TÌNH HUỐNG SỐ 442: ĐỐI TÁC KHÔNG MINH BẠCH VỀ CHI PHÍ VẬN HÀNH VÀ BÀI HỌC “ MẤT TIỀN” OAN TRONG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ?

TÌNH HUỐNG SỐ 442: ĐỐI TÁC KHÔNG MINH BẠCH VỀ CHI PHÍ VẬN HÀNH VÀ BÀI HỌC “ MẤT TIỀN” OAN TRONG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ?

Chi phí vận hành logistics thiếu minh bạch làm ro rỉ lợi nhuận. Nguồn: Tạp chí Kinh tế – Tài chính Online

Trong hành trình vươn ra dòng chảy thương mại toàn cầu, lợi nhuận thực tế của doanh nghiệp không chỉ phụ thuộc vào giá bán hay sản lượng sản xuất, mà còn bị chi phối mạnh mẽ bởi cấu trúc chi phí vận hành (Operational Costs & Local Charges). Tuy nhiên, một “bẫy ngầm” rình rập và bào mòn dòng tiền của các doanh nghiệp Việt Nam chính là sự thiếu minh bạch từ phía đối tác nhập khẩu hoặc đơn vị trung gian logistics đối ứng. Việc thiếu cơ chế kiểm soát chi phí phát sinh, cài đặt điều khoản mơ hồ hay phó mặc khâu phân bổ lệ phí tại cảng đích sẽ dẫn đến kịch bản doanh nghiệp liên tục bị mất tiền oan qua các khoản phụ phí bất hợp lý, làm rò rỉ dòng vốn và thậm chí biến một đơn hàng triệu USD thành một thương vụ lỗ nặng.

Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích một tình huống thực tế dưới đây để tìm ra giải pháp vẹn toàn cả về lý lẫn tình.

1. Tóm Tắt Tình Huống Thực Tế

Năm 2025, Công ty Cổ phần Mây Tre Đan K (trụ sở tại xã B, huyện Y, tỉnh C, Việt Nam) do ông Nguyễn Văn A làm Giám đốc ký kết hợp đồng xuất khẩu 10 container sản phẩm thủ công mỹ nghệ sang thị trường Trung Đông cho đối tác Công ty Global Trade LLC (trụ sở tại Dubai, UAE).

• Điều khoản thỏa thuận: Hai bên ký kết hợp đồng theo điều kiện DAP  – Incoterms 2020 đến kho của bên mua tại Dubai. Giá trị hợp đồng là 400.000 USD. Trong hợp đồng có điều khoản sơ sài: “Bên Bán chịu mọi chi phí vận chuyển và các chi phí phát sinh liên quan cho đến khi hàng đến kho Bên Mua, ngoại trừ thuế nhập khẩu do Bên Mua trả”.
• Sự cố phát sinh mập mờ về chi phí: Khi hàng cập cảng Jebel Ali (Dubai), phía Global Trade LLC thông báo lô hàng gặp sự cố thông quan do vướng thủ tục kiểm định chất lượng bao bì gỗ. Đối tác tự ý thuê đại lý hải quan riêng và các đơn vị dịch vụ phụ trợ để xử lý mà không thông báo trước cho Công ty K về bảng giá hay dự toán chi phí.
• Hậu quả “Mất tiền” nghiêm trọng:
  • Sau khi giao hàng thành công vào kho, Global Trade LLC gửi bảng đối trừ thanh toán và khấu trừ trực tiếp 85.000 USD (chiếm hơn 21% tổng giá trị đơn hàng) vào đợt thanh toán cuối cùng.
  • Các khoản chi phí bị khấu trừ bao gồm: Phụ phí lưu container/lưu bãi (DEM/DET) bị thổi phồng gấp 3 lần giá niêm yết của hãng tàu; Phụ phí vệ sinh container đặc biệt; Phụ phí “kê khai hải quan khẩn cấp” không có hóa đơn chứng từ hợp lệ từ cơ quan quản lý cảng.
  • Khi ông A yêu cầu cung cấp hóa đơn gốc  từ bên thứ ba, Global Trade LLC từ chối với lý do “bí mật kinh doanh nội bộ” và tuyên bố nếu Công ty K không chấp nhận mức chi phí này, đối tác sẽ ngừng toàn bộ các đơn hàng tiếp theo. Công ty K rơi vào thế yếu: vừa bị mất tiền trực tiếp, vừa đứng trước rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng.

2. Góc Nhìn Pháp Lý – “Lá Chắn Vững Chắc”

Tranh chấp bị khấu trừ tiền bất hợp lý do đối tác không minh bạch về chi phí vận hành gắn liền với các căn cứ và điều khoản pháp lý cụ thể sau:

• Nghĩa vụ Phân bổ Chi phí theo Incoterms 2020 (Điều kiện DAP)

Mục A9/B9 Quy tắc DAP (Incoterms 2020): Người bán phải trả mọi chi phí liên quan đến hàng hóa cho đến khi hàng được giao tại nơi đến chỉ định. Tuy nhiên, người mua phải trả tất cả các chi phí liên quan đến thủ tục thông quan nhập khẩu.

Việc đối tác nhập khẩu tự ý phát sinh các chi phí hải quan/kiểm định tại nước nhập khẩu rồi đẩy toàn bộ sang cho người bán mà không có thỏa thuận cụ thể là vi phạm nguyên tắc phân bổ chi phí chuẩn của Incoterms.

• Nghĩa vụ Minh bạch Chứng từ & Bồi thường Thiệt hại (CISG 1980)

Điều 77 Công ước viên 1980 (CISG – Nghĩa vụ giảm thiểu thiệt hại): Bên yêu cầu bồi thường/khấu trừ chi phí phải áp dụng những biện pháp hợp lý để hạn chế tổn thất. Việc đối tác tự ý chọn các dịch vụ giá cao bất thường mà không tham vấn người bán là vi phạm nghĩa vụ giảm thiểu chi phí.

Nguyên tắc Chứng minh Thiệt hại (Điều 74 CISG & Điều 302 Luật Thương mại 2005 sửa đổi , bổ sung 2025): Mọi khoản chi phí yêu cầu bên kia gánh chịu hoặc khấu trừ phải là chi phí thực tế, hợp lý và có chứng từ hợp pháp. Việc đối tác từ chối cung cấp hóa đơn/chứng từ gốc khiến khoản khấu trừ trở thành hành vi chiếm đoạt tiền hàng trái pháp luật.

•  Quyền Chống Khấu Trừ Trái Tự Ý

Bên mua không được tự ý trừ tiền hàng trừ khi có thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng hoặc có sự đồng ý bằng văn bản của bên bán về khoản nợ/chi phí đối trừ đó.

• Theo quy định luật thương mại 2005 (sửa đổi, bổ sung 2025): Bên mua có nghĩa vụ bắt buộc phải thanh toán đúng và đủ theo tiến độ đã cam kết, không có điều khoản nào cho phép một bên tự ý giảm trừ nghĩa vụ trả tiền một chiều:

Khoản 1 Điều 50:”Bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền mua hàng và nhận hàng theo thỏa thuận.”

Khoản 2 Điều 50: “Bên mua phải tuân thủ các phương thức thanh toán, thực hiện việc thanh toán theo đúng trình tự, thủ tục đã thỏa thuận và theo quy định của pháp luật”.

• Theo Bộ luật Dân sự 2015: Điều kiện để được “Bù trừ nghĩa vụ”

Hành vi “trừ tiền hàng” về mặt bản chất pháp lý chính là việc Bù trừ nghĩa vụ (cấn trừ công nợ đối ứng). Pháp luật nghiêm cấm việc đơn phương cấn trừ khi chưa đủ điều kiện.

Khoản 1 Điều 378 Bộ luật Dân sự 2015: Việc bù trừ nghĩa vụ chỉ xảy ra khi “các bên cùng có nghĩa vụ về  tài sản cùng loại đối với nhau thì khi cùng đến hạn họ không phải thực hiện nghĩa vụ đối với nhau…”. Tức là bên bán phải xác nhận họ cũng đang nợ bên mua một khoản tiền (tiền phạt, tiền đền bù) thì mới đủ điều kiện đối trừ.

Điểm a Khoản 1 Điều 379 Bộ luật Dân sự 2015: Quy định các trường hợp không được bù trừ nghĩa vụ, trong đó ghi rõ: “Nghĩa vụ đang có tranh chấp”. Nếu bên mua tự ý phạt lỗi giao hàng hay tính chi phí phát sinh mà bên bán chưa ký biên bản thừa nhận (khoản tiền đang tranh chấp), bên mua tuyệt đối không được phép trừ vào tiền hàng.

• Theo Nguyên tắc thực hiện hợp đồng (Bắt buộc)

Điều 440 Bộ luật Dân sự 2015: Bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền theo đúng thời hạn, địa điểm và mức tiền được quy định trong hợp đồng.

Nếu bên mua tự ý trừ tiền mà không dựa trên điều khoản “Được tự khấu trừ chi phí” ghi sẵn trong hợp đồng, hoặc không có Văn bản thỏa thuận/Biên bản đối trừ công nợ giữa 2 bên, bên mua đã phạm vào lỗi “Vi phạm nghĩa vụ thanh toán” và bên bán có quyền khởi kiện đòi đủ tiền gốc + lãi chậm trả

3. Góc Nhìn Tâm Lý – Giáo Dục – Quản Trị – “Chìa Khóa Nhân Văn”

Hiện tượng bị mất tiền vì đối tác không minh bạch chi phí vận hành phản ánh những lỗ hổng tâm lý và kỹ năng quản trị chuỗi cung ứng:

• Mặt Tâm Lý (Tâm Lý Nhượng Bộ Vì Sợ Mất Đối Tác): Doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam thường ở vị thế “kèo dưới” khi giao thương với các tập đoàn lớn nước ngoài. Tâm lý e ngại tranh chấp, sợ hỏng mối quan hệ làm ăn lâu dài khiến nhiều lãnh đạo cắn răng chấp nhận các khoản chi phí “trên trời rơi xuống”, vô tình tạo tiền lệ xấu cho đối tác tiếp tục bào mòn tài chính ở các đơn hàng sau.
• Mặt Giáo Dục (Thấu Hiểu Cấu Trúc Chi Phí Logistics Toàn Cầu): Đội ngũ nhân sự xuất nhập khẩu không chỉ cần biết đàm phán giá bán (FOB/CIF) mà phải được đào tạo chuyên sâu về cấu trúc phụ phí cảng (Local Charges tại nước đích: THD, D/O, Cleaning Fee, DEM/DET, Storage Fee…). Việc nắm rõ mặt bằng giá thị trường giúp doanh nghiệp nhận diện ngay lập tức các khoản phí bị “thổi phồng”.
• Mặt Quản Trị (Kiểm Soát Chi Phí Dựa Trên Dữ Liệu & Minh Bạch):

Thiết lập cơ chế “Open-Book Accounting” (Hạch toán công khai): Bắt buộc đối tác phải minh bạch toàn bộ hóa đơn từ bên thứ ba trước khi phát sinh bất kỳ khoản thanh toán nào.

Bản lĩnh ứng xử nhân văn: Minh bạch không phải là sự nghi ngờ lẫn nhau, mà là cơ sở để xây dựng niềm tin bền vững. Một đối tác uy tín sẽ luôn sẵn sàng minh bạch hóa đơn; kẻ cố tình giấu giếm chi phí chính là đối tượng cần loại bỏ khỏi hệ thống sinh thái kinh doanh.

4. Giải Pháp Toàn Diện Của Chuyên Gia Nguyễn Hữu Long

Để ngăn chặn triệt để nguy cơ mất tiền do sự thiếu minh bạch về chi phí vận hành từ đối tác, Chuyên gia Nguyễn Hữu Long đưa ra bộ giải pháp 3 lớp cho doanh nghiệp xuất khẩu:

1. Thiết Lập Các Điều Khoản “Khóa Chi Phí” Trong Hợp Đồng

Bắt buộc đưa các điều khoản chuẩn hóa sau vào hợp đồng mua bán quốc tế:

Điều khoản Khấu trừ Chi phí phải có Hóa đơn Gốc: “Mọi chi phí phát sinh ngoài dự toán liên quan đến vận hành, lưu kho hoặc thông quan tại nước nhập khẩu chỉ được Bên Bán chấp nhận hoàn trả/đối trừ nếu: (a) Bên Mua đã thông báo bằng văn bản cho Bên Bán trong vòng 24 giờ kể từ khi phát sinh sự cố; (b) Chi phí đó nhận được sự đồng ý bằng văn bản của Bên Bán trước khi thực hiện; và (c) Bên Mua cung cấp đầy đủ Hóa đơn tài chính hợp pháp (Official Tax Invoice) do cơ quan/đơn vị thứ ba độc lập cấp.”

Điều khoản Cấm Tự Ý Khấu Trừ Thanh Toán: “Bên Mua không có quyền tự ý khấu trừ bất kỳ khoản phụ phí, tiền phạt hoặc chi phí phát sinh nào vào tiền hàng thanh toán cho Bên Bán, trừ khi có sự xác nhận đồng ý bằng văn bản của Bên Bán đối với bảng đối trừ đó.”

2. Chuẩn Hóa Kịch Bản Xử Lý Khi Phát Sinh Chi Phí Vận Hành Mới

Ủy thác cho Đại lý chỉ định:  Thay vì để đối tác nhập khẩu tự do thuê dịch vụ tại nước sở tại, doanh nghiệp Việt Nam nên chủ động chỉ định một công ty Logistics đa quốc gia có chi nhánh tại cảng đích chịu trách nhiệm thực hiện dịch vụ. Khi đó, mọi báo giá phụ phí đều phải tuân theo hợp đồng khung đã ký trước.

Xác lập “Trần chi phí tối đa”:Quy định rõ trong hợp đồng mức chi phí phát sinh tối đa mà Bên Bán có thể chịu cho các sự cố thông quan (ví dụ: không quá 1.000 USD/container). Mọi chi phí vượt trần nếu không có lỗi trực tiếp của Bên Bán sẽ do Bên Mua tự gánh chịu.

3. Quy Trình Đòi Lại Tiền Bị Khấu Trừ Trái Pháp Luật

Gửi Thư Phản Đối & Yêu Cầu Kiểm Toán:  Ngay khi bị trừ tiền, gửi văn bản bác bỏ bảng khấu trừ, yêu cầu bên mua cung cấp chứng từ gốc trong thời hạn 7 ngày.

Sử dụng Chế tài Tạm dừng Giao hàng: Dựa trên Điều 71 CISG, nếu bên mua tự ý khấu trừ tiền hàng trái hợp đồng, bên bán có quyền tạm dừng giao các lô hàng tiếp theo hoặc giữ lại chứng từ gốc (Bill of Lading) của lô hàng đang trên đường vận chuyển cho đến khi nghĩa vụ thanh toán tiền hàng được thực hiện đầy đủ.

Khởi kiện Trọng tài/Cơ quan Tài phán: Trường hợp bị chiếm đoạt số tiền lớn, sử dụng điều khoản trọng tài để yêu cầu bên mua trả lại số tiền bị trừ trái phép, cộng với lãi suất chậm thanh toán theo quy định quốc tế.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS. Nguyễn Hữu Long Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, kinh tế, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.

Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc pháp lý, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi tại hệ thống website tuvanphapluattamlygiaoduc.vn hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.