TÌNH HUỐNG 94 : STARTUP QUÊN ĐĂNG KÝ NỘI QUY LAO ĐỘNG TẠI SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

Đối với các startup đang tăng trưởng, việc tập trung vào doanh số và sản phẩm thường khiến các Founder bỏ quên các thủ tục hành chính nhân sự. Một trong những sai lầm phổ biến nhất là không đăng ký Nội quy lao động (NQLĐ) với cơ quan quản lý nhà nước. Đây là một lỗ hổng khiến Startup “không có quyền xử lý kỷ luật” khi nhân viên vi phạm. Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích rủi ro này.

1: Tóm tắt tình huống thực tế (The Case)

Startup T có 30 nhân viên nhưng chưa bao giờ xây dựng và đăng ký NQLĐ với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (LĐTBXH). Một nhân viên thường xuyên đi làm muộn và có hành vi gây hấn với đồng nghiệp. Công ty T quyết định sa thải nhân viên này vì vi phạm “quy định nội bộ”. Tuy nhiên, khi nhân viên này khởi kiện ra tòa vì bị sa thải trái pháp luật, Startup T hoàn toàn thua kiện. Lý do: NQLĐ chưa được đăng ký nên không có giá trị pháp lý để làm căn cứ xử lý kỷ luật. Kết quả, Startup T phải bồi thường một khoản tiền lớn và nhận lại nhân viên đó vào làm việc trong môi trường căng thẳng.

2: Góc nhìn Pháp lý – “Lá chắn vững chắc”

Theo Bộ luật Lao động 2019, NQLĐ là văn bản pháp lý bắt buộc:

Theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019: 

“Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.”

Điều 119 Bộ luật Lao động 2019: NQLĐ phải được đăng ký tại Sở LĐTBXH. Nội quy lao động chỉ có hiệu lực sau khi đã được đăng ký:

“1. Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

2. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
3. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.
4. Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.
5. Căn cứ điều kiện cụ thể, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc đăng ký nội quy lao động theo quy định tại Điều này.”

Chế tài xử phạt: 

Theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu không đăng ký NQLĐ với cơ quan có thẩm quyền.

“2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây: 

1. a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên; 
2. b) Không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật; 
3. c) Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động; 
4. d) Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực; 

đ) Xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự; thủ tục; thời hiệu theo quy định của pháp luật; 

1. e) Tạm đình chỉ công việc quá thời hạn theo quy định của pháp luật; 
2. g) Trước khi đình chỉ công việc của người lao động, người sử dụng lao động không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xem xét tạm đình chỉ công việc làm thành viên.” 

Hệ quả pháp lý nghiêm trọng hơn: Nếu bạn không có NQLĐ đã đăng ký, bạn không có căn cứ hợp pháp để áp dụng các hình thức kỷ luật lao động (như khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức hoặc sa thải). Khi đó, mọi nỗ lực kỷ luật nhân viên đều trở thành hành vi vi phạm pháp luật lao động.

3: Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục – Quản trị – “Chìa khóa nhân văn”

Về khía cạnh Quản trị rủi ro

Việc “quên” đăng ký NQLĐ là biểu hiện của quản trị tùy hứng. Trong một doanh nghiệp, NQLĐ không chỉ là văn bản trừng phạt, mà là “bản hiến pháp” giúp mọi thành viên hiểu rõ quyền hạn, trách nhiệm và giới hạn của mình. Một môi trường làm việc không có quy tắc rõ ràng là môi trường dễ nảy sinh mâu thuẫn và bất ổn.

Về khía cạnh Tâm lý ứng xử

Một NQLĐ được xây dựng chỉn chu và minh bạch thể hiện sự tôn trọng của Founder đối với nhân viên. Nó giúp nhân viên cảm thấy yên tâm vì mọi hành xử đều dựa trên quy định chung, không phải dựa trên “cảm xúc” của người sếp. Việc đăng ký NQLĐ cũng là cách bạn khẳng định doanh nghiệp mình hoạt động bài bản, chuyên nghiệp (Professionalism), tạo nên sự gắn kết lâu dài.

4: Giải pháp toàn diện của Chuyên gia Nguyễn Hữu Long

Để biến NQLĐ từ một nghĩa vụ hành chính thành công cụ quản trị sắc bén, chuyên gia Nguyễn Hữu Long đề xuất:

• Bước 1 – Xây dựng NQLĐ phù hợp với văn hóa Startup: Đừng “sao chép” nội quy của công ty khác. Hãy xây dựng NQLĐ dựa trên đặc thù công việc và văn hóa doanh nghiệp của bạn, nhưng vẫn phải đảm bảo tuân thủ Bộ luật Lao động 2019.
• Bước 2 – Thực hiện thủ tục đăng ký đúng quy định: Nộp hồ sơ đăng ký tại Sở LĐTBXH nơi đặt trụ sở chính. Hiện nay, nhiều địa phương đã hỗ trợ nộp hồ sơ qua cổng dịch vụ công trực tuyến, giúp việc đăng ký trở nên nhanh chóng và thuận tiện.
• Bước 3 – Phổ biến đến toàn thể nhân viên: NQLĐ chỉ có giá trị khi nhân viên biết và hiểu nó. Hãy thông báo, niêm yết NQLĐ tại nơi làm việc và yêu cầu nhân viên ký xác nhận đã đọc/hiểu. Đây là “điều kiện đủ” để bạn có thể áp dụng kỷ luật nếu có vi phạm xảy ra sau này.

Khép lại vấn đề, “quy tắc” chính là khung xương giúp cơ thể Startup đứng vững. Đừng để một sơ suất hành chính nhỏ làm đổ vỡ cả hệ thống nhân sự mà bạn đã dày công vun đắp.

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA: Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS. Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.

Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc tương tự về đất đai hoặc học đường, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi tại hệ thống website tuvanphapluattamlygiaoduc.vn hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.

Từ khoá: Nội quy lao động; Sở LĐTBXH; Kỷ luật lao động; Bộ luật Lao động; Quản trị nhân sự.