TÌNH HUỐNG SỐ 179: STARTUP DÙNG TIỀN VỐN ĐỂ MUA QUÀ TẶNG KHÁCH HÀNG KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN?

Trong giai đoạn đầu phát triển, các startup thường chú trọng đến việc tri ân khách hàng, đối tác bằng các chương trình quà tặng để kích cầu hoặc duy trì quan hệ ngoại giao. Tuy nhiên, việc mua sắm quà tặng trôi nổi ngoài thị trường không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp để đưa vào hạch toán chi phí thường mang lại những hậu quả pháp lý và rủi ro thuế vô cùng nặng nề.

Hãy cùng chuyên gia Nguyễn Hữu Long phân tích tình huống này để nhìn nhận rõ bản chất pháp lý và bài học quản trị tài chính.

1: Tóm tắt tình huống thực tế (The Case)

Năm 2026, một startup thương mại điện tử tại thành phố Huế thực hiện chương trình tri ân khách hàng nhân dịp cuối năm. Để tiết kiệm thời gian và chi phí, kế toán công ty đã dùng tiền vốn của doanh nghiệp để mua một số lượng lớn quà tặng (giỏ quà, hiện vật) từ các hộ kinh doanh cá thể nhỏ lẻ ngoài thị trường mà không lấy hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hay hóa đơn bán hàng hợp pháp.

Đến kỳ quyết toán thuế năm, cơ quan thuế tiến hành thanh tra và phát hiện khoản chi phí mua quà tặng này không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật thuế. Kết quả là cơ quan thuế loại toàn bộ khoản chi này ra khỏi danh sách chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), đồng thời truy thu thuế và xử phạt hành chính đối với hành vi kê khai sai chi phí hợp lý.

2: Góc nhìn Pháp lý – “Lá chắn vững chắc”

Xét về mặt pháp luật, quyết định xử lý của cơ quan thuế đối với doanh nghiệp là hoàn toàn có cơ sở và tuân thủ chặt chẽ các quy định hiện hành:

Quy định pháp luật về hóa đơn chứng từ và chi phí được trừ (Luật Thuế TNDN & Thông tư hướng dẫn):

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp 2025 , các khoản chi của doanh nghiệp để được tính vào chi phí được trừ phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật:

“Điều 9. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế 

1. Trừ các khoản chi quy định tại khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
2. a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp;
3. b) Khoản chi thực tế phát sinh khác, bao gồm:

b1) Khoản chi cho thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh, huấn luyện, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ và phục vụ các nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác theo quy định của pháp luật;

b2) Khoản chi hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp;

b3) Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề nghiệp cho người lao động theo quy định của pháp luật;

b4) Khoản chi thực tế cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc của doanh nghiệp;

b5) Khoản tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa; khoản tài trợ cho phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh, làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho các đối tượng chính sách theo quy định của pháp luật; khoản tài trợ theo quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ dành cho các địa phương thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn; khoản tài trợ cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số;

b6) Khoản chi cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số;

b7) Phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường;

b8) Khoản chi thực tế cho người được biệt phái tham gia quản trị, điều hành, kiểm soát tổ chức tín dụng được kiểm soát đặc biệt, ngân hàng thương mại được chuyển giao bắt buộc theo quy định của Luật Các tổ chức tín dụng;

b9) Một số khoản chi phục vụ sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nhưng chưa tương ứng với doanh thu phát sinh trong kỳ theo quy định của Chính phủ;

b10) Một số khoản chi hỗ trợ xây dựng công trình công cộng, đồng thời phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b11) Chi phí liên quan đến việc giảm phát thải khí nhà kính nhằm trung hòa các-bon và net zero, giảm ô nhiễm môi trường, đồng thời liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b12) Một số khoản đóng góp vào các quỹ được thành lập theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ và quy định của Chính phủ;

1. c) Các khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.”

Căn cứ Điều 4 Thông tư số 20/2026/TT-BTC, mọi khoản chi thực tế phát sinh nhưng không có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp mua hàng của hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế không phải xuất hóa đơn, doanh nghiệp bắt buộc phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào (Mẫu số 01/TNDN) kèm theo chứng từ thanh toán; nếu không lập bảng kê hoặc lập không đúng quy định, khoản chi đó sẽ bị loại bỏ hoàn toàn:

“Điều 4. Hồ sơ hưởng ưu đãi thuế quy định tại các điều 4, 13, 14 và 15 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp

1. Thủ tục, hồ sơ được hưởng miễn thuế, giảm thuế, thuế suất ưu đãi, thời gian miễn thuế, giảm thuế thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
2. Doanh nghiệp tự xác định các điều kiện miễn thuế, giảm thuế, thuế suất ưu đãi, thời gian miễn thuế, giảm thuế, số lỗ được trừ vào thu nhập chịu thuế để kê khai và quyết toán thuế với cơ quan thuế.
3. Trường hợp qua thanh tra, kiểm tra phát hiện và kết luận doanh nghiệp không đảm bảo các điều kiện để áp dụng miễn thuế, giảm thuế, ưu đãi thuế, mức thuế suất ưu đãi, thời gian miễn thuế, giảm thuế thì cơ quan có thẩm quyền xử lý truy thu thuế, tính tiền chậm nộp và xử phạt về thuế theo quy định của pháp luật.”

Căn cứ Điều 16 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, hành vi sử dụng chứng từ không hợp pháp hoặc không có hóa đơn để hạch toán chi phí làm giảm số tiền thuế phải nộp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế với lỗi khai sai, buộc khai bổ sung và nộp đủ số tiền thuế thiếu, tiền chậm nộp:

“Điều 16. Xử phạt hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn

1. Phạt 20% số tiền thuế khai thiếu hoặc số tiền thuế đã được miễn, giảm, hoàn cao hơn so với quy định đối với một trong các hành vi sau đây:
2. a) Khai sai căn cứ tính thuế hoặc số tiền thuế được khấu trừ hoặc xác định sai trường hợp được miễn, giảm, hoàn thuế dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn nhưng các nghiệp vụ kinh tế đã được phản ánh đầy đủ trên hệ thống sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ hợp pháp;
3. b) Khai sai làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm không thuộc trường hợp quy định tại điểm a khoản này nhưng người nộp thuế đã tự giác kê khai bổ sung và nộp đủ số tiền thuế thiếu vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan thuế kết thúc thời hạn thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế;
4. c) Khai sai làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, số thuế được miễn, giảm đã bị cơ quan có thẩm quyền lập biên bản thanh tra, kiểm tra thuế, biên bản vi phạm hành chính xác định là hành vi trốn thuế nhưng người nộp thuế vi phạm hành chính lần đầu về hành vi trốn thuế, đã khai bổ sung và nộp đủ số tiền thuế vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan có thẩm quyền ra quyết định xử phạt và cơ quan thuế đã lập biên bản ghi nhận để xác định là hành vi khai sai dẫn đến thiếu thuế;
5. d) Khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn đối với giao dịch liên kết nhưng người nộp thuế đã lập hồ sơ xác định giá thị trường hoặc đã lập và gửi cơ quan thuế các phụ lục theo quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết;

đ) Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp để hạch toán giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm nhưng khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra phát hiện, người mua chứng minh được lỗi vi phạm sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp thuộc về bên bán hàng và người mua đã hạch toán kế toán đầy đủ theo quy định.

2. Biện pháp khắc phục hậu quả:
3. a) Buộc nộp đủ số tiền thuế thiếu, số tiền thuế được hoàn, miễn, giảm cao hơn quy định và tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước đối với hành vi quy định tại khoản 1 Điều này.

Trường hợp đã quá thời hiệu xử phạt thì người nộp thuế không bị xử phạt theo quy định tại khoản 1 Điều này nhưng người nộp thuế phải nộp đủ số tiền thuế thiếu, số tiền thuế được hoàn, miễn, giảm cao hơn quy định và tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước theo thời hạn quy định tại khoản 6 Điều 8 Nghị định này;

1. b) Buộc điều chỉnh lại số lỗ, số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ chuyển kỳ sau (nếu có) đối với hành vi quy định tại khoản 1 Điều này.
2. Trường hợp người nộp thuế có hành vi khai sai theo quy định tại điểm a, b, d khoản 1 Điều này nhưng không dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, tăng số thuế được miễn, giảm hoặc chưa được hoàn thuế thì không bị xử phạt theo quy định tại Điều này mà xử phạt theo quy định tại khoản 3 Điều 12 Nghị định này.”

Kết luận pháp lý: Doanh nghiệp không thể tùy tiện dùng tiền vốn mua sắm quà tặng ngoài thị trường mà không có chứng từ pháp lý; việc thiếu hóa đơn dẫn đến chi phí bị vô hiệu hóa trước pháp luật thuế, gây thất thoát tài chính trực tiếp qua các khoản truy thu và phạt vi phạm.

3: Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục – Quản trị – “Chìa khóa nhân văn” (The Human & Management)

Về khía cạnh tâm lý & giáo dục (Đạo đức ứng xử)

Sự lỏng lẻo trong khâu quản lý chứng từ xuất phát từ tư duy “tiểu thương” — xem việc mua bán tiền mặt và không cần hóa đơn là chuyện nhỏ để tiết kiệm thủ tục. Giáo dục đạo đức quản trị luôn rèn luyện tính minh bạch, thượng tôn pháp luật và sự cẩn trọng tuyệt đối với mọi đồng vốn của doanh nghiệp.

Về khía cạnh Quản trị rủi ro doanh nghiệp

Từ góc độ quản trị tài chính, việc chi tiêu không có hóa đơn chứng từ tạo ra lỗ hổng lớn trong kiểm soát nội bộ, dễ dẫn đến tình trạng thất thoát tài sản, gian lận tài chính và biến doanh nghiệp thành đối tượng bị thanh tra, truy thu thuế nặng nề. Đối với startup, sự minh bạch dòng tiền là yếu tố quyết định sống còn để gọi vốn thành công.

4: Giải pháp toàn diện của Chuyên gia Nguyễn Hữu Long

Để khắc phục rủi ro pháp lý về thuế và chuẩn hóa quy trình mua sắm quà tặng, chuyên gia Nguyễn Hữu Long đề xuất phương án 3 bước:

• Bước 1 – Rà soát và loại bỏ giao dịch trôi nổi: Đình chỉ ngay lập tức việc mua sắm hàng hóa, quà tặng từ các nguồn không có hóa đơn chứng từ hợp pháp; kiểm tra lại toàn bộ chứng từ kế toán liên quan đến các khoản chi phí ngoại giao, marketing.
• Bước 2 – Thiết lập quy chuẩn mua sắm với nhà cung cấp có hóa đơn: Ký kết hợp đồng mua bán trực tiếp với các đơn vị, công ty có pháp nhân rõ ràng, yêu cầu xuất hóa đơn GTGT đầy đủ cho mọi lô hàng quà tặng khách hàng.
• Bước 3 – Xây dựng quy chế tài chính và định mức quà tặng: Ban hành quy chế chi tiêu nội bộ rõ ràng, quy định cụ thể hạn mức, đối tượng tặng quà và bắt buộc bộ phận kế toán phải kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trước khi giải ngân dòng vốn.

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA: Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn chuyên môn của ThS. Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Chúng tôi đồng hành cùng các startup xây dựng hệ thống quản trị minh bạch, chặt chẽ và vững vàng trước mọi biến động.

Mọi thắc mắc cần tư vấn chi tiết, xin vui lòng liên hệ hệ thống thông qua website tuvanphapluattamlygiaoduc.vn hoặc số hotline: 0898.627.762.

Từ khoá: Pháp luật Startup; Hóa đơn chứng từ; Chi phí được trừ; Thuế TNDN; Quản trị rủi ro tài chính.