán, chiếm đoạt, làm mất tài liệu lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền của Đảng, Nhà nước quản lý.
• Làm giả, làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ; truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
• Hủy trái phép tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt.
• Sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc lợi dụng hoạt động dịch vụ lưu trữ để xâm phạm lợi ích quốc gia, dân tộc, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng.
• Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử trái quy định của pháp luật.

4. Quyền tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của người dân (Điều 25, 26)

Đây là quy định người dân cần nắm rõ nhất: cơ quan, tổ chức, cá nhân được tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật, có quyền được tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ chính xác, đầy đủ, kịp thời, được sử dụng thông tin để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và nhu cầu hợp pháp khác; đồng thời có quyền khiếu nại, tố cáo nếu quyền tiếp cận bị cản trở trái pháp luật. Người sử dụng có nghĩa vụ chỉ dẫn nguồn, tôn trọng tính nguyên bản của tài liệu và trả phí sử dụng theo quy định.

5. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ có giá trị pháp lý (Điều 23)

Bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực của người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu lưu trữ lịch sử có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc đang bảo quản tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử. Đây là căn cứ quan trọng để người dân yên tâm sử dụng bản sao tài liệu lưu trữ (như bản sao quyết định, giấy tờ cũ) trong các giao dịch, thủ tục hành chính, tố tụng.

6. Chuyển đổi số trong lưu trữ – Kho lưu trữ số (Điều 32–36)

Luật dành riêng một mục quy định về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử, trong đó kho lưu trữ số phải bảo đảm an toàn thông tin, tính toàn vẹn, xác thực và khả năng truy cập, sử dụng tài liệu lâu dài. Đây là bước tiến quan trọng giúp việc tra cứu, khai thác tài liệu lưu trữ của người dân, doanh nghiệp thuận tiện hơn, không còn phụ thuộc hoàn toàn vào hồ sơ giấy.

7. Lưu trữ tư – Nhà nước bảo hộ quyền sở hữu, khuyến khích bảo quản (Chương V)

Đây là điểm rất mới, gần gũi với cộng đồng: tài liệu lưu trữ tư (của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng) được Nhà nước bảo hộ quyền sở hữu, có biện pháp ngăn chặn, xử lý hành vi phá hoại, chiếm đoạt, sử dụng trái phép (Điều 48). Chủ sở hữu có quyền quản lý, sử dụng, ký gửi, tặng cho hoặc bán tài liệu lưu trữ tư (Điều 49); được ký gửi miễn phí vào lưu trữ lịch sử nếu tài liệu có giá trị đặc biệt, được Nhà nước hỗ trợ phương tiện, trang thiết bị bảo quản khi có yêu cầu (Điều 52).

8. Dịch vụ lưu trữ và chứng chỉ hành nghề (Chương VI)

Luật cho phép tổ chức, cá nhân đủ điều kiện cung cấp dịch vụ lưu trữ (chỉnh lý, số hóa, bảo quản, tư vấn nghiệp vụ lưu trữ…) và quy định chứng chỉ hành nghề lưu trữ, tạo hành lang pháp lý cho việc xã hội hóa hoạt động lưu trữ, mở ra cơ hội nghề nghiệp mới cho những người có chuyên môn trong lĩnh vực này.

III. GÓC NHÌN TÂM LÝ – GIÁO DỤC – QUẢN TRỊ: “CHÌA KHÓA NHÂN VĂN”

Dưới góc độ tích hợp của ThS. Nguyễn Hữu Long, Luật Lưu trữ 2024 không chỉ là văn bản kỹ thuật nghiệp vụ mà còn hàm chứa tri thức tâm lý và quản trị xã hội sâu sắc:

1. Góc nhìn tâm lý xã hội: Lưu trữ là gìn giữ ký ức và bản sắc

Tài liệu lưu trữ – dù là văn bản hành chính hay gia phả dòng họ – đều gắn với căn tính, cội nguồn của mỗi cá nhân, gia đình và cộng đồng. Việc pháp luật khuyến khích, bảo hộ lưu trữ tư giúp mỗi người thêm trân trọng những giá trị ký ức của riêng mình, đồng thời giảm bớt tâm lý coi lưu trữ là việc “xa lạ”, chỉ dành cho cơ quan nhà nước.

2. Góc nhìn quản trị công: Minh bạch hóa và số hóa phục vụ Nhân dân

Việc luật hóa quyền tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ (Điều 25, 26) và xây dựng kho lưu trữ số quốc gia thể hiện tư duy quản trị hiện đại – chuyển từ mô hình lưu trữ “đóng, khó tiếp cận” sang mô hình công khai, minh bạch, phục vụ Nhân dân. Đây cũng là công cụ quan trọng để nâng cao trách nhiệm giải trình của cơ quan nhà nước trong quản lý hồ sơ, tài liệu.

3. Góc nhìn giáo dục ý thức cộng đồng

Quy định về Ngày Lưu trữ Việt Nam (03/01 hằng năm – Điều 6) và các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ như triển lãm, công bố, lồng ghép trong hoạt động của cơ sở giáo dục (Điều 44, 45) góp phần giáo dục thế hệ trẻ về lịch sử, truyền thống dân tộc, gia đình, dòng họ thông qua chính những tài liệu lưu trữ – một hình thức giáo dục trực quan, sinh động và giàu cảm xúc.

1. LỜI KHUYÊN VÀ GIẢI PHÁP TỪ CHUYÊN GIA NGUYỄN HỮU LONG

Để người dân, gia đình, dòng họ và tổ chức thụ hưởng tối đa lợi ích từ Luật Lưu trữ 2024 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025), ThS. Nguyễn Hữu Long đưa ra 4 lời khuyên thiết thực:

1. Chủ động lưu giữ và số hóa tài liệu quan trọng của gia đình: Người dân nên chủ động sao lưu, số hóa (chụp ảnh, scan) các giấy tờ gốc quan trọng như giấy khai sinh, sổ đỏ, quyết định của cơ quan nhà nước, gia phả, sắc phong… để phòng ngừa rủi ro thất lạc, hư hỏng, đồng thời tìm hiểu quyền được cấp bản sao có xác thực theo Điều 23 của Luật khi cần.
2. Tìm hiểu quyền tiếp cận thông tin trước khi đến cơ quan lưu trữ: Khi cần tra cứu hồ sơ, tài liệu cũ để phục vụ giải quyết tranh chấp, nghiên cứu lịch sử, phả hệ, người dân nên liên hệ đúng lưu trữ lịch sử hoặc lưu trữ hiện hành có thẩm quyền quản lý tài liệu, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và nắm rõ quyền, nghĩa vụ của mình theo Điều 25, 26 của Luật.
3. Cân nhắc ký gửi hoặc tặng cho Nhà nước tài liệu lưu trữ tư quý giá: Đối với các gia đình, dòng họ đang sở hữu tài liệu, gia phả, sắc phong có giá trị lịch sử nhưng thiếu điều kiện bảo quản, nên cân nhắc ký gửi vào lưu trữ lịch sử hoặc tặng cho Nhà nước theo Điều 50, 51 để được bảo quản chuyên nghiệp, đồng thời vẫn được ưu tiên sử dụng miễn phí và được vinh danh theo quy định.
4. Cơ quan, doanh nghiệp cần đầu tư nghiêm túc cho chuyển đổi số hồ sơ: Các cơ quan, tổ chức nên chủ động xây dựng lộ trình số hóa tài liệu, thiết lập hệ thống lưu trữ số đáp ứng tiêu chuẩn an toàn thông tin, tính toàn vẹn và xác thực theo Điều 35, 36 của Luật, tránh tình trạng tài liệu điện tử không được công nhận giá trị pháp lý khi cần sử dụng làm chứng cứ hoặc phục vụ thanh tra, kiểm tra.

“Lưu trữ không chỉ là cất giữ giấy tờ, mà là gìn giữ trí nhớ của một dân tộc, một gia đình, một con người. Luật Lưu trữ 2024 mở ra cơ hội để mỗi người dân trở thành một phần của hành trình gìn giữ ký ức ấy – vừa được bảo hộ quyền sở hữu, vừa được tiếp cận thông tin minh bạch, góp phần xây dựng một xã hội biết trân trọng quá khứ để vững bước tới tương lai.”

 

THÔNG TIN LIÊN HỆ

Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS. Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục, Giám đốc Trung tâm Tư vấn Pháp luật thuộc Hội Khoa học Tâm lý – Giáo dục tỉnh Quảng Trị. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.

Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc pháp lý, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi tại hệ thống website tuvanphapluattamlygiaoduc.vn hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.