TÌNH HUỐNG 82: LÀM VIỆC TỪ XA (REMOTE) MÀ “QUÊN” HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG?

Trong kỷ nguyên số, mô hình làm việc từ xa (remote) đã trở nên phổ biến đối với các startup công nghệ. Nhiều Founder vì sự tiện lợi, tin tưởng hoặc do khoảng cách địa lý mà bỏ qua việc ký kết Hợp đồng lao động (HĐLĐ) bằng văn bản, thay vào đó chỉ thỏa thuận miệng hoặc qua tin nhắn. Điều này tạo ra lỗ hổng lớn về mặt pháp lý khi phát sinh tranh chấp. Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích rủi ro này.

1: Tóm tắt tình huống thực tế (The Case)

Startup Z tuyển dụng 3 nhân viên lập trình làm việc remote hoàn toàn từ các tỉnh khác nhau. Vì muốn nhanh gọn, Founder không thực hiện ký HĐLĐ mà chỉ trao đổi qua email và thanh toán lương theo tháng qua ngân hàng. Sau 8 tháng, một nhân viên đột ngột nghỉ việc mà không bàn giao công việc, xóa sạch mã nguồn trên server chung và yêu cầu công ty thanh toán thêm các khoản trợ cấp không có trong thỏa thuận ban đầu. Khi công ty muốn khởi kiện đòi bồi thường vi phạm cam kết bảo mật và bàn giao, công ty hoàn toàn “trắng tay” vì không có HĐLĐ để chứng minh mối quan hệ lao động và các nghĩa vụ ràng buộc pháp lý.

2: Góc nhìn Pháp lý – “Lá chắn vững chắc”

Dù làm việc trực tiếp hay remote, quan hệ lao động vẫn phải được xác lập bằng văn bản:

Điều 14 Bộ luật Lao động 2019: Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản. Đối với công việc có thời hạn dưới 01 tháng thì các bên có thể giao kết bằng lời nói (trừ một số trường hợp cụ thể):

“Điều 14. Hình thức hợp đồng lao động

1. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

2. Hai bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 18, điểm a khoản 1 Điều 145 và khoản 1 Điều 162 của Bộ luật này.”

Hệ quả của việc thiếu HĐLĐ:

• Vô hiệu hóa nghĩa vụ: Khi không có HĐLĐ, doanh nghiệp rất khó chứng minh các cam kết về bảo mật thông tin (NDA), quyền sở hữu trí tuệ đối với sản phẩm công nghệ mà nhân viên làm ra.
• Xử phạt hành chính: Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động không giao kết HĐLĐ bằng văn bản với những công việc từ 01 tháng trở lên sẽ bị xử phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng tùy số lượng lao động:

“Điều 9. Vi phạm quy định về giao kết hợp đồng lao động

1. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi: giao kết hợp đồng lao động không bằng văn bản với người lao động làm công việc có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên; giao kết hợp đồng lao động không bằng văn bản với người được ủy quyền giao kết hợp đồng cho nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên làm công việc theo mùa vụ, công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng quy định tại khoản 2 Điều 18 của Bộ luật Lao động; giao kết không đúng loại hợp đồng lao động với người lao động; giao kết hợp đồng lao động không đầy đủ các nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật theo một trong các mức sau đây:
2. a) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
3. b) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
4. c) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
5. d) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

đ) Từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở động”

• Rủi ro: Nhân viên làm việc từ xa không có hợp đồng có thể kiện ngược lại công ty về việc không được đóng bảo hiểm xã hội, không được chi trả chế độ theo luật định, và công ty sẽ phải chịu toàn bộ trách nhiệm khi không có tài liệu đối chứng.

3: Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục – Quản trị – “Chìa khóa nhân văn”

Về khía cạnh Quản trị rủi ro

Việc không có hợp đồng là tư duy “quản trị niềm tin” thay vì “quản trị quy trình”. Trong thế giới remote, nơi sự tương tác trực tiếp bị hạn chế, hợp đồng chính là “sợi dây” duy nhất gắn kết trách nhiệm. Thiếu hợp đồng là bạn đang đặt vận mệnh doanh nghiệp vào sự tử tế của người lao động, một rủi ro không bao giờ nên có trong quản trị.

Về khía cạnh Tâm lý ứng xử

Hợp đồng không phải là rào cản, mà là sự bảo vệ cho cả hai phía. Đối với nhân viên remote, một bản hợp đồng chính thức mang lại sự an tâm, cảm giác thuộc về tổ chức và sự minh bạch trong lộ trình phát triển. Đừng để khoảng cách địa lý làm mờ đi sự chuyên nghiệp của Founder.

4: Giải pháp toàn diện của Chuyên gia Nguyễn Hữu Long

Để vận hành mô hình remote một cách an toàn và bền vững, chuyên gia Nguyễn Hữu Long đề xuất phương án:

• Bước 1 – Chuẩn hóa HĐLĐ điện tử: Tận dụng các giải pháp ký kết hợp đồng điện tử (E-contract) có giá trị pháp luật. Đây là giải pháp tối ưu cho nhân sự remote, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính pháp lý tuyệt đối.
• Bước 2 – Đính kèm Phụ lục bảo mật (NDA) và Sở hữu trí tuệ: Đối với nhân sự công nghệ, HĐLĐ phải đi kèm các phụ lục bắt buộc về bảo mật thông tin, mã nguồn và quyền sở hữu các sản phẩm họ làm ra cho công ty.
• Bước 3 – Xây dựng quy trình làm việc từ xa (Remote Policy): Ban hành bộ quy tắc làm việc từ xa, quy định rõ thời gian trực tuyến, công cụ báo cáo và quy trình bàn giao công việc. Sự minh bạch về quy trình chính là cách tốt nhất để ràng buộc trách nhiệm của người lao động.

Khép lại vấn đề, dù nhân viên làm việc ở đâu – tại văn phòng hay ở cách xa vạn dặm – thì sợi dây pháp lý thông qua hợp đồng vẫn là lá chắn vững chắc nhất bảo vệ startup của bạn.

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA: Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS. Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.

Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc tương tự về đất đai hoặc học đường, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi tại hệ thống website tuvanphapluattamlygiaoduc.vn hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.

Từ khoá: Hợp đồng lao động; Làm việc từ xa (Remote); Quản trị rủi ro; Bảo mật thông tin; Luật lao động.