TÌNH HUỐNG SỐ 966: CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC ĐỂ MẤT TOÀN BỘ DỮ LIỆU QUAN TRỌNG CỦA NGƯỜI DÂN DO KHÔNG SAO LƯU MÁY TÍNH ĐỊNH KỲ

TÌNH HUỐNG SỐ 966: CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC ĐỂ MẤT TOÀN BỘ DỮ LIỆU QUAN TRỌNG CỦA NGƯỜI DÂN DO KHÔNG SAO LƯU MÁY TÍNH ĐỊNH KỲ

1. TÓM TẮT TÌNH HUỐNG THỰC TẾ

Một cơ quan hành chính nhà nước lưu trữ hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính và thông tin của người dân trên hệ thống máy tính. Do cán bộ phụ trách không thực hiện sao lưu định kỳ, không kiểm tra khả năng khôi phục và không xây dựng phương án dự phòng, khi hệ thống gặp sự cố, toàn bộ dữ liệu quan trọng bị mất. Hậu quả là nhiều hồ sơ bị đình trệ, việc giải quyết thủ tục hành chính bị chậm trễ, người dân có nguy cơ phải bổ sung giấy tờ và phát sinh chi phí.

Tình huống đặt ra yêu cầu xác định trách nhiệm của cơ quan và cá nhân liên quan, khẩn trương khôi phục dữ liệu, bảo vệ quyền lợi người dân và hoàn thiện quy trình quản trị dữ liệu công nhằm ngăn ngừa sự cố tái diễn.

2. GÓC NHÌN PHÁP LÝ – “LÁ CHẮN VỮNG CHẮC”

2.1. Căn cứ pháp luật áp dụng

Luật Cán bộ, công chức số 80/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025: là căn cứ xác định trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm công vụ và việc xử lý vi phạm của cán bộ, công chức.

Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025: Điều 31 quy định về phạm vi áp dụng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử; Điều 32 quy định về tài liệu lưu trữ điện tử; Điều 33 quy định về tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số. Đây là những căn cứ quan trọng để xem xét việc quản lý, bảo quản và bảo đảm khả năng truy cập tài liệu lưu trữ điện tử.

Luật Dữ liệu số 60/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025: là căn cứ xem xét trách nhiệm quản trị, bảo vệ và sử dụng dữ liệu số của cơ quan, tổ chức.

Luật An toàn thông tin mạng số 2025 và các văn bản hướng dẫn còn hiệu lực: là căn cứ xem xét nghĩa vụ bảo đảm an toàn hệ thống thông tin và xử lý rủi ro liên quan.

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026: áp dụng khi dữ liệu bị ảnh hưởng là dữ liệu cá nhân thuộc phạm vi điều chỉnh của luật.

Nghị định số 172/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 251/2025/NĐ-CP: là căn cứ về xử lý kỷ luật cán bộ, công chức theo quy định hiện hành.

Các văn bản trên phải được áp dụng phù hợp với tính chất dữ liệu, nhiệm vụ được giao, quy trình nội bộ và nguyên nhân thực tế của sự cố. Không có một đạo luật riêng mang tên “Luật Hành chính” điều chỉnh toàn bộ vấn đề này.

2.2. Xác định trách nhiệm pháp lý

Thứ nhất, trách nhiệm của cơ quan hành chính nhà nước. Cơ quan phải tổ chức xác minh nguyên nhân, triển khai biện pháp khôi phục dữ liệu, bảo đảm việc giải quyết thủ tục hành chính được tiếp tục và hạn chế tối đa thiệt hại cho người dân. Nếu vi phạm nghĩa vụ quản lý, bảo quản hoặc bảo vệ dữ liệu theo quy định áp dụng, cơ quan phải chịu trách nhiệm tương ứng.

Thứ hai, trách nhiệm của cán bộ và người đứng đầu. Cán bộ trực tiếp phụ trách có thể bị xem xét kỷ luật nếu có căn cứ chứng minh đã không thực hiện nhiệm vụ sao lưu được giao hoặc vi phạm quy trình bảo quản dữ liệu. Người đứng đầu cũng phải được xem xét trách nhiệm nếu thiếu kiểm tra, giám sát hoặc không tổ chức biện pháp phòng ngừa cần thiết. Việc xử lý phải dựa trên chứng cứ, mức độ lỗi, hậu quả và đúng thẩm quyền; không mặc nhiên quy toàn bộ trách nhiệm cho người trực tiếp vận hành máy tính.

Thứ ba, trách nhiệm bồi thường và trách nhiệm pháp lý khác. Nếu sự cố gây thiệt hại thực tế, phải xác định căn cứ pháp luật, hành vi vi phạm, lỗi, quan hệ nhân quả và thiệt hại để xem xét trách nhiệm bồi thường. Nếu có dấu hiệu vi phạm hành chính hoặc tội phạm thì chuyển cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định tương ứng. Không phải mọi trường hợp mất dữ liệu đều đương nhiên phát sinh trách nhiệm hình sự.

2.3. Điều khoản hợp đồng và quy chế bảo mật

Nếu cơ quan thuê doanh nghiệp cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin, hợp đồng cần quy định rõ:

• Sao lưu dữ liệu: tần suất, phạm vi, thời hạn lưu giữ và trách nhiệm kiểm tra bản sao lưu.
• Khôi phục dữ liệu: thời gian khôi phục mục tiêu, mức mất dữ liệu tối đa có thể chấp nhận và quy trình thử nghiệm phục hồi.
• Bảo mật thông tin: phân quyền truy cập, mã hóa, ghi nhật ký và kiểm soát việc chuyển giao dữ liệu.
• Xử lý sự cố: thời hạn thông báo, trách nhiệm phối hợp điều tra, bảo toàn chứng cứ và khắc phục hậu quả.
• Trách nhiệm hợp đồng: căn cứ xác định vi phạm, thiệt hại, bồi thường và giải quyết tranh chấp.

Đây là những nội dung cần thiết để xây dựng hợp đồng và quy chế nội bộ phù hợp, không phải điều khoản mặc nhiên có sẵn trong mọi hợp đồng. Việc thuê đơn vị công nghệ thông tin không loại trừ trách nhiệm quản lý của cơ quan nhà nước.

3. GÓC NHÌN TÂM LÝ – GIÁO DỤC – QUẢN TRỊ – “CHÌA KHÓA NHÂN VĂN”

3.1. Góc nhìn tâm lý

Sự cố có thể bắt nguồn từ tâm lý chủ quan, trì hoãn, xem nhẹ rủi ro hoặc đùn đẩy trách nhiệm. Sau khi sự cố xảy ra, tâm lý sợ bị kỷ luật có thể khiến cán bộ che giấu thông tin hoặc chậm báo cáo, làm giảm khả năng khôi phục dữ liệu.

Vì vậy, cần xây dựng văn hóa báo cáo trung thực, khuyến khích phát hiện rủi ro sớm và phân biệt sai sót vô ý với hành vi cố ý vi phạm hoặc che giấu trách nhiệm.

3.2. Góc nhìn giáo dục

Cơ quan cần tổ chức đào tạo định kỳ về lưu trữ hồ sơ điện tử, bảo mật dữ liệu, sao lưu và phục hồi hệ thống. Cán bộ phải được hướng dẫn thao tác thực tế, kiểm tra năng lực và đánh giá việc tuân thủ quy trình. Giáo dục trách nhiệm công vụ phải giúp mỗi người nhận thức rằng dữ liệu hành chính gắn trực tiếp với quyền lợi và niềm tin của người dân.

3.3. Góc nhìn quản trị

Sự cố phản ánh những hạn chế trong phân công nhiệm vụ, kiểm soát rủi ro và giám sát hệ thống. Cơ quan cần phân định rõ người thực hiện sao lưu, người kiểm tra và người chịu trách nhiệm quản lý; đồng thời thiết lập cảnh báo khi sao lưu thất bại và kiểm tra định kỳ khả năng khôi phục.

Việc sao lưu phải được tổ chức theo nhiều lớp, có bản sao tách biệt với hệ thống chính và có quy trình kiểm thử. Quản trị tốt không chỉ dựa vào ý thức cá nhân mà còn phải có cơ chế kỹ thuật và giám sát để hạn chế sai sót.

4. GIẢI PHÁP TOÀN DIỆN CỦA CHUYÊN GIA NGUYỄN HỮU LONG

Một là, khắc phục sự cố khẩn cấp. Bảo toàn nhật ký và chứng cứ điện tử, kiểm tra các bản sao lưu và nguồn dữ liệu hợp pháp khác, đánh giá khả năng phục hồi trước khi thực hiện các thao tác có thể làm mất cơ hội khôi phục.

Hai là, bảo vệ quyền lợi người dân. Chủ động khai thác lại dữ liệu từ các nguồn hợp pháp, hướng dẫn người dân và hạn chế yêu cầu cung cấp lại giấy tờ mà cơ quan có thể xác minh theo quy định. Việc xử lý hồ sơ tồn đọng phải được ưu tiên và thông tin rõ ràng cho người dân.

Ba là, xác minh và xử lý trách nhiệm. Làm rõ nguyên nhân kỹ thuật, trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm quản lý; xem xét kỷ luật theo đúng thẩm quyền, trình tự và căn cứ pháp luật. Nếu phát hiện dấu hiệu vi phạm khác, thực hiện chuyển cơ quan có thẩm quyền xử lý.

Bốn là, hoàn thiện quy trình quản trị dữ liệu. Ban hành quy trình sao lưu, phục hồi và ứng phó sự cố; quy định rõ tần suất, người thực hiện, người kiểm tra và chế độ báo cáo. Tổ chức diễn tập khôi phục dữ liệu để kiểm chứng hiệu quả của phương án dự phòng.

Năm là, nâng cao trách nhiệm công vụ. Đưa việc tuân thủ quy trình bảo vệ dữ liệu vào tiêu chí đánh giá công việc; tăng cường đào tạo, khuyến khích báo cáo rủi ro và xử lý nghiêm hành vi cố ý vi phạm, che giấu sự cố hoặc tái phạm.

Sáu là, giám sát và cải tiến liên tục. Định kỳ kiểm tra hệ thống, đánh giá kết quả sao lưu, khả năng phục hồi và việc tuân thủ quy trình. Sau mỗi sự cố, cần xác định nguyên nhân gốc rễ để điều chỉnh công nghệ, quy trình và phân công trách nhiệm.

KẾT LUẬN

Mất dữ liệu do không sao lưu định kỳ không chỉ là sự cố kỹ thuật mà còn có thể phản ánh thiếu sót trong trách nhiệm công vụ và quản trị nhà nước. Giải pháp hiệu quả phải kết hợp khôi phục dữ liệu, xác định đúng trách nhiệm pháp lý, bảo vệ quyền lợi người dân và thiết lập cơ chế phòng ngừa có thể kiểm chứng. Mục tiêu cuối cùng không chỉ là xử lý vi phạm mà còn là xây dựng nền hành chính an toàn, chuyên nghiệp, minh bạch và lấy người dân làm trung tâm.

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA:

Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS. Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.

Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc về pháp lý hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi cho chuyên gia tại: https://tuvanphapluattamlygiaoduc.vn/gui-cau-hoi-den-chuyen-gia/ hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời