Công tác tư pháp – hộ tịch giữ vai trò quan trọng trong việc bảo đảm quyền nhân thân của công dân, từ đăng ký khai sinh, kết hôn đến xác nhận các sự kiện hộ tịch theo quy định pháp luật. Mỗi hồ sơ bị chậm trễ không chỉ gây phiền hà cho người dân mà còn có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện các quyền và lợi ích hợp pháp trong đời sống.

Thế nhưng, tại một số cơ quan hành chính, tình trạng cán bộ thường xuyên vắng mặt trong giờ làm việc, không bố trí người tiếp nhận hồ sơ thay thế hoặc chậm xử lý công việc có thể khiến bộ máy phục vụ người dân vận hành kém hiệu quả.

Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích tình huống dưới đây để làm rõ trách nhiệm công vụ, quy trình kiểm tra giờ giấc làm việc và căn cứ áp dụng hình thức kỷ luật khiển trách đối với cán bộ vi phạm.

1. Tóm tắt tình huống thực tế (The Case)

Năm 2026, tại UBND xã A, tỉnh L, ông Nguyễn Văn Hùng là công chức được phân công thực hiện nhiệm vụ tư pháp – hộ tịch. Công việc hằng ngày của ông bao gồm tiếp nhận, kiểm tra và giải quyết hồ sơ đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn cùng các thủ tục hộ tịch khác thuộc thẩm quyền.

Tuy nhiên, trong nhiều tuần liên tiếp, người dân đến làm thủ tục thường xuyên không gặp ông Hùng tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ trong giờ hành chính. Có ngày, ông Hùng đến cơ quan muộn; có ngày ông rời trụ sở trước giờ nghỉ hoặc vắng mặt trong thời gian dài mà không thông báo rõ lý do, không có sự phân công xử lý công việc thay thế.

Tình trạng này khiến nhiều hồ sơ đăng ký khai sinh của trẻ em và hồ sơ đăng ký kết hôn bị tồn đọng. Một số người dân phải đi lại nhiều lần, xin nghỉ làm để chờ giải quyết thủ tục. Có trường hợp gia đình cần giấy tờ hộ tịch để hoàn thiện hồ sơ nhập học, bảo hiểm hoặc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan nhưng không được hướng dẫn kịp thời.

Trước phản ánh ngày càng nhiều của người dân, Chủ tịch UBND xã A yêu cầu kiểm tra tình hình chấp hành giờ giấc làm việc của công chức tư pháp – hộ tịch. Qua kiểm tra ban đầu, cơ quan phát hiện có những ngày ông Hùng vắng mặt tại vị trí làm việc trong giờ hành chính; một số hồ sơ chưa được cập nhật tiến độ xử lý và chưa có tài liệu thể hiện việc bàn giao công việc khi vắng mặt.

Ông Hùng giải trình rằng bản thân có những công việc cá nhân đột xuất, đôi khi phải đi xử lý công việc bên ngoài trụ sở và cho rằng số hồ sơ tồn đọng không hoàn toàn xuất phát từ lỗi của mình.

Trước tình huống này, UBND xã A cần xác minh trách nhiệm của ông Hùng như thế nào? Việc kiểm tra giờ giấc làm việc cần thực hiện ra sao để bảo đảm khách quan? Trong trường hợp xác định có vi phạm nhưng chưa đến mức phải áp dụng hình thức kỷ luật nặng hơn, cơ quan có thể xem xét khiển trách theo căn cứ và trình tự nào?

2. Góc nhìn pháp lý – “Lá chắn vững chắc”

Xét về phương diện pháp luật, việc đánh giá trách nhiệm của ông Hùng cần dựa trên hành vi cụ thể, nghĩa vụ của công chức, chứng cứ xác minh và mức độ vi phạm. Không thể chỉ dựa vào phản ánh của người dân để mặc nhiên kết luận công chức có lỗi; ngược lại, cũng không thể lấy lý do bận việc cá nhân hoặc áp lực công việc để bỏ qua hành vi vi phạm đã được chứng minh.

Thứ nhất, về nghĩa vụ chấp hành kỷ luật, kỷ cương hành chính.

Luật Cán bộ, công chức năm 2025 là văn bản cần đối chiếu đối với hành vi phát sinh trong năm 2026, cùng các quy định hướng dẫn hiện hành và quy chế làm việc của cơ quan.

Công chức có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ được giao, chấp hành sự phân công của cấp có thẩm quyền, tuân thủ kỷ luật, kỷ cương hành chính và thực hiện đúng quy định về thời giờ làm việc. Việc tự ý đi muộn, về sớm hoặc rời vị trí công tác không có lý do chính đáng, không được phép và gây ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan có thể là căn cứ xem xét trách nhiệm kỷ luật, tùy tình tiết cụ thể.

Đối với ông Hùng, cơ quan cần xác định rõ từng lần vắng mặt, thời gian, lý do, việc xin phép hoặc báo cáo, nhiệm vụ được giao trong thời gian đó và hậu quả thực tế đối với quá trình giải quyết hồ sơ. Nếu ông Hùng được cử đi công tác, thực hiện nhiệm vụ ngoài trụ sở hoặc có lý do nghỉ hợp lệ thì không thể coi việc không có mặt tại bàn làm việc là vi phạm chỉ dựa trên quan sát đơn thuần.

Thứ hai, về trách nhiệm giải quyết hồ sơ hộ tịch đúng quy định.

Luật Hộ tịch năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành quy định về thẩm quyền, trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch. Đối với từng loại hồ sơ, cơ quan phải kiểm tra thời hạn giải quyết, yêu cầu về thành phần hồ sơ và trách nhiệm của người tiếp nhận, xử lý theo quy định hiện hành.

Việc hồ sơ bị chậm không tự động chứng minh ông Hùng là người duy nhất chịu trách nhiệm. Cơ quan cần phân biệt giữa nguyên nhân do công chức vắng mặt, nguyên nhân do hồ sơ chưa đầy đủ, lỗi trong quy trình phối hợp hay tình trạng quá tải công việc.

Tuy nhiên, nếu chứng minh được rằng ông Hùng không thực hiện nhiệm vụ được phân công, không theo dõi hồ sơ hoặc không bàn giao công việc khi vắng mặt, dẫn đến hồ sơ bị chậm xử lý, thì đây là những tình tiết quan trọng để đánh giá trách nhiệm công vụ và mức độ vi phạm.

Thứ ba, về căn cứ áp dụng hình thức kỷ luật khiển trách.

Khiển trách là một hình thức kỷ luật đối với công chức, nhưng không được áp dụng một cách tùy tiện hoặc chỉ nhằm đáp ứng phản ứng của dư luận. Cơ quan có thẩm quyền phải xác định hành vi vi phạm, căn cứ pháp lý áp dụng, tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ và quy định về xử lý kỷ luật có hiệu lực tại thời điểm giải quyết vụ việc.

Trong tình huống này, nếu kết quả xác minh cho thấy ông Hùng vi phạm nghĩa vụ công vụ do thường xuyên tự ý vắng mặt, không thực hiện đầy đủ nhiệm vụ và hành vi thuộc trường hợp bị áp dụng hình thức khiển trách theo quy định hiện hành, cơ quan có thẩm quyền có thể xem xét xử lý kỷ luật theo đúng trình tự.

Ngược lại, nếu việc vắng mặt xuất phát từ nhiệm vụ được giao, lý do nghỉ hợp lệ hoặc chưa đủ chứng cứ xác định vi phạm thì không có căn cứ để áp dụng kỷ luật chỉ dựa trên suy đoán.

Kết luận pháp lý: UBND xã A cần tiến hành xác minh khách quan, đối chiếu nghĩa vụ công vụ và quy định về thời giờ làm việc, đồng thời đánh giá riêng trách nhiệm đối với các hồ sơ bị tồn đọng. Chỉ khi có đủ căn cứ xác định hành vi vi phạm và đáp ứng điều kiện xử lý theo quy định hiện hành mới được xem xét áp dụng hình thức kỷ luật khiển trách.

3. Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục – Quản trị – “Chìa khóa nhân văn” (The Human & Management)

Về khía cạnh tâm lý và đạo đức công vụ

Một biểu hiện đáng lo ngại trong hoạt động hành chính không chỉ là việc đi muộn, về sớm, mà còn là tâm lý xem nhẹ trách nhiệm phục vụ người dân. Khi người thực thi công vụ coi thời gian làm việc là việc riêng của mình, họ có thể quên rằng phía sau mỗi hồ sơ là nhu cầu chính đáng của một cá nhân hoặc gia đình.

Đối với thủ tục đăng ký khai sinh, sự chậm trễ có thể khiến cha mẹ gặp khó khăn khi hoàn thiện các giấy tờ liên quan cho con. Đối với đăng ký kết hôn, việc phải đi lại nhiều lần có thể làm đảo lộn kế hoạch của các cặp đôi, gây mất thời gian và phát sinh chi phí.

Tuy nhiên, đánh giá đạo đức công vụ cần gắn với chứng cứ cụ thể. Không nên vội quy kết mọi sự chậm trễ là biểu hiện của thái độ thờ ơ, bởi nguyên nhân cũng có thể đến từ khối lượng công việc quá lớn, thiếu nhân lực hoặc quy trình xử lý chưa hợp lý. Điều cần làm là xác định đúng nguyên nhân, làm rõ trách nhiệm cá nhân và khắc phục những bất cập trong tổ chức công việc.

Về khía cạnh giáo dục và kỷ luật công vụ

Kỷ luật công vụ không đơn thuần nhằm xử phạt người vi phạm mà còn có ý nghĩa phòng ngừa, chấn chỉnh và nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân.

Nếu hành vi vi phạm đã được chứng minh, việc xử lý kỷ luật phù hợp sẽ giúp công chức nhận thức rõ trách nhiệm của mình, đồng thời gửi đi thông điệp rằng mọi vị trí trong bộ máy hành chính đều phải gắn với nghĩa vụ và trách nhiệm giải trình.

Ngược lại, nếu cơ quan chỉ nhắc nhở hình thức, không xác minh phản ánh hoặc bỏ qua vi phạm có căn cứ, kỷ cương hành chính có thể bị suy giảm. Nhưng nếu áp dụng kỷ luật mà không bảo đảm quy trình, không xem xét đầy đủ chứng cứ và giải trình của người bị xem xét thì cũng có thể dẫn đến sự thiếu công bằng.

Vì vậy, mục tiêu đúng đắn là kết hợp giữa giáo dục, hỗ trợ khắc phục hạn chế và xử lý trách nhiệm tương xứng với tính chất, mức độ vi phạm.

Về khía cạnh quản trị hành chính

Vụ việc của UBND xã A còn cho thấy hạn chế trong quản lý nhân sự và kiểm soát tiến độ giải quyết hồ sơ. Một cơ quan hành chính hoạt động hiệu quả không thể chỉ dựa vào ý thức tự giác của từng công chức, mà cần có quy trình theo dõi, phân công và kiểm tra rõ ràng.

Việc xây dựng sổ theo dõi công việc, hệ thống cập nhật tiến độ hồ sơ, cơ chế bàn giao khi công chức vắng mặt và quy trình tiếp nhận phản ánh của người dân sẽ giúp hạn chế tình trạng tồn đọng.

Bài học quản trị ở đây là: kỷ luật cá nhân cần đi cùng cơ chế kiểm soát minh bạch và trách nhiệm của người đứng đầu. Chỉ khi trách nhiệm được phân định rõ ràng, việc xử lý vi phạm mới đi đôi với cải thiện chất lượng phục vụ công dân.

4. Giải pháp toàn diện của Chuyên gia Nguyễn Hữu Long

Để giải quyết tình huống theo hướng khách quan, đúng pháp luật và hạn chế tái diễn, chuyên gia Nguyễn Hữu Long đề xuất quy trình gồm 3 bước:

Bước 1 – Kiểm tra giờ giấc làm việc, xác minh hành vi vi phạm

Chủ tịch UBND xã A hoặc người có thẩm quyền cần tổ chức kiểm tra theo quy định, tập trung vào các nội dung:

• Kiểm tra lịch làm việc: Đối chiếu thời gian làm việc theo quy chế cơ quan với dữ liệu chấm công, sổ trực, lịch công tác và các tài liệu liên quan.
• Xác minh từng lần vắng mặt: Làm rõ thời điểm, thời lượng, lý do vắng mặt; xác định ông Hùng có được phân công công tác ngoài trụ sở, được chấp thuận nghỉ hay đã báo cáo người quản lý hay không.
• Đối chiếu hồ sơ hộ tịch: Kiểm tra số lượng hồ sơ tiếp nhận, thời hạn giải quyết, tiến độ xử lý, hồ sơ tồn đọng và nguyên nhân chậm trễ; phân biệt trách nhiệm cá nhân với những bất cập về nhân lực hoặc quy trình.
• Lấy ý kiến giải trình: Thông báo nội dung cần xác minh, tạo điều kiện để ông Hùng cung cấp tài liệu, giải thích và thực hiện quyền của mình theo quy định.

Kết quả xác minh cần được lập thành tài liệu rõ ràng, có căn cứ kiểm chứng. Việc kiểm tra phải bảo đảm khách quan, đúng thẩm quyền, không suy diễn từ một lần vắng mặt để kết luận hành vi vi phạm mang tính thường xuyên.

Bước 2 – Xem xét xử lý kỷ luật khiển trách theo đúng trình tự

Nếu có đủ căn cứ xác định ông Hùng vi phạm nghĩa vụ công vụ, cơ quan có thẩm quyền cần đối chiếu Luật Cán bộ, công chức năm 2025 và văn bản hướng dẫn về xử lý kỷ luật công chức đang có hiệu lực để xác định hình thức xử lý phù hợp.

Quy trình thực hiện cần bảo đảm các yêu cầu cơ bản:

1. Xác định hành vi vi phạm, nghĩa vụ bị vi phạm và căn cứ pháp lý tương ứng.
2. Xem xét tính chất, mức độ, hậu quả, nguyên nhân, tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ và các trường hợp chưa đủ điều kiện xử lý kỷ luật theo luật định.
3. Bảo đảm quyền giải trình, quyền cung cấp chứng cứ và các quyền thủ tục khác của công chức.
4. Xác định đúng người hoặc cơ quan có thẩm quyền quyết định kỷ luật; thực hiện các bước, thời hạn và hình thức văn bản theo quy định hiện hành.
5. Ban hành quyết định kỷ luật khiển trách nếu hành vi thuộc trường hợp áp dụng hình thức này và đã đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật.

Cần lưu ý rằng khiển trách không phải hình thức kỷ luật mặc nhiên áp dụng cho mọi trường hợp đi muộn, về sớm hoặc vắng mặt. Hình thức cụ thể phải dựa trên quy định có hiệu lực và kết quả xác minh của vụ việc. Không được tự đặt ra một quy trình kỷ luật hoặc mức xử lý chỉ dựa vào quy chế nội bộ nếu nội dung đó không phù hợp với pháp luật.

Bước 3 – Giải quyết hồ sơ tồn đọng và ngăn ngừa tái phạm

Song song với việc xem xét trách nhiệm của ông Hùng, UBND xã A cần khẩn trương rà soát toàn bộ hồ sơ khai sinh, kết hôn bị tồn đọng, xác định hồ sơ nào đã quá hạn và ưu tiên xử lý theo thời hạn pháp luật quy định.

Cơ quan cần thông tin rõ ràng cho người dân về tình trạng hồ sơ, hướng dẫn bổ sung nếu còn thiếu giấy tờ hợp lệ và thực hiện các biện pháp khắc phục thuộc thẩm quyền. Nếu có sai sót gây thiệt hại hoặc ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của người dân, cần xem xét trách nhiệm và biện pháp khắc phục tương ứng theo pháp luật.

Về lâu dài, UBND xã A nên:

• Thiết lập cơ chế theo dõi giờ giấc làm việc và tiến độ giải quyết hồ sơ minh bạch.
• Phân công người tiếp nhận, xử lý thay thế khi công chức vắng mặt hợp lệ.
• Định kỳ rà soát hồ sơ gần đến hạn và hồ sơ quá hạn để kịp thời xử lý.
• Công khai đầu mối tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của người dân.
• Tăng cường đào tạo nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp hành chính và trách nhiệm phục vụ nhân dân.

Những biện pháp này giúp giải quyết tận gốc vấn đề, thay vì chỉ xử lý một cá nhân mà không khắc phục những bất cập trong hoạt động của cơ quan.

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA:

Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS. Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.

Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc về pháp lý hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi cho chuyên gia tại: https://tuvanphapluattamlygiaoduc.vn/gui-cau-hoi-den-chuyen-gia/

hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.

Từ khoá: Tư vấn; Luật đất đai; Bộ luật dân sự; Đòi lại đất; Giải pháp.