Trong quá trình vận hành, nhiều startup chưa xây dựng đầy đủ hệ thống nhận diện nội bộ như đồng phục, thẻ nhân viên hoặc quy chế quản lý người lao động. Điều này khiến không ít chủ doanh nghiệp băn khoăn liệu việc nhân viên không đeo thẻ khi làm việc có phải là hành vi vi phạm pháp luật và doanh nghiệp có bị xử phạt hay không.

Thực tế, không phải mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải phát hoặc yêu cầu người lao động đeo thẻ. Tuy nhiên, ở một số lĩnh vực, ngành nghề hoặc khu vực làm việc đặc thù, việc sử dụng thẻ nhận diện lại là yêu cầu bắt buộc theo quy định chuyên ngành hoặc nội quy của đơn vị.

“Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích một tình huống thực tế dưới đây để tìm ra giải pháp vẹn toàn cả về lý lẫn tình” .

I. Tóm tắt tình huống thực tế

Một startup hoạt động trong lĩnh vực phát triển phần mềm với khoảng 40 nhân viên. Do quy mô còn nhỏ, doanh nghiệp chưa thiết kế thẻ nhân viên và cũng không quy định việc đeo thẻ trong thời gian làm việc. Nhân viên ra vào văn phòng bằng mã khóa điện tử và làm việc theo hình thức linh hoạt.

Trong một buổi làm việc với đối tác, đại diện startup được hỏi vì sao nhân viên không đeo thẻ nhận diện. Một số nhân viên cũng lo ngại rằng doanh nghiệp có thể bị xử phạt vì không phát thẻ hoặc không yêu cầu người lao động đeo thẻ khi làm việc.

Từ đó, doanh nghiệp đặt ra câu hỏi: Startup không bắt nhân viên đeo thẻ có vi phạm pháp luật và bị xử phạt hay không?

II. Góc nhìn pháp lý – “Lá chắn vững chắc”

1. Quy định của pháp luật

Hiện nay, Bộ luật Lao động năm 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành không có quy định chung bắt buộc mọi doanh nghiệp phải phát thẻ hoặc yêu cầu người lao động đeo thẻ trong quá trình làm việc.

Việc phát thẻ nhân viên chủ yếu thuộc quyền quản lý, điều hành của người sử dụng lao động nhằm phục vụ công tác quản trị, nhận diện và bảo đảm an ninh tại nơi làm việc.

Đối với một số ngành nghề, lĩnh vực hoặc khu vực đặc thù như hàng không, cảng biển, cơ sở y tế, lực lượng bảo vệ hoặc các lĩnh vực chuyên ngành khác, pháp luật chuyên ngành có thể quy định việc sử dụng thẻ, phù hiệu hoặc giấy chứng nhận khi thực hiện nhiệm vụ.

2. Áp dụng vào tình huống

Trong trường hợp trên, startup hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin và không thuộc ngành nghề có quy định chuyên ngành bắt buộc người lao động phải đeo thẻ.

Do đó, việc doanh nghiệp chưa phát thẻ hoặc không yêu cầu nhân viên đeo thẻ không phải là hành vi vi phạm pháp luật và không phải là căn cứ để xử phạt vi phạm hành chính.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đã ban hành nội quy lao động hoặc quy chế quản lý yêu cầu người lao động phải đeo thẻ trong thời gian làm việc thì người lao động có trách nhiệm chấp hành. Trường hợp cố ý không thực hiện, người lao động có thể bị xem xét xử lý kỷ luật theo nội quy của doanh nghiệp nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện và trình tự theo quy định của pháp luật lao động.

3. Kết luận pháp lý

Đối với doanh nghiệp thông thường, không phát thẻ nhân viên hoặc không bắt buộc người lao động đeo thẻ không phải là hành vi vi phạm pháp luật và không bị xử phạt vi phạm hành chính.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên xây dựng quy định phù hợp với quy mô, tính chất hoạt động và yêu cầu quản trị nhằm bảo đảm an ninh, kiểm soát người ra vào và nâng cao tính chuyên nghiệp trong môi trường làm việc.

III. Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục – Quản trị – “Chìa khóa nhân văn”

Góc nhìn pháp lý

Thẻ nhân viên không chỉ là phương tiện nhận diện mà còn hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát việc ra vào, xác định trách nhiệm của từng cá nhân và bảo đảm an toàn thông tin. Đối với những doanh nghiệp có nhiều khách hàng hoặc nhiều phòng ban, đây là một công cụ quản trị cần thiết.

Góc nhìn tâm lý – giáo dục

Việc đeo thẻ giúp xây dựng tác phong chuyên nghiệp, tạo sự tin cậy đối với khách hàng và đối tác, đồng thời nâng cao ý thức trách nhiệm của người lao động trong quá trình thực hiện công việc.

Góc nhìn quản trị

Mặc dù không bắt buộc theo quy định chung của pháp luật, nhưng startup nên xây dựng quy chế quản lý nhân sự, trong đó quy định rõ trường hợp phải đeo thẻ, khu vực áp dụng và trách nhiệm của người lao động. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường kiểm soát nội bộ, bảo vệ tài sản, dữ liệu và hạn chế người lạ ra vào khu vực làm việc.

IV. Giải pháp toàn diện của Chuyên gia Nguyễn Hữu Long

Bước 1. Rà soát lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp để xác định có thuộc trường hợp pháp luật chuyên ngành yêu cầu sử dụng thẻ hoặc giấy nhận diện hay không.

Bước 2. Ban hành quy chế hoặc nội quy lao động quy định rõ việc sử dụng thẻ nhân viên đối với từng vị trí công việc nếu thấy cần thiết cho hoạt động quản trị.

Bước 3. Thiết kế hệ thống nhận diện phù hợp với quy mô doanh nghiệp, kết hợp thẻ nhân viên với các biện pháp kiểm soát ra vào nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp và bảo đảm an toàn trong quá trình hoạt động.

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA

Chuyên gia Nguyễn Hữu Long nhận định, nhiều startup lo ngại sẽ bị xử phạt nếu nhân viên không đeo thẻ. Tuy nhiên, pháp luật lao động hiện hành không đặt ra yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Điều quan trọng hơn là doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế quản trị nội bộ phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động. Một chiếc thẻ nhân viên tuy không phải lúc nào cũng là nghĩa vụ pháp lý, nhưng lại góp phần nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp, bảo đảm an ninh và tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

!Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc tương tự về đất đai hoặc học đường, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi tại hệ thống website tuvanphapluattamlygiaoduc.vn hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.