Pháp luật về kinh tế, Pháp lý quốc tế
TÌNH HUỐNG SỐ 475: LẬP VĂN PHÒNG NHƯNG HOẠT ĐỘNG KHÔNG ĐÚNG KẾ HOẠCH KINH DOANH?
Th9
TÌNH HUỐNG SỐ 475: LẬP VĂN PHÒNG NHƯNG HOẠT ĐỘNG KHÔNG ĐÚNG KẾ HOẠCH KINH DOANH?
Khi một văn phòng hoạt động lệch khỏi kế hoạch kinh doanh và liên tục phát sinh chi phí, doanh nghiệp cần làm gì để tránh lãng phí nguồn lực trong hoạt động thương mại quốc tế?
Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích một tình huống thực tế dưới đây để tìm ra giải pháp vẹn toàn cho vấn đề này.
I. TÓM TẮT TÌNH HUỐNG THỰC TẾ
Công ty S là doanh nghiệp Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu hàng tiêu dùng. Nhằm mở rộng thị trường tại Đông Nam Á, doanh nghiệp quyết định thành lập một văn phòng tại nước ngoài.
Theo kế hoạch kinh doanh ban đầu, văn phòng có ba nhiệm vụ chính: nghiên cứu thị trường, tìm kiếm và chăm sóc khách hàng, đồng thời hỗ trợ kết nối với các nhà phân phối địa phương. Doanh nghiệp dự kiến sau 12 tháng, văn phòng phải tạo ra một số lượng khách hàng và doanh thu nhất định để tiến tới tự cân đối chi phí.
Tuy nhiên, sau khi đi vào hoạt động, văn phòng dần thay đổi cách vận hành. Nhân sự dành phần lớn thời gian cho các công việc hành chính, tiếp khách, tổ chức sự kiện và xử lý những công việc nội bộ từ công ty mẹ. Hoạt động tìm kiếm khách hàng và phát triển thị trường không đạt như kế hoạch.
Sau một năm, doanh thu do văn phòng hỗ trợ tạo ra rất thấp, trong khi tiền thuê địa điểm, lương nhân viên, đi lại, tiếp khách và các chi phí vận hành vẫn tiếp tục tăng. Ban lãnh đạo nhận thấy văn phòng vẫn hoạt động đều đặn mỗi ngày nhưng không còn thực hiện đúng mục tiêu ban đầu.
II. GÓC NHÌN PHÁP LÝ – “LÁ CHẮN VỮNG CHẮC”
- Kế hoạch kinh doanh phải gắn với mục tiêu và phạm vi hoạt động hợp pháp
Kế hoạch kinh doanh là cơ sở để doanh nghiệp xác định vì sao phải mở văn phòng, văn phòng thực hiện nhiệm vụ gì và nguồn lực được phân bổ như thế nào.
Tuy nhiên, cần phân biệt giữa kế hoạch kinh doanh nội bộ và phạm vi hoạt động được pháp luật cho phép. Nếu doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện thì văn phòng phải hoạt động trong phạm vi chức năng, quyền và nghĩa vụ của loại hình này theo pháp luật áp dụng. Không thể lấy lý do “kế hoạch kinh doanh thay đổi” để thực hiện những hoạt động mà pháp luật không cho phép.
Đối với văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định văn phòng đại diện thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền, xúc tiến thương mại trong phạm vi pháp luật cho phép và không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
Điều này cho thấy một nguyên tắc quan trọng: Kế hoạch kinh doanh có thể thay đổi, nhưng việc thay đổi hoạt động của văn phòng vẫn phải nằm trong giới hạn pháp luật áp dụng.
- Lệch kế hoạch không phải lúc nào cũng là vi phạm pháp luật
Trong tình huống công ty S, việc văn phòng không đạt mục tiêu doanh thu hoặc không hoàn thành KPI không tự động làm phát sinh trách nhiệm pháp lý. Doanh nghiệp có quyền điều chỉnh chiến lược khi thị trường thay đổi.
Vấn đề nằm ở chỗ: doanh nghiệp có tiếp tục duy trì một mô hình không hiệu quả mà không đánh giá lại hay không?
Nếu văn phòng vẫn hoạt động đúng quy định nhưng không đạt hiệu quả kinh doanh, đây trước hết là rủi ro quản trị và tài chính, không phải đương nhiên là vi phạm pháp luật.
Tuy nhiên, nếu quá trình “điều chỉnh kế hoạch” khiến văn phòng thực hiện các hoạt động vượt quá phạm vi được cấp phép, doanh nghiệp có thể phát sinh rủi ro pháp lý và phải điều chỉnh lại mô hình hoạt động.
- Chi phí phát sinh phải được đặt trong mối quan hệ với mục tiêu kinh doanh
Một doanh nghiệp có thể chấp nhận lỗ trong giai đoạn đầu để thâm nhập thị trường. Nhưng lỗ có kế hoạch khác hoàn toàn với lãng phí không được kiểm soát.
Ví dụ:
- Năm đầu tiên: chi phí cao để xây dựng thị trường;
- Năm thứ hai: bắt đầu có khách hàng và doanh thu;
- Năm thứ ba: mở rộng và tối ưu chi phí.
Đó có thể là một chiến lược hợp lý. Ngược lại, nếu sau thời gian đánh giá, doanh nghiệp vẫn không có khách hàng đáng kể, không có tín hiệu tăng trưởng nhưng tiếp tục duy trì toàn bộ bộ máy chỉ vì “đã đầu tư rồi”, thì nguồn lực đang bị sử dụng kém hiệu quả.
ÁP DỤNG VÀO TÌNH HUỐNG
Đối với công ty S, trước hết cần xác định loại hình pháp lý của văn phòng, phạm vi hoạt động được phép và các nghĩa vụ tuân thủ tại quốc gia sở tại.
Việc văn phòng không đạt kế hoạch doanh thu không đồng nghĩa doanh nghiệp vi phạm pháp luật. Doanh nghiệp có quyền điều chỉnh chiến lược, thu hẹp hoạt động hoặc chấm dứt mô hình nếu pháp luật và thủ tục liên quan được tuân thủ.
Tuy nhiên, nếu trong quá trình điều chỉnh, văn phòng thực hiện những hoạt động vượt quá phạm vi pháp lý cho phép, doanh nghiệp phải nhanh chóng điều chỉnh để tránh phát sinh trách nhiệm.
Về mặt quản trị, công ty S cần thực hiện đánh giá lại toàn bộ mô hình thay vì tiếp tục chi tiền theo kế hoạch cũ. Cần xác định rõ khoản chi nào đang tạo giá trị, khoản chi nào không cần thiết và liệu văn phòng có còn phù hợp với mục tiêu thâm nhập thị trường hay không.
III. GÓC NHÌN TÂM LÝ – GIÁO DỤC – QUẢN TRỊ – “CHÌA KHÓA NHÂN VĂN”
- “Văn phòng vẫn hoạt động” không có nghĩa là “văn phòng đang hiệu quả”
Đây là một trong những nhầm lẫn phổ biến trong quản trị. Mỗi ngày nhân viên vẫn đi làm. Báo cáo vẫn được gửi. Các cuộc họp vẫn diễn ra. Chi phí vẫn được thanh toán.
Nhưng câu hỏi quan trọng nhất là: “Văn phòng có đang tạo ra giá trị mà doanh nghiệp kỳ vọng hay không?”
Nếu câu trả lời là không, doanh nghiệp cần hành động.
- Tâm lý ngại thừa nhận kế hoạch thất bại có thể làm lãng phí lớn hơn
Ban lãnh đạo đôi khi không muốn thay đổi vì sợ quyết định đóng cửa hoặc thu hẹp văn phòng đồng nghĩa với việc thừa nhận kế hoạch ban đầu không thành công. Nhưng thị trường quốc tế luôn thay đổi. Một chiến lược đúng ở thời điểm thành lập có thể không còn phù hợp sau 12 tháng. Điều chỉnh kế hoạch không phải thất bại. Không chịu điều chỉnh khi dữ liệu đã cho thấy kế hoạch không hiệu quả mới là vấn đề.
- Quản trị tốt phải cho phép doanh nghiệp “dừng đúng lúc”
Doanh nghiệp cần xây dựng văn hóa trong đó nhân viên có thể báo cáo “Kế hoạch này không hiệu quả” mà không sợ bị xem là thất bại. Bởi một cảnh báo sớm có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng tỷ đồng chi phí trong tương lai.
IV. GIẢI PHÁP TOÀN DIỆN CỦA CHUYÊN GIA NGUYỄN HỮU LONG
- Thiết lập KPI ngay từ khi thành lập văn phòng
KPI phải gắn với mục tiêu thực tế: số lượng khách hàng tiềm năng – số cuộc đàm phán – hợp đồng – doanh thu – chi phí – mức độ mở rộng thị trường. Không nên chỉ đánh giá bằng số lượng công việc hành chính hoàn thành.
- So sánh “kế hoạch – thực tế” định kỳ
Mỗi quý cần đặt ba câu hỏi: Đã làm gì? Đạt được gì? Chi phí bao nhiêu?
Nếu khoảng cách giữa kế hoạch và thực tế ngày càng lớn, phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh ngay.
- Áp dụng nguyên tắc “ngân sách theo hiệu quả”
Không phải văn phòng được cấp một khoản ngân sách cố định rồi mặc nhiên sử dụng hết.
Nguồn vốn nên được phân bổ theo kết quả: Kết quả tốt → có thể mở rộng.
Kết quả trung bình → điều chỉnh. Kết quả kém kéo dài → thu hẹp hoặc dừng.
- Phân biệt chi phí cần thiết và chi phí hình thức
Doanh nghiệp cần rà soát:
- Diện tích văn phòng;
- Số lượng nhân sự;
- Chi phí tiếp khách;
- Chi phí sự kiện;
- Chi phí đi lại;
- Chi phí tư vấn;
- Các dịch vụ thuê ngoài.
Một văn phòng quốc tế không nhất thiết phải có trụ sở lớn và bộ máy cồng kềnh mới tạo được hiệu quả.
- Thiết lập “điểm dừng” trước khi tiếp tục đầu tư
Ngay từ đầu cần xác định: Nếu sau 6 tháng không đạt X → điều chỉnh. Nếu sau 12 tháng không đạt Y → đánh giá lại mô hình. Nếu sau thời hạn Z không có triển vọng → cân nhắc thu hẹp hoặc chấm dứt.
Điều này giúp doanh nghiệp tránh chi phí chìm và tâm lý tiếc vốn đã đầu tư.
- Đưa quyết định quản trị dựa trên dữ liệu
Khi quyết định duy trì hay đóng văn phòng, không nên dựa vào câu: “Tôi cảm thấy thị trường vẫn còn tiềm năng.”. Hãy dựa vào: số liệu khách hàng – doanh thu – chi phí – xu hướng thị trường – tỷ lệ chuyển đổi – dự báo dòng tiền. Dữ liệu phải là cơ sở của quyết định; cảm tính chỉ nên là tín hiệu để đặt câu hỏi.
GÓC NHÌN CHUYÊN GIA:
Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS. Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.
Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc về pháp lý hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi cho chuyên gia tại: https://tuvanphapluattamlygiaoduc.vn/gui-cau-hoi-den-chuyen-gia/
hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.