TÌNH HUỐNG SỐ 481: LẬP VĂN PHÒNG NHƯNG KHÔNG NẮM RÕ LUẬT VỀ LAO ĐỘNG TẠI ĐỊA BÀN – DOANH NGHIỆP CÓ THỂ BỊ PHẠT?

TÌNH HUỐNG SỐ 481: LẬP VĂN PHÒNG NHƯNG KHÔNG NẮM RÕ LUẬT VỀ LAO ĐỘNG TẠI ĐỊA BÀN – DOANH NGHIỆP CÓ THỂ BỊ PHẠT?

Trong thương mại quốc tế, mở văn phòng tại nước ngoài thường được xem là bước tiến quan trọng để doanh nghiệp tiếp cận khách hàng, xây dựng mạng lưới đối tác và mở rộng thị trường. Tuy nhiên, một văn phòng chỉ có thể hoạt động hiệu quả khi doanh nghiệp không chỉ hiểu thị trường và khách hàng, mà còn phải hiểu pháp luật của quốc gia sở tại.

Một trong những lĩnh vực dễ phát sinh rủi ro nhất là pháp luật lao động. Những vấn đề tưởng như quen thuộc tại Việt Nam như tuyển dụng, ký hợp đồng, thử việc, tiền lương, thời giờ làm việc, nghỉ phép, bảo hiểm, chấm dứt hợp đồng hay xử lý kỷ luật có thể được quy định hoàn toàn khác tại quốc gia mà doanh nghiệp đặt văn phòng.

Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích một tình huống thực tế dưới đây để tìm ra giải pháp vẹn toàn cho vấn đề trên.

I. TÓM TẮT TÌNH HUỐNG THỰC TẾ

Công ty X, một doanh nghiệp Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu hàng tiêu dùng, quyết định mở một văn phòng đại diện tại một quốc gia Đông Nam Á nhằm tìm kiếm khách hàng, chăm sóc đối tác và hỗ trợ hoạt động xuất khẩu.

Do chưa có nhiều kinh nghiệm về pháp luật địa phương, doanh nghiệp chủ yếu sử dụng quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự đang áp dụng tại Việt Nam.

Văn phòng tuyển một số nhân viên bản địa và một quản lý người Việt Nam. Hợp đồng lao động được soạn theo mẫu của công ty tại Việt Nam; thời giờ làm việc, ngày nghỉ, chế độ làm thêm giờ và thủ tục chấm dứt hợp đồng cũng được áp dụng tương tự.

Sau một thời gian hoạt động, cơ quan chức năng sở tại tiến hành kiểm tra và phát hiện một số vấn đề liên quan đến hợp đồng lao động, thời giờ làm việc, tiền làm thêm giờ và nghĩa vụ đối với người lao động chưa phù hợp với quy định địa phương.

Doanh nghiệp cho rằng: “Đây chỉ là văn phòng của công ty Việt Nam, nhân sự vẫn do công ty Việt Nam quản lý nên có thể áp dụng quy định của Việt Nam”.

II. GÓC NHÌN PHÁP LÝ – “LÁ CHẮN VỮNG CHẮC”

1. Hoạt động ở nước ngoài không có nghĩa doanh nghiệp được “mang luật Việt Nam” áp dụng thay cho luật sở tại

Theo khoản 2 Điều 38 Luật Đầu tư 2025, nhà đầu tư thực hiện hoạt động đầu tư ra nước ngoài phải tuân thủ Luật Đầu tư, pháp luật có liên quan của Việt Nam, pháp luật của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ tiếp nhận đầu tư và điều ước quốc tế có liên quan; đồng thời nhà đầu tư tự chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động đầu tư ở nước ngoài.

Đối với hoạt động lao động, điều này càng có ý nghĩa bởi quan hệ lao động thường chịu sự điều chỉnh của pháp luật nơi người lao động làm việc, bên cạnh các điều ước quốc tế hoặc quy tắc xung đột pháp luật có liên quan. Không thể chỉ dựa vào hợp đồng lao động mẫu của công ty mẹ tại Việt Nam để kết luận rằng toàn bộ quan hệ lao động đương nhiên được điều chỉnh bởi pháp luật Việt Nam.

2. Hợp đồng lao động phải được rà soát theo pháp luật của địa bàn nơi văn phòng hoạt động

Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp chỉ quan tâm đến mức lương mà bỏ qua toàn bộ hệ thống nghĩa vụ đối với người lao động. Tùy từng quốc gia, doanh nghiệp có thể phải rà soát những nội dung như:

• Điều kiện tuyển dụng và giao kết hợp đồng lao động;
• Thời gian thử việc;
• Mức lương tối thiểu và phương thức trả lương;
• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
• Làm thêm giờ và tiền làm thêm;
• Nghỉ phép năm, nghỉ lễ, nghỉ ốm;
• Bảo hiểm và các khoản đóng góp bắt buộc;
• An toàn, vệ sinh lao động;
• Chống phân biệt đối xử và quấy rối tại nơi làm việc;
• Quyền đại diện của người lao động;
• Điều kiện và thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động;
• Nghĩa vụ thông báo, lưu trữ hồ sơ và báo cáo với cơ quan quản lý.

Chỉ một sai sót trong quy trình nhân sự cũng có thể dẫn đến truy thu tiền lương, bảo hiểm, bồi thường hoặc xử phạt hành chính, tùy pháp luật nước sở tại.

3. Không phải cứ “không biết luật” là được miễn trách nhiệm

Trong thực tiễn quản trị doanh nghiệp quốc tế, câu nói “chúng tôi không biết quy định này” thường không phải là một cơ chế miễn trừ trách nhiệm.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp đã tuyển dụng và quản lý người lao động tại nước ngoài thì việc tìm hiểu pháp luật lao động sở tại phải được xem là một phần của hoạt động quản trị và tuân thủ.

Pháp luật Việt Nam cũng thể hiện rõ tư duy này trong lĩnh vực đưa người lao động Việt Nam ra nước ngoài: người lao động phải tuân thủ cả pháp luật Việt Nam và pháp luật của nước tiếp nhận; doanh nghiệp, tổ chức đưa người lao động ra nước ngoài cũng phải có trách nhiệm trang bị kiến thức cần thiết về pháp luật của nước tiếp nhận.

4. Doanh nghiệp có thể “bị phạt” không?

Có thể. Tuy nhiên, mức phạt và hình thức xử lý không thể xác định chung cho mọi quốc gia.

Nếu văn phòng vi phạm quy định về tiền lương, thời giờ làm việc, bảo hiểm, điều kiện lao động, tuyển dụng hoặc chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp có thể phải đối diện với:

Phạt tiền – truy trả quyền lợi cho người lao động – đóng bổ sung các khoản bắt buộc – khắc phục vi phạm – tranh chấp lao động – thậm chí đình chỉ hoặc hạn chế hoạt động trong những trường hợp nghiêm trọng, tùy pháp luật sở tại.

Đặc biệt, cần phân biệt giữa “bị phạt” và “phải bồi thường cho người lao động”. Một hành vi có thể đồng thời dẫn đến trách nhiệm hành chính với cơ quan nhà nước và trách nhiệm dân sự/lao động đối với người lao động.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ dự trù “chi phí tiền phạt”, mà phải tính đến toàn bộ chi phí khắc phục và chi phí tranh chấp.

Kết luận pháp lý: Công ty X không thể lấy lý do “đây là văn phòng của doanh nghiệp Việt Nam” để mặc nhiên loại trừ việc tuân thủ Luật Lao động sở tại. Nếu các quy định về hợp đồng, tiền lương, làm thêm giờ, bảo hiểm hoặc quyền lợi người lao động bị vi phạm, doanh nghiệp có nguy cơ bị phạt và phải khắc phục hậu quả theo pháp luật của quốc gia nơi văn phòng hoạt động.

III. GÓC NHÌN TÂM LÝ – GIÁO DỤC – QUẢN TRỊ – “CHÌA KHÓA NHÂN VĂN”

– Rủi ro lao động tại văn phòng nước ngoài đôi khi không bắt đầu từ một hành vi cố ý vi phạm, mà bắt đầu từ tâm lý áp dụng máy móc mô hình quản trị trong nước.

Doanh nghiệp có thể suy nghĩ: “Ở Việt Nam chúng ta vẫn làm như vậy và không có vấn đề gì, nên ở nước ngoài chắc cũng tương tự.”. Nhưng chính sự tương đồng về hình thức lại có thể che giấu sự khác biệt rất lớn về pháp luật.

Một doanh nghiệp chuyên nghiệp cần chuyển từ tư duy “mở văn phòng trước, xử lý pháp lý sau” sang tư duy “đánh giá pháp lý trước khi vận hành”.

– Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tôn trọng sự khác biệt về văn hóa lao động. Một quy định hợp lý tại Việt Nam chưa chắc đã phù hợp với người lao động tại quốc gia khác.

Ví dụ, cách thức giao tiếp với nhân viên, chế độ nghỉ lễ, quan niệm về thời giờ làm việc, quyền riêng tư, quyền đại diện của người lao động hay cách thức chấm dứt quan hệ lao động có thể rất khác nhau.

Vì vậy, tuân thủ pháp luật lao động không chỉ nhằm tránh bị phạt, mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc ổn định, giữ chân nhân sự và bảo vệ uy tín thương hiệu trên thị trường quốc tế.

IV. GIẢI PHÁP TOÀN DIỆN CỦA CHUYÊN GIA NGUYỄN HỮU LONG

Để hạn chế nguy cơ “lập văn phòng – sai luật lao động – bị phạt”, doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình quản trị gồm 5 bước:

1. Kiểm tra quy định pháp luật trước khi tuyển dụng

Trước khi tuyển nhân viên đầu tiên, cần rà soát Luật Lao động sở tại, quy định về bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và các nghĩa vụ liên quan.

2. Xác định đúng mô hình pháp lý

Phải xác định văn phòng là văn phòng đại diện, chi nhánh hay pháp nhân độc lập, ai là người sử dụng lao động và ai chịu trách nhiệm ký kết, quản lý hợp đồng.

3. Xây dựng “Bộ hồ sơ lao động địa phương”

Không nên sử dụng nguyên mẫu hợp đồng Việt Nam. Doanh nghiệp cần xây dựng bộ tài liệu phù hợp với nước sở tại, bao gồm hợp đồng lao động, nội quy, quy trình chấm công, tiền lương, nghỉ phép, làm thêm giờ và chấm dứt hợp đồng.

4. Có chuyên gia hoặc đối tác pháp lý địa phương

Một doanh nghiệp có thể rất am hiểu thương mại quốc tế nhưng vẫn thiếu kiến thức về pháp luật lao động địa phương. Vì vậy, nên có luật sư, chuyên gia nhân sự hoặc đơn vị tư vấn tại nước sở tại kiểm tra định kỳ.

5. Xây dựng cơ chế cảnh báo và kiểm toán nhân sự

Không chờ đến khi cơ quan chức năng kiểm tra mới phát hiện sai phạm. Doanh nghiệp nên kiểm tra định kỳ về hợp đồng, tiền lương, bảo hiểm, thời giờ làm việc, hồ sơ nhân sự và nghĩa vụ báo cáo.

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA:

Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS. Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.

Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc về pháp lý hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi cho chuyên gia tại: https://tuvanphapluattamlygiaoduc.vn/gui-cau-hoi-den-chuyen-gia/

hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.