Tranh chấp về phí quản lý, vận hành nhà chung cư đang trở thành vấn đề đáng quan tâm tại các đô thị, nơi hàng nghìn hộ gia đình phải chi trả định kỳ cho các dịch vụ thiết yếu như thang máy, vệ sinh, an ninh và bảo trì hệ thống kỹ thuật. Khi các khoản phí bị điều chỉnh bất thường, thiếu minh bạch hoặc không đúng thẩm quyền, gánh nặng tài chính sẽ trực tiếp đè lên vai cư dân.

Đáng lo ngại hơn, nếu Ban quản trị tự ý quyết định tăng phí mà không thông qua Hội nghị nhà chung cư theo quy định, hành vi này có thể xâm phạm quyền lợi của các chủ sở hữu, làm suy giảm niềm tin cộng đồng và đặt ra yêu cầu phải kiểm tra, xử lý nghiêm minh.

Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích tình huống dưới đây để làm rõ trách nhiệm pháp lý và phương án bảo vệ quyền lợi chính đáng của cư dân.

1. Tóm tắt tình huống thực tế (The Case)

Năm 2025, chung cư An Phú tại phường A, thành phố B có khoảng 500 căn hộ đang được quản lý, vận hành bởi một đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. Trước đó, mức phí quản lý vận hành đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua và áp dụng ổn định, trong đó có các chi phí phục vụ hoạt động chung như vệ sinh khu vực công cộng, vận hành thang máy và quản lý hệ thống kỹ thuật.

Đầu năm 2026, Ban quản trị chung cư An Phú bất ngờ thông báo tăng gấp đôi phí quản lý vận hành đối với các căn hộ. Theo thông báo, cư dân phải thanh toán mức phí mới ngay từ tháng tiếp theo. Tuy nhiên, Ban quản trị không tổ chức Hội nghị nhà chung cư để lấy ý kiến, biểu quyết thông qua mức giá mới; đồng thời, không công khai đầy đủ bảng dự toán chi phí, hợp đồng dịch vụ và căn cứ xác định mức tăng.

Khi một số cư dân yêu cầu giải trình, Ban quản trị cho rằng chi phí nhân công, điện năng và bảo dưỡng thang máy tăng cao nên việc điều chỉnh phí là cần thiết. Một số thành viên còn gây sức ép rằng những hộ không nộp đủ tiền sẽ bị nhắc nợ công khai và có thể gặp khó khăn khi sử dụng các tiện ích chung.

Trước tình trạng này, chị Lan, đại diện một nhóm cư dân, tiến hành thu thập thông báo tăng phí, biên lai thanh toán, nghị quyết của Hội nghị nhà chung cư trước đó và các tài liệu liên quan. Qua kiểm tra sơ bộ, nhóm cư dân nhận thấy mức phí mới chưa được thông qua đúng trình tự và có dấu hiệu vượt mức giá đang được áp dụng hợp pháp.

Chị Lan gửi đơn phản ánh đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, đề nghị kiểm tra hoạt động của Ban quản trị, xác minh căn cứ thu phí, xử lý vi phạm và yêu cầu hoàn trả phần tiền đã thu không có căn cứ pháp luật.

Vấn đề đặt ra là: Ban quản trị có được tự ý tăng gấp đôi phí quản lý vận hành chung cư không? Cơ quan nào có thẩm quyền kiểm tra, xử phạt và cư dân cần làm gì để đòi lại khoản tiền đã bị thu trái quy định?

2. Góc nhìn pháp lý – “Lá chắn vững chắc”

Xét về mặt pháp luật, Ban quản trị nhà chung cư không có quyền tùy ý áp đặt mức phí quản lý vận hành chỉ vì cho rằng chi phí hoạt động tăng cao. Việc điều chỉnh giá phải tuân thủ thẩm quyền quyết định, cơ chế thỏa thuận, yêu cầu công khai, minh bạch và các quy định có liên quan.

1. Quyền quyết định mức phí thuộc về cơ chế được pháp luật quy định

Căn cứ Điều 151 Luật Nhà ở năm 2023, giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư phải được xác định công khai, minh bạch, dựa trên nội dung công việc quản lý vận hành và các dịch vụ cung cấp.

Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, khoản 3 Điều 151 quy định giá dịch vụ quản lý vận hành do đơn vị quản lý vận hành và Hội nghị nhà chung cư thỏa thuận, thống nhất quyết định. Ban quản trị có trách nhiệm đề xuất, tổ chức thực hiện và giám sát theo đúng thẩm quyền, không được tự ý thay thế quyết định của Hội nghị nhà chung cư.

Ngoài ra, Điều 147 và Điều 148 Luật Nhà ở năm 2023 quy định về quyền, trách nhiệm của Ban quản trị nhà chung cư; các quy định hướng dẫn tại Nghị định số 95/2024/NĐ-CP và Thông tư số 05/2024/TT-BXD cần được đối chiếu khi xác định trình tự điều chỉnh giá và trách nhiệm của các bên.

Áp dụng vào tình huống:

• Ban quản trị đã tự thông báo tăng phí gấp đôi mà không tổ chức Hội nghị nhà chung cư để thông qua mức giá mới theo quy định.
• Không có đầy đủ tài liệu chứng minh việc tăng phí dựa trên phương án chi phí được công khai, minh bạch và thống nhất hợp lệ.
• Việc yêu cầu cư dân thanh toán theo mức phí mới chỉ dựa trên quyết định đơn phương của Ban quản trị là không đủ căn cứ để xác lập nghĩa vụ thanh toán nếu quyết định đó trái quy định pháp luật.

Như vậy, cư dân có cơ sở yêu cầu Ban quản trị giải trình, cung cấp hồ sơ và xem xét hủy bỏ mức giá được tự ý quyết định.

2. Hành vi tự ý quyết định mức phí có thể bị xử phạt vi phạm hành chính

Căn cứ điểm c khoản 2 Điều 69 Nghị định số 16/2022/NĐ-CP, hành vi tự quyết định mức giá dịch vụ quản lý, vận hành nhà chung cư mà không thông qua Hội nghị nhà chung cư thuộc nhóm hành vi bị xử phạt.

Theo quy định này, mức phạt được quy định trong khoảng 100–120 triệu đồng đối với hành vi tương ứng; đồng thời, biện pháp khắc phục hậu quả là buộc hủy bỏ quy định về giá dịch vụ quản lý, vận hành nhà chung cư và tổ chức Hội nghị nhà chung cư để thông qua giá mới.

Tuy nhiên, việc áp dụng điều khoản này phải dựa trên kết quả xác minh hành vi, chủ thể vi phạm và quy định xử phạt có hiệu lực tại thời điểm xử lý. Không thể mặc nhiên kết luận Ban quản trị chắc chắn bị phạt ở mức tối đa chỉ từ thông tin ban đầu.

Áp dụng vào tình huống:

Nếu cơ quan có thẩm quyền xác định Ban quản trị đã tự ý quyết định mức giá mới mà không thông qua Hội nghị nhà chung cư, hành vi có thể bị xử lý theo quy định nêu trên. Mức phạt cụ thể phải được xác định theo hồ sơ và các tình tiết pháp lý có liên quan.

Cần lưu ý rằng Ban quản trị và đơn vị quản lý vận hành là hai chủ thể khác nhau. Nếu Ban quản trị tự quyết định mức giá, cần xem xét trách nhiệm của Ban quản trị; nếu đơn vị vận hành tự thu sai mức giá hoặc vi phạm hợp đồng, phải đánh giá riêng hành vi và căn cứ xử lý đối với đơn vị đó.

3. Cơ chế kiểm tra, lập biên bản và yêu cầu khắc phục hậu quả

Khi có dấu hiệu vi phạm, cư dân có thể gửi đơn phản ánh, kiến nghị kèm tài liệu chứng minh đến cơ quan quản lý nhà nước về nhà ở có thẩm quyền tại địa phương, như cơ quan chuyên môn về xây dựng hoặc UBND cấp xã theo phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn hiện hành.

Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét nội dung phản ánh, kiểm tra hồ sơ, xác minh việc thông qua mức phí và hoạt động thu, chi. Nếu phát hiện dấu hiệu vi phạm hành chính, người có thẩm quyền tiến hành lập biên bản và xử phạt theo trình tự pháp luật.

Do mô hình chính quyền địa phương đã thay đổi, không nên mặc nhiên ghi cơ quan xử lý là “Thanh tra xây dựng cấp quận”. Thẩm quyền cụ thể phải được xác định theo quy định hiện hành về tổ chức bộ máy và xử lý vi phạm hành chính.

Đặc biệt, cần phân biệt hai vấn đề:

• Xử phạt vi phạm hành chính: nhằm xử lý hành vi vi phạm và áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả được pháp luật quy định.
• Hoàn trả tiền cho cư dân: phải xác định khoản tiền đã thu có căn cứ hay không, ai là người nhận tiền, căn cứ hợp đồng và quy định pháp luật áp dụng. Việc hoàn trả không tự động phát sinh chỉ vì Ban quản trị bị xử phạt; nếu không tự nguyện thực hiện, cư dân có thể cần yêu cầu giải quyết tranh chấp theo thủ tục dân sự.

Như vậy, mục tiêu xử lý không chỉ là chấm dứt việc áp dụng mức phí trái quy định mà còn phải làm rõ trách nhiệm đối với khoản tiền đã thu và quyền lợi của từng hộ dân.

3. Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục – Quản trị – “Chìa khóa nhân văn” (The Human & Management)

Về khía cạnh tâm lý và đạo đức quản trị

Chung cư là không gian sinh sống chung, nơi cư dân phải dựa vào sự hợp tác, tin tưởng và tinh thần trách nhiệm để duy trì chất lượng cuộc sống. Ban quản trị được hình thành để đại diện, bảo vệ lợi ích chung chứ không phải để tạo ra quyền lực áp đặt đối với cư dân.

Khi một khoản phí thiết yếu bị tăng đột ngột mà không được giải thích rõ ràng, cư dân dễ rơi vào tâm lý bất an, nghi ngờ và mất niềm tin. Đối với những gia đình có thu nhập thấp, người lao động trẻ hoặc người đang phải trả khoản vay mua nhà, việc tăng các chi phí cố định còn tạo thêm áp lực lên ngân sách sinh hoạt hằng tháng.

Nếu Ban quản trị sử dụng vị trí của mình để gây sức ép, né tránh công khai tài chính hoặc áp đặt nghĩa vụ không đúng thẩm quyền, vấn đề không còn đơn thuần là tranh chấp về tiền bạc mà còn là sự suy giảm trách nhiệm giải trình trong quản trị cộng đồng.

Một Ban quản trị có trách nhiệm phải hiểu rằng quyền đại diện luôn đi kèm nghĩa vụ minh bạch. Mọi thay đổi về chi phí cần có cơ sở, được giải trình và thực hiện đúng trình tự, thay vì đặt cư dân trước một quyết định đã rồi.

Về khía cạnh quản trị rủi ro tài chính

Bài học quan trọng trong tình huống này là cần phân biệt rõ phí quản lý vận hành với các khoản thu khác như kinh phí bảo trì, phí trông giữ xe, tiền điện, nước và các dịch vụ sử dụng riêng.

Không phải mọi khoản thu trong chung cư đều thuộc cùng một cơ chế xác định giá. Vì vậy, muốn đánh giá mức phí tăng có hợp pháp hay không, phải xác định chính xác bản chất từng khoản thu, nội dung hợp đồng, nghị quyết Hội nghị nhà chung cư và khung giá do UBND cấp tỉnh ban hành trong trường hợp pháp luật yêu cầu áp dụng.

Đối với Ban quản trị, việc thiếu dự toán, không lưu trữ chứng từ, không công khai thu chi và tự ý thay đổi giá có thể khiến tranh chấp kéo dài, làm phát sinh chi phí pháp lý và ảnh hưởng đến hoạt động vận hành chung.

Đối với cư dân, việc lưu giữ hóa đơn, thông báo, chứng từ chuyển khoản và biên bản họp là phương thức quản trị rủi ro thiết thực. Những tài liệu này giúp xác định mức phí đã được thông qua, số tiền đã nộp và khoản chênh lệch cần xem xét hoàn trả.

4. Giải pháp toàn diện của Chuyên gia Nguyễn Hữu Long

Để xử lý vụ việc theo hướng thấu tình đạt lý, bảo vệ quyền lợi cư dân và hạn chế tranh chấp kéo dài, chuyên gia Nguyễn Hữu Long đề xuất phương án gồm ba bước:

Bước 1 – Thu thập chứng cứ, yêu cầu giải trình và đối thoại

Chị Lan cùng nhóm cư dân cần tập hợp các tài liệu sau:

• Nghị quyết hoặc biên bản Hội nghị nhà chung cư đã thông qua mức phí trước đây.
• Thông báo tăng phí, bảng giá mới và thời điểm bắt đầu áp dụng.
• Hợp đồng quản lý vận hành giữa Ban quản trị và đơn vị cung cấp dịch vụ.
• Hóa đơn, phiếu thu, chứng từ chuyển khoản và bảng kê số tiền từng hộ đã nộp.
• Báo cáo thu chi, dự toán chi phí và các văn bản giải trình của Ban quản trị.

Sau đó, cư dân gửi văn bản yêu cầu Ban quản trị giải thích căn cứ điều chỉnh phí, công khai tài liệu liên quan và tổ chức Hội nghị nhà chung cư theo đúng trình tự nếu cần xem xét mức giá mới.

Trong quá trình đối thoại, cần tránh kết luận ngay rằng mọi khoản tăng phí đều là hành vi trục lợi. Trọng tâm là xác minh thẩm quyền, trình tự thông qua, cơ sở tính giá và việc sử dụng số tiền đã thu.

Bước 2 – Đề nghị cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, xử lý vi phạm

Nếu Ban quản trị không giải trình thỏa đáng hoặc tiếp tục áp dụng mức phí có dấu hiệu trái pháp luật, cư dân gửi đơn phản ánh đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, kèm theo chứng cứ đã thu thập.

Nội dung đề nghị kiểm tra nên tập trung vào bốn vấn đề:

1. Xác minh việc điều chỉnh mức giá có được thông qua đúng thẩm quyền và trình tự hay không.
2. Kiểm tra hợp đồng quản lý vận hành, phương án tính giá và hồ sơ thu chi có liên quan.
3. Xem xét lập biên bản và xử phạt hành vi vi phạm nếu đủ căn cứ, trong đó đối chiếu Điều 69 Nghị định số 16/2022/NĐ-CP và các quy định còn hiệu lực tại thời điểm xử lý.
4. Yêu cầu chấm dứt việc áp dụng mức giá trái quy định và thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Cư dân cần đề nghị cơ quan chức năng xác định rõ chủ thể vi phạm và trách nhiệm của từng bên, tránh tình trạng Ban quản trị và đơn vị quản lý vận hành đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.

Bước 3 – Yêu cầu hoàn trả khoản thu không có căn cứ và khôi phục cơ chế quản trị minh bạch

Sau khi xác định khoản thu không có căn cứ pháp luật hoặc không phù hợp với mức giá có hiệu lực, cư dân cần yêu cầu bên đã nhận tiền đối chiếu công nợ và hoàn trả phần chênh lệch tương ứng.

Ví dụ, nếu mức phí hợp pháp đang áp dụng là 5.000 đồng/m²/tháng nhưng cư dân bị thu 10.000 đồng/m²/tháng trong 6 tháng, căn hộ có diện tích tính phí 70 m² sẽ có khoản chênh lệch cần đối chiếu là:

(10.000 − 5.000) × 70 × 6 = 2.100.000 đồng.

Đây chỉ là ví dụ minh họa; số tiền thực tế phải căn cứ vào mức giá hợp pháp, thời gian thu, diện tích tính phí và các khoản điều chỉnh hợp lệ của từng căn hộ.

Nếu bên nhận tiền không tự nguyện hoàn trả, cư dân có thể xem xét yêu cầu giải quyết tranh chấp tại Tòa án có thẩm quyền, căn cứ vào quan hệ hợp đồng, nghĩa vụ hoàn trả và các quy định dân sự liên quan.

Đồng thời, Hội nghị nhà chung cư cần tăng cường cơ chế giám sát, yêu cầu công khai định kỳ báo cáo thu chi, lựa chọn đơn vị quản lý vận hành minh bạch và quy định rõ trách nhiệm giải trình của Ban quản trị.

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA:

Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS. Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.

Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc về pháp lý hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi cho chuyên gia tại: https://tuvanphapluattamlygiaoduc.vn/gui-cau-hoi-den-chuyen-gia/

hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.

Từ khoá: Tư vấn; Luật đất đai; Bộ luật dân sự; Giải pháp.