I. TÌNH HUỐNG THỰC TẾ

Một doanh nghiệp sản xuất linh kiện điện tử tại miền Trung có hơn 150 người lao động. Khi thành lập, công ty đã xây dựng nội quy lao động, đăng ký với cơ quan có thẩm quyền theo đúng quy định và lưu giữ trong hồ sơ hành chính. Tuy nhiên, do thay đổi văn phòng và xưởng sản xuất, bảng nội quy lao động không còn được niêm yết tại nơi làm việc.

Sau đó, một công nhân nhiều lần đi làm muộn và bị xử lý kỷ luật bằng hình thức khiển trách. Người lao động cho rằng mình không biết quy định cụ thể về thời giờ làm việc, bởi công ty không hề treo nội quy tại xưởng, cũng không phổ biến lại sau khi chuyển địa điểm làm việc.

Trong đợt thanh tra định kỳ, cơ quan thanh tra lao động phát hiện doanh nghiệp không niêm yết nội quy lao động tại nơi làm việc và lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính. Đồng thời, việc xử lý kỷ luật đối với người lao động cũng bị xem xét do doanh nghiệp chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ công khai nội quy.

Đây là vi phạm khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhiều chủ sử dụng lao động cho rằng chỉ cần ban hành hoặc đăng ký nội quy là đủ, trong khi pháp luật còn yêu cầu phải công khai để mọi người lao động đều biết và thực hiện.

II. Góc nhìn Pháp lý – “Lá chắn vững chắc”

Doanh nghiệp có bắt buộc phải treo nội quy lao động không?

Có.

Theo khoản 3 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019:

Người sử dụng lao động phải thông báo nội quy lao động đến người lao động và niêm yết những nội dung chính của nội quy lao động tại những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

Như vậy, doanh nghiệp có hai nghĩa vụ độc lập:

Thứ nhất, thông báo hoặc phổ biến nội quy cho người lao động.

Thứ hai, niêm yết công khai nội dung chính của nội quy tại nơi làm việc để người lao động có thể dễ dàng tiếp cận bất cứ lúc nào.

Việc chỉ lưu nội quy trong hồ sơ, gửi qua email hoặc phổ biến khi tuyển dụng nhưng không niêm yết công khai vẫn chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu của pháp luật.

Không treo nội quy lao động bị xử phạt như thế nào?

Theo điểm a khoản 1 Điều 19 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có hành vi không niêm yết nội quy lao động tại nơi làm việc bị:

Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với cá nhân.

Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, mức phạt đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân.

Do đó, doanh nghiệp là tổ chức có thể bị phạt:

Từ 4.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Ngoài xử phạt hành chính, việc không niêm yết nội quy còn khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi xử lý kỷ luật lao động.

Theo điểm a khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động năm 2019, việc xử lý kỷ luật lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động.

Nếu doanh nghiệp không chứng minh được người lao động đã được biết nội quy hoặc nội quy đã được công khai theo đúng quy định thì quyết định xử lý kỷ luật có thể bị xem xét là thiếu căn cứ, dẫn đến tranh chấp lao động hoặc phải hủy bỏ quyết định kỷ luật.

Như vậy, một vi phạm hành chính tưởng chừng đơn giản lại có thể kéo theo nhiều hệ quả pháp lý khác đối với doanh nghiệp.

III. Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục – Quản trị – “Chìa khóa nhân văn”

Góc độ tâm lý

Người sử dụng lao động thường có tâm lý xem việc treo nội quy chỉ là một thủ tục hành chính nên không chú trọng thực hiện sau khi doanh nghiệp đi vào hoạt động ổn định. Họ cho rằng người lao động đã được phổ biến từ trước nên việc niêm yết không còn cần thiết.

Trong khi đó, người lao động lại có tâm lý chỉ thực sự ghi nhớ và tuân thủ những quy định được công khai, minh bạch. Khi không nhìn thấy nội quy tại nơi làm việc, nhiều người dễ cho rằng doanh nghiệp áp dụng quy định một cách tùy ý hoặc thay đổi quy định mà không thông báo.

Khi xảy ra xử lý kỷ luật, hai bên rất dễ phát sinh tâm lý nghi ngờ, thiếu tin tưởng lẫn nhau. Người lao động cảm thấy quyền lợi của mình không được bảo đảm, còn doanh nghiệp lại cho rằng người lao động cố tình viện lý do để né tránh trách nhiệm. Chính sự thiếu minh bạch này là nguyên nhân làm gia tăng tranh chấp lao động.

Góc độ giáo dục

Nội quy lao động không chỉ là công cụ quản lý mà còn là phương tiện giáo dục ý thức chấp hành pháp luật và kỷ luật lao động.

Việc niêm yết công khai giúp người lao động thường xuyên tiếp cận các quy định về thời giờ làm việc, an toàn lao động, bảo vệ tài sản doanh nghiệp, phòng chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, bảo mật thông tin và các nghĩa vụ khác.

Khi mọi quy định đều được công khai, người lao động sẽ chủ động điều chỉnh hành vi, góp phần xây dựng môi trường làm việc văn minh, chuyên nghiệp và hạn chế các vi phạm không đáng có.

Góc độ quản trị

Một doanh nghiệp có hệ thống quản trị hiện đại luôn coi tính minh bạch là nền tảng của quản lý nhân sự.

Việc niêm yết nội quy tại bảng thông báo, khu vực chấm công, cổng ra vào, phòng nghỉ hoặc hệ thống thông tin nội bộ vừa đáp ứng yêu cầu pháp luật, vừa tạo điều kiện để mọi người lao động dễ dàng tra cứu khi cần.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần định kỳ rà soát nội quy, cập nhật khi pháp luật thay đổi, phổ biến lại cho người lao động và lưu giữ hồ sơ chứng minh việc đã phổ biến. Đây là biện pháp phòng ngừa rủi ro pháp lý hiệu quả, giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi của mình nếu phát sinh tranh chấp.

IV. Giải pháp toàn diện của Chuyên gia Nguyễn Hữu Long

Đối với doanh nghiệp, cần khẩn trương kiểm tra việc niêm yết nội quy tại tất cả địa điểm làm việc, bảo đảm nội dung chính của nội quy luôn được đặt ở vị trí dễ quan sát. Đồng thời, cần tổ chức phổ biến nội quy cho người lao động mới, phổ biến lại khi có sửa đổi hoặc khi thay đổi địa điểm làm việc, đồng thời lưu giữ đầy đủ tài liệu chứng minh việc đã thực hiện.

Đối với người lao động, cần chủ động tìm hiểu nội quy lao động và phản ánh với doanh nghiệp nếu nội quy chưa được công khai hoặc có nội dung chưa rõ ràng. Khi phát sinh mâu thuẫn, hai bên nên ưu tiên đối thoại, giải thích và hòa giải trên tinh thần hợp tác trước khi khiếu nại hoặc khởi kiện.

Đối với cơ quan quản lý nhà nước, cần tăng cường công tác thanh tra, hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, đặc biệt đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ để hạn chế vi phạm ngay từ đầu.

THÔNG ĐIỆP

Một bảng nội quy lao động được treo đúng nơi, đúng quy định không chỉ là yêu cầu bắt buộc của pháp luật mà còn là biểu hiện của sự minh bạch và tôn trọng người lao động. Tuân thủ đầy đủ các quy định về nội quy lao động sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc ổn định, hạn chế tranh chấp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả người sử dụng lao động và người lao động, từ đó phát triển bền vững trong nền kinh tế hiện đại.

!Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc tương tự về đất đai hoặc học đường, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi tại hệ thống website tuvanphapluattamlygiaoduc.vn hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.