Công tác phòng cháy, chữa cháy không chỉ dừng lại ở việc trang bị bình chữa cháy, hệ thống báo cháy hay tổ chức lực lượng chữa cháy tại chỗ. Một trong những nghĩa vụ pháp lý quan trọng nhưng nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua là lập và quản lý hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ. Đây là căn cứ để chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện đúng các quy định của pháp luật và cũng là nội dung thường xuyên được cơ quan chức năng kiểm tra.

Nếu không lập hồ sơ theo quy định, doanh nghiệp không chỉ bị xử phạt vi phạm hành chính mà còn gặp nhiều bất lợi khi xảy ra cháy, nổ hoặc tranh chấp liên quan đến trách nhiệm bồi thường.

“Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích một tình huống thực tế dưới đây để tìm ra giải pháp vẹn toàn cả về lý lẫn tình” .

 

I. Tóm tắt tình huống thực tế

Công ty A hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, thuộc diện quản lý về phòng cháy, chữa cháy. Trong quá trình kiểm tra định kỳ, cơ quan Công an phát hiện doanh nghiệp đã trang bị hệ thống báo cháy, bình chữa cháy và các phương tiện cần thiết, nhưng không lập hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ theo quy định.

Cơ quan chức năng đã lập biên bản vi phạm hành chính và yêu cầu doanh nghiệp khắc phục, đồng thời xem xét xử phạt theo quy định của pháp luật.

II. Góc nhìn pháp lý – “Lá chắn vững chắc”

1. Quy định của pháp luật

Theo Điều 9 Nghị định số 106/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ:

Khoản 1 Điều 9 quy định phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi không đủ tài liệu trong hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ.

Khoản 2 Điều 9 quy định phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với hành vi không lập hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ.

Theo điểm e khoản 1 Điều 3 Luật Xử lý vi phạm hành chính (đã được sửa đổi, bổ sung), đối với cùng một hành vi vi phạm hành chính, mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân, trừ trường hợp văn bản quy phạm pháp luật có quy định khác.

Như vậy, nếu doanh nghiệp thực hiện hành vi không lập hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ, mức phạt có thể là từ 10.000.000 đồng đến 14.000.000 đồng.

2. Áp dụng vào tình huống

Trong trường hợp trên, doanh nghiệp đã đầu tư hệ thống phòng cháy, chữa cháy nhưng vẫn không lập hồ sơ theo quy định.

Đây là hành vi vi phạm độc lập, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã xảy ra cháy hay chưa. Chỉ cần cơ quan có thẩm quyền kiểm tra và xác định không có hồ sơ theo quy định thì đã có căn cứ để xử phạt.

Ngoài khoản tiền phạt, doanh nghiệp còn phải nhanh chóng lập và hoàn thiện hồ sơ để bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật.

3. Kết luận pháp lý

Việc không lập hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ là hành vi vi phạm hành chính.

Đối với doanh nghiệp, mức xử phạt có thể lên đến 14 triệu đồng, đồng thời việc thiếu hồ sơ còn làm gia tăng rủi ro pháp lý nếu phát sinh cháy, nổ hoặc xảy ra tranh chấp về trách nhiệm của doanh nghiệp.

 III. Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục – Quản trị – “Chìa khóa nhân văn”

Góc nhìn pháp lý

Hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy là căn cứ chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ quản lý an toàn cháy, nổ.

Khi không có hồ sơ, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc chứng minh quá trình quản lý, huấn luyện, kiểm tra và thực hiện các biện pháp phòng ngừa theo quy định.

Góc nhìn tâm lý – giáo dục

Nhiều doanh nghiệp vẫn có tâm lý chỉ chú trọng đầu tư thiết bị mà xem nhẹ công tác quản lý hồ sơ.

Đây là nhận thức chưa đầy đủ bởi hồ sơ không phải là thủ tục hình thức mà phản ánh toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy của doanh nghiệp.

Góc nhìn quản trị

Một doanh nghiệp có hệ thống quản trị tốt luôn duy trì hồ sơ PCCC đầy đủ, cập nhật thường xuyên và phân công rõ người chịu trách nhiệm quản lý.

Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt mà còn tạo thuận lợi khi kiểm tra, thanh tra, giải quyết sự cố và làm việc với cơ quan bảo hiểm.

1. IV. Giải pháp toàn diện của Chuyên gia Nguyễn Hữu Long

Bước 1. Rà soát toàn bộ nghĩa vụ về phòng cháy, chữa cháy của doanh nghiệp và xác định các loại hồ sơ bắt buộc phải lập.

Bước 2. Hoàn thiện đầy đủ hồ sơ theo quy định; thường xuyên cập nhật tài liệu khi có thay đổi về nhân sự, phương tiện, phương án chữa cháy hoặc kết quả kiểm tra.

Bước 3. Tổ chức kiểm tra định kỳ, giao trách nhiệm cho bộ phận hoặc cá nhân phụ trách nhằm bảo đảm hồ sơ luôn đầy đủ, chính xác và sẵn sàng xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA

Chuyên gia Nguyễn Hữu Long nhận định, nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm đến việc đầu tư trang thiết bị mà quên rằng hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy cũng là một phần bắt buộc trong hệ thống quản lý an toàn.

Việc lập đầy đủ hồ sơ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt đến 14 triệu đồng mà còn là căn cứ quan trọng chứng minh sự tuân thủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro khi xảy ra sự cố và nâng cao năng lực quản trị của doanh nghiệp.

Thông điệp: Một bộ hồ sơ PCCC đầy đủ có giá trị không kém bất kỳ thiết bị chữa cháy nào. Tuân thủ đúng quy định ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản, người lao động và tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.

!Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc tương tự về đất đai hoặc học đường, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi tại hệ thống website tuvanphapluattamlygiaoduc.vn hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.