Trong giai đoạn khởi nghiệp, vì muốn tối ưu hóa chi phí hoặc do giao dịch với các cá nhân/cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ, nhiều startup thường “bỏ quên” việc lấy hóa đơn cho các khoản chi phí đầu vào. Hành động này vô tình tạo ra một “hố đen” tài chính, khiến doanh nghiệp rơi vào thế khó khi cơ quan thuế thực hiện thanh, kiểm tra. Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích sâu sắc tình huống này.
1: Tóm tắt tình huống thực tế (The Case)
Công ty X là một startup trong lĩnh vực dịch vụ sáng tạo. Để tiết kiệm chi phí, Founder thường xuyên mua các thiết bị công nghệ, vật dụng văn phòng từ các cá nhân bán hàng online hoặc các cửa hàng nhỏ không xuất hóa đơn. Ngoài ra, chi phí xăng xe, tiếp khách cũng được Founder chi trả bằng tiền mặt mà không có chứng từ hợp lệ.
Đến cuối năm tài chính, khi kế toán tập hợp số liệu để quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN), họ phát hiện hơn 40% chi phí vận hành không có hóa đơn hợp lệ. Điều này khiến lợi nhuận trên sổ sách bị “đội” lên rất cao, dẫn đến số thuế TNDN mà Công ty X phải nộp lớn gấp nhiều lần thực tế. Không chỉ vậy, công ty còn đứng trước nguy cơ bị cơ quan thuế loại toàn bộ các chi phí không hợp lệ này ra khỏi danh mục chi phí được trừ.
#2: Góc nhìn Pháp lý – “Lá chắn vững chắc”
Việc không có hóa đơn, chứng từ cho các khoản chi phí đầu vào là hành vi vi phạm các nguyên tắc kế toán và thuế:
Thông tư 20/2026/TT-BTC : Trừ các khoản chi không được nêu, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện: Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định số 254/2026/ND-CP:
“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này. Hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán và quy định tại Điều 10 Nghị định này, bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.”
=>Rủi ro về Thuế: Khi chi phí không có hóa đơn hợp lệ, doanh nghiệp sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Kết quả là doanh nghiệp phải nộp thuế trên một mức “lợi nhuận ảo”, gây thiệt hại lớn cho dòng tiền kinh doanh.
#3: Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục – Quản trị – “Chìa khóa nhân văn”
##Về khía cạnh Quản trị rủi ro
Sự chủ quan trong việc lấy hóa đơn phản ánh tư duy quản trị “ngắn hạn”. Một doanh nghiệp bền vững cần hiểu rằng hóa đơn không chỉ là tờ giấy, mà là bằng chứng pháp lý chứng minh cho sự trung thực và minh bạch của dòng tiền. Startup cần thay đổi ngay tư duy: “Chi phí không có hóa đơn là chi phí không tồn tại đối với cơ quan thuế”.
##Về khía cạnh Tâm lý ứng xử
Nhiều Founder thường ngại đòi hỏi hóa đơn vì sợ “phiền phức” hoặc “mất lòng” đối tác. Tuy nhiên, trong môi trường chuyên nghiệp, việc yêu cầu hóa đơn là quyền lợi và trách nhiệm của người mua. Việc giáo dục đội ngũ nhân viên về quy trình mua sắm, yêu cầu chứng từ ngay từ những ngày đầu sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được văn hóa làm việc bài bản, tránh được sự ỷ lại vào các giao dịch “ngầm”.
#4: Giải pháp toàn diện của Chuyên gia Nguyễn Hữu Long
Để bảo vệ nguồn vốn và tính minh bạch cho Startup, Chuyên gia Nguyễn Hữu Long đưa ra giải pháp 3 bước:
##Bước 1 – Thiết lập quy trình mua sắm chuẩn: Ban hành quy định nội bộ nghiêm ngặt: “Không hóa đơn, không thanh toán”. Mọi khoản chi dù nhỏ nhất cũng phải được kế toán xét duyệt dựa trên hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
##Bước 2 – Hợp thức hóa các khoản chi đặc thù: Đối với những trường hợp bắt buộc phải mua hàng từ cá nhân không có hóa đơn, hãy tận dụng các quy định về bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ (theo quy định cụ thể của ngành và địa phương) để làm căn cứ hạch toán chi phí hợp lý. Lưu ý cần có đầy đủ hợp đồng, chứng từ thanh toán ngân hàng kèm theo.
##Bước 3 – Ưu tiên đối tác uy tín: Chuyển dịch dần việc mua sắm từ các nguồn không xuất được hóa đơn sang các đơn vị cung cấp chuyên nghiệp. Việc này không chỉ giúp bạn có hóa đơn đầu vào để khấu trừ thuế mà còn đảm bảo chất lượng hàng hóa, dịch vụ và chính sách bảo hành.
Khép lại vấn đề, hóa đơn chính là “tấm khiên” bảo vệ doanh nghiệp trước các đợt thanh tra thuế. Đầu tư thời gian để hoàn thiện hệ thống chứng từ ngay hôm nay chính là cách bạn tiết kiệm hàng trăm triệu đồng tiền thuế không đáng có trong tương lai.
GÓC NHÌN CHUYÊN GIA: Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS. Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.
Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc tương tự về đất đai hoặc học đường, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi tại hệ thống website tuvanphapluattamlygiaoduc.vn hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.
Từ khoá: Hóa đơn đầu vào; Thuế TNDN; Quản trị chi phí; Startup; Luật quản lý thuế.