TÌNH HUỐNG SỐ 476: THIẾU SỰ CHUẨN BỊ VỀ LOGISTICS HÀNG KHÔNG – DOANH NGHIỆP CÓ THỂ ĐỂ HÀNG CHẬM VÀ MẤT KHÁCH?

TÌNH HUỐNG SỐ 476: THIẾU SỰ CHUẨN BỊ VỀ LOGISTICS HÀNG KHÔNG – DOANH NGHIỆP CÓ THỂ ĐỂ HÀNG CHẬM VÀ MẤT KHÁCH?

Nhiều doanh nghiệp cho rằng lựa chọn vận chuyển bằng đường hàng không đồng nghĩa với giao hàng nhanh và an toàn. Tuy nhiên, thực tế Logistics hàng không là một chuỗi gồm nhiều công đoạn: chuẩn bị hàng, chứng từ, khai báo hải quan, vận chuyển đến sân bay, xử lý tại kho, xếp chuyến bay, thông quan tại nước nhập khẩu và giao hàng đến người mua. Chỉ một mắt xích thiếu chuẩn bị cũng có thể khiến cả lô hàng bị chậm. 

Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích một tình huống thực tế dưới đây để tìm ra giải pháp vẹn toàn cho vấn đề này.

I.TÓM TẮT TÌNH HUỐNG THỰC TẾ

Công ty VT chuyên xuất khẩu thực phẩm chế biến sang thị trường châu Âu. Do đặc thù sản phẩm có thời hạn sử dụng ngắn và khách hàng yêu cầu giao hàng nhanh, doanh nghiệp lựa chọn vận chuyển bằng đường hàng không thay vì đường biển.

Trong một đơn hàng trị giá khoảng 70.000 USD, VT cam kết giao hàng cho đối tác nước ngoài trong vòng 5 ngày. Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc tìm hãng bay và đặt cước vận chuyển mà chưa xây dựng kế hoạch logistics tổng thể.

Đến ngày giao hàng, doanh nghiệp mới phát hiện một số chứng từ xuất khẩu chưa hoàn thiện; thông tin trên hóa đơn, packing list và vận đơn hàng không chưa thống nhất. Hàng phải chờ xử lý tại kho hàng không, sau đó tiếp tục phát sinh vấn đề về thủ tục hải quan tại nước nhập khẩu.

Kết quả, lô hàng đến chậm gần một tuần. Đối tác phải điều chỉnh kế hoạch phân phối, một phần hàng hóa bị giảm giá trị thương mại do thời gian giao hàng kéo dài. Khách hàng yêu cầu doanh nghiệp giải thích và đề nghị bồi thường chi phí phát sinh.

VT cho rằng: “Đã gửi hàng bằng đường hàng không thì chắc chắn phải nhanh”. Nhưng thực tế, máy bay chỉ là một mắt xích trong cả chuỗi logistics.

Vậy doanh nghiệp có thể làm gì để tránh tình trạng hàng chậm, phát sinh chi phí và mất uy tín trong thương mại quốc tế?

II. GÓC NHÌN PHÁP LÝ – “LÁ CHẮN VỮNG CHẮC”

1. Vận chuyển hàng không không đồng nghĩa với giao hàng đúng hạn

Trong thương mại quốc tế, logistics hàng không không chỉ bao gồm chặng bay. Chuỗi vận chuyển còn liên quan đến người gửi hàng, doanh nghiệp giao nhận, hãng vận chuyển, kho hàng, cơ quan hải quan, người nhận hàng và các chủ thể trung gian.

ICAO (Tổ chức Hàng không Dân dụng Quốc tế) và WCO ( Tổ chức Hải quan Thế giới) mô tả chuỗi hàng hóa hàng không bao gồm nhiều khâu từ người gửi hàng, đơn vị giao nhận vận tải, hãng vận chuyển, hải quan xuất khẩu đến hải quan nhập khẩu; hệ thống chứng từ có thể bao gồm Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn hàng không, bảng kê khai hàng hóa và tờ khai hải quan.

Do đó, nếu doanh nghiệp chỉ tính “thời gian bay” mà bỏ qua thời gian làm thủ tục, thời gian tiếp nhận hàng, thời gian xử lý chứng từ, thời gian thông quan và giao hàng cuối cùng thì rất dễ đưa ra cam kết giao hàng thiếu thực tế.

2. Logistics là một dịch vụ có cấu trúc pháp lý riêng

Điều 233 Luật Thương mại 2005 xác định dịch vụ logistics là hoạt động thương mại theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan và các công việc khác liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng. Luật cũng điều chỉnh trách nhiệm của thương nhân logistics trong quá trình cung ứng dịch vụ.

Đáng chú ý, Nghị định 140/2007/NĐ-CP từng quy định rõ dịch vụ vận tải hàng không thuộc nhóm dịch vụ logistics liên quan đến vận tải, đồng thời logistics còn có thể bao gồm đại lý vận tải, kho bãi, làm thủ tục hải quan và quản lý thông tin trong chuỗi vận chuyển.

Điều này cho thấy doanh nghiệp không nên nhìn logistics hàng không đơn thuần là việc “mua vé máy bay cho hàng hóa”, mà phải quản trị toàn bộ quá trình trước – trong – sau chuyến bay.

3. Chứng từ không chính xác có thể trở thành nguyên nhân khiến hàng chậm

Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến hàng hóa bị chậm trong vận chuyển hàng không là chứng từ không đầy đủ hoặc thông tin không thống nhất.

IATA lưu ý rằng đối với hàng hóa, đặc biệt là hàng dễ hư hỏng, chứng từ phải được chuẩn bị đầy đủ trước khi vận chuyển để hạn chế việc chậm trễ trong quá trình xuất khẩu, nhập khẩu, kiểm dịch hoặc thủ tục y tế. cũng cần được lập đầy đủ và chính xác.

Đặc biệt, các yêu cầu về dữ liệu hàng hóa phục vụ kiểm tra an ninh và hải quan ngày càng được thực hiện trước khi hàng được xếp lên máy bay. IATA cảnh báo rằng thông tin không đầy đủ hoặc phản hồi hải quan chậm có thể tạo ra delay và backlog tại kho hàng.

4. Trách nhiệm phải được phân định bằng hợp đồng và chứng cứ

Nếu hàng giao chậm, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân cụ thể:

• Chậm do người bán chuẩn bị hàng?
• Chậm do chứng từ?
• Chậm do forwarder?
• Chậm do hãng vận chuyển?
• Chậm do thủ tục hải quan?
• Hay do sự kiện khách quan nằm ngoài khả năng kiểm soát?

Không thể mặc nhiên cho rằng cứ hàng chậm là hãng hàng không phải bồi thường.

Trong vận chuyển quốc tế bằng đường hàng không, Công ước Montreal 1999 thiết lập khuôn khổ trách nhiệm đối với tổn thất, hư hỏng và chậm trễ hàng hóa, tạo cơ sở pháp lý thống nhất hơn cho việc xử lý trách nhiệm của người vận chuyển trong những trường hợp thuộc phạm vi áp dụng.

Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra hợp đồng mua bán, hợp đồng logistics, vận đơn hàng không, điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms nếu có), luật áp dụng và điều ước quốc tế liên quan trước khi yêu cầu bồi thường.

Kết luận pháp lý 

Trong trường hợp của VT, việc hàng đến chậm không đồng nghĩa doanh nghiệp hoặc hãng vận chuyển đương nhiên phải chịu toàn bộ trách nhiệm.

Doanh nghiệp cần xác định chính xác nguyên nhân gây chậm, thời điểm chuyển giao rủi ro, nghĩa vụ của từng bên và các điều khoản về thời hạn giao hàng, trách nhiệm, miễn trách nhiệm và bồi thường.

Nếu nguyên nhân xuất phát từ việc VT chuẩn bị chứng từ không đầy đủ hoặc cung cấp thông tin sai, doanh nghiệp có thể phải tự chịu những hậu quả phát sinh theo hợp đồng và pháp luật áp dụng. Ngược lại, nếu chứng minh được việc chậm giao thuộc trách nhiệm của đơn vị logistics hoặc người vận chuyển, doanh nghiệp có cơ sở xem xét yêu cầu xử lý trách nhiệm theo thỏa thuận và quy định pháp luật có liên quan.

III. GÓC NHÌN TÂM LÝ – GIÁO DỤC – QUẢN TRỊ – “CHÌA KHÓA NHÂN VĂN”

1. Tâm lý “đường hàng không thì chắc chắn nhanh”

Một sai lầm phổ biến của doanh nghiệp xuất khẩu là đồng nhất tốc độ vận chuyển với tốc độ giao hàng.

Thực tế, thời gian hàng nằm tại kho, chờ kiểm tra chứng từ, chờ thông quan hoặc chờ chuyến bay phù hợp cũng có thể làm thay đổi hoàn toàn kế hoạch giao hàng.

Doanh nghiệp cần thay đổi tư duy từ “Hàng đi máy bay nên chắc chắn nhanh.” sang “Hàng phải được kiểm soát nhanh ở toàn bộ chuỗi logistics.”.

2. Đừng chỉ chọn đơn vị có giá cước thấp

Một đơn vị logistics có giá thấp nhưng thường xuyên xảy ra tình trạng hàng chậm, thiếu thông tin, phản hồi chậm hoặc không có phương án xử lý sự cố có thể khiến doanh nghiệp phải trả giá bằng chi phí lưu kho, mất khách hàng và giảm uy tín. Vì vậy, khi lựa chọn đối tác logistics, doanh nghiệp cần đánh giá đồng thời:

Giá – thời gian – độ tin cậy – khả năng theo dõi – năng lực xử lý sự cố – phạm vi dịch vụ.

3. Logistics phải trở thành một bộ phận của quản trị rủi ro

Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch logistics dự phòng, chẳng hạn:

• Có phương án thay thế hãng vận chuyển hoặc chuyến bay;
• Chuẩn bị chứng từ trước thời hạn;
• Kiểm tra thông tin hàng hóa và mã HS;
• Theo dõi trạng thái hàng theo từng chặng;
• Có người chịu trách nhiệm xử lý khi hàng bị giữ hoặc chuyến bay thay đổi;
• Xác định trước phương án thông báo cho khách hàng khi có nguy cơ giao hàng chậm.

IATA hiện cũng nhấn mạnh nhu cầu số hóa dữ liệu và tăng khả năng dự báo trong chuỗi hàng hóa hàng không nhằm giảm tình trạng chậm trễ và rủi ro tuân thủ.

IV. GIẢI PHÁP TOÀN DIỆN CỦA CHUYÊN GIA NGUYỄN HỮU LONG

Để hạn chế rủi ro Logistics – Hàng chậm, doanh nghiệp xuất nhập khẩu nên thực hiện 6 giải pháp:

• Một là, lập kế hoạch logistics trước khi ký hợp đồng. Không chỉ tính thời gian bay mà phải tính toàn bộ thời gian từ khi đóng hàng đến khi khách hàng thực tế nhận hàng.
• Hai là, xây dựng “checklist chứng từ”. Invoice, packing list, Air Waybill, tờ khai hải quan, chứng nhận xuất xứ, chứng từ kiểm dịch hoặc các giấy tờ chuyên ngành phải được kiểm tra trước khi giao hàng.
• Ba là, quy định rõ trách nhiệm trong hợp đồng. Cần xác định rõ thời hạn giao hàng, trách nhiệm của từng bên, trường hợp chậm giao, cơ chế thông báo, bồi thường và miễn trách nhiệm.
• Bốn là, lựa chọn đối tác logistics bằng tiêu chí tổng thể. Không nên chỉ so sánh giá cước mà phải đánh giá lịch sử giao hàng, khả năng theo dõi, chất lượng dịch vụ và năng lực xử lý sự cố.
• Năm là, xây dựng phương án dự phòng. Đối với hàng có thời hạn sử dụng ngắn hoặc giá trị cao, cần có phương án thay đổi chuyến bay, tuyến vận chuyển hoặc đơn vị logistics khi xuất hiện nguy cơ chậm.
• Sáu là, minh bạch với khách hàng khi có sự cố. Khi phát hiện nguy cơ giao hàng chậm, doanh nghiệp cần thông báo sớm, giải thích nguyên nhân và đưa ra phương án xử lý thay vì chờ đến khi khách hàng tự phát hiện.

 

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA:

Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS. Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.

Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc về pháp lý hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi cho chuyên gia tại: https://tuvanphapluattamlygiaoduc.vn/gui-cau-hoi-den-chuyen-gia/

hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.