Pháp luật về kinh tế
TÌNH HUỐNG SỐ 537: DOANH NGHIỆP BỊ PHẠT DO NHÂN VIÊN CÀI ĐẶT PHẦN MỀM KHÔNG CÓ BẢN QUYỀN?
Th9
TÌNH HUỐNG SỐ 537: DOANH NGHIỆP BỊ PHẠT DO NHÂN VIÊN CÀI ĐẶT PHẦN MỀM KHÔNG CÓ BẢN QUYỀN?
Chỉ một thao tác tưởng như đơn giản của nhân viên – tải và cài đặt một phần mềm không có giấy phép hợp pháp – cũng có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với tranh chấp và trách nhiệm pháp lý về quyền tác giả. Khi phần mềm được sử dụng trên máy tính của công ty để phục vụ hoạt động kinh doanh, câu hỏi không còn đơn giản là “ai đã cài phần mềm?”, mà là doanh nghiệp đã kiểm soát quyền sử dụng phần mềm như thế nào?
Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích một tình huống thực tế dưới đây để tìm ra giải pháp vẹn toàn cho vấn đề này.
I. TÓM TẮT TÌNH HUỐNG THỰC TẾ
Công ty S hoạt động trong lĩnh vực thiết kế và công nghệ. Để phục vụ công việc, một nhân viên thuộc bộ phận kỹ thuật tự ý tải và cài đặt một phần mềm thiết kế chuyên dụng từ Internet lên máy tính của công ty. Phần mềm được sử dụng trong nhiều tháng nhưng không có giấy phép sử dụng hợp pháp.
Ban lãnh đạo cho rằng đây chỉ là hành động của cá nhân nhân viên và công ty không trực tiếp tải phần mềm nên không phải chịu trách nhiệm.
Sau đó, chủ sở hữu phần mềm tiến hành kiểm tra và phát hiện chương trình đang được sử dụng tại công ty S. Doanh nghiệp bị yêu cầu chấm dứt sử dụng và đối mặt với nguy cơ xử lý vi phạm quyền tác giả.
Nếu nhân viên tự ý cài đặt phần mềm không có bản quyền thì trách nhiệm pháp lý thuộc về nhân viên hay doanh nghiệp? Công ty có thể nói “nhân viên tự làm, công ty không biết” để loại trừ trách nhiệm hay không?
II. “LÁ CHẮN VỮNG CHẮC” – GÓC NHÌN PHÁP LÝ
- Phần mềm máy tính là đối tượng được bảo hộ quyền tác giả
Theo Luật Sở hữu trí tuệ 2005( sửa đổi, bổ sung 2009,2019,2022,2025), chương trình máy tính thuộc nhóm tác phẩm được bảo hộ quyền tác giả.
Điều này có nghĩa việc doanh nghiệp sử dụng một chương trình máy tính không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn liên quan trực tiếp đến quyền tài sản của chủ sở hữu phần mềm.
Trong đó, quyền sao chép tác phẩm là một trong những quyền tài sản được pháp luật bảo hộ. Vì vậy, việc cài đặt phần mềm trái phép có thể liên quan đến hành vi sao chép tác phẩm nếu việc cài đặt tạo ra bản sao của chương trình mà không được chủ sở hữu cho phép.
Đây là lý do doanh nghiệp không nên xem việc “download và cài đặt phần mềm” đơn thuần là một thao tác của bộ phận IT.
- Nhân viên tự ý cài đặt không có nghĩa doanh nghiệp đương nhiên được miễn trách nhiệm
Pháp luật cần xem xét ai thực hiện hành vi vi phạm, hành vi được thực hiện trong hoàn cảnh nào, phần mềm được cài đặt trên thiết bị của ai, được sử dụng vào mục đích gì và doanh nghiệp có tổ chức, cho phép hoặc hưởng lợi từ việc sử dụng đó hay không.
Đặc biệt, nếu phần mềm được cài đặt trên máy tính thuộc doanh nghiệp và được sử dụng để phục vụ hoạt động kinh doanh, rủi ro pháp lý của công ty là rất rõ ràng.
Doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào việc “không trực tiếp tải phần mềm” để mặc nhiên loại trừ mọi trách nhiệm.
- Doanh nghiệp có thể bị xử phạt với tư cách tổ chức
Điểm đáng chú ý hiện nay là Nghị định 341/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 15/02/2026, quy định xử phạt vi phạm hành chính về quyền tác giả, quyền liên quan.
Theo Điều 16 Nghị định 341/2025/NĐ-CP, hành vi sao chép tác phẩm mà không được phép của chủ sở hữu quyền tác giả có thể bị xử phạt. Đối với tổ chức, mức phạt được quy định riêng và cao hơn mức áp dụng cho cá nhân. Cụ thể, trong các trường hợp thuộc khoản 2 Điều 16, mức phạt đối với tổ chức có thể từ 10 triệu đồng đến 100 triệu đồng, tùy theo số lợi bất hợp pháp, thiệt hại hoặc giá trị hàng hóa vi phạm.
Ngoài phạt tiền, tùy hành vi và trường hợp cụ thể, còn có thể áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả như buộc gỡ bỏ, xóa bản sao vi phạm hoặc các biện pháp khác theo Nghị định.
Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý: việc nhân viên thực hiện thao tác cài đặt không làm biến mất rủi ro pháp lý của tổ chức nếu hành vi sử dụng và sao chép phần mềm thực tế diễn ra trong hoạt động của doanh nghiệp.
- Không phải cứ “phần mềm tải từ Internet” là mặc nhiên vi phạm
Có những phần mềm:
- Cho phép sử dụng miễn phí;
- Có giấy phép mã nguồn mở;
- Cho phép sử dụng trong phạm vi nhất định;
- Cho phép sử dụng cho cá nhân nhưng không cho phép sử dụng thương mại;
- Có thời hạn dùng thử;
- Cho phép một số lượng thiết bị nhất định.
Vì vậy, khi đánh giá S có vi phạm hay không, cần kiểm tra điều khoản giấy phép của phần mềm.
Ví dụ, nhân viên tải một phần mềm miễn phí nhưng giấy phép chỉ cho phép sử dụng phi thương mại. Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm đó để thiết kế sản phẩm và tạo doanh thu thì vẫn có thể phát sinh vấn đề về phạm vi quyền sử dụng.
Do đó, “miễn phí” không đồng nghĩa với “được sử dụng tùy ý trong doanh nghiệp”.
Kết luận pháp lý
Trong trường hợp công ty S, không thể chỉ dựa vào lý do “nhân viên tự ý cài đặt” để kết luận công ty hoàn toàn không có trách nhiệm.
Nếu phần mềm là chương trình máy tính được bảo hộ quyền tác giả, việc sao chép/cài đặt không được chủ sở hữu cho phép có thể xâm phạm quyền tác giả. Khi hành vi được thực hiện trong môi trường doanh nghiệp và phục vụ hoạt động kinh doanh, công ty có thể trở thành chủ thể bị xử lý tùy thuộc vào hành vi, chứng cứ và các điều kiện pháp luật cụ thể.
Theo Nghị định 341/2025/NĐ-CP, hành vi sao chép tác phẩm không được phép có thể bị xử phạt đối với tổ chức; mức phạt đối với tổ chức được quy định cao hơn cá nhân và có thể kèm các biện pháp khắc phục hậu quả.
Vì vậy, trách nhiệm của doanh nghiệp không nên được nhìn nhận đơn giản theo câu hỏi “Ai là người bấm nút cài đặt?”, mà phải xem xét ai sử dụng, sử dụng ở đâu, vào mục đích gì, quyền sử dụng phần mềm được cấp đến đâu và doanh nghiệp đã áp dụng cơ chế kiểm soát nào.
III. “CHÌA KHÓA NHÂN VĂN” – GÓC NHÌN TÂM LÝ, GIÁO DỤC VÀ QUẢN TRỊ
Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là startup, thường cho rằng mua phần mềm bản quyền là chi phí không cần thiết. Một nhân viên có thể nghĩ: “Chỉ cài một phần mềm để làm việc nhanh hơn, công ty sẽ không biết.”. Nhưng một phần mềm được cài trên máy tính doanh nghiệp có thể trở thành rủi ro pháp lý của cả tổ chức.
Vấn đề không chỉ nằm ở ý thức của một nhân viên mà còn phản ánh cơ chế quản trị tài sản trí tuệ của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không có quy định:
- Ai được quyền cài phần mềm;
- Phần mềm nào được phép sử dụng;
- Ai chịu trách nhiệm kiểm tra giấy phép;
- Nhân viên có được tự tải phần mềm hay không;
- Công ty kiểm kê phần mềm bao nhiêu lần;
thì việc vi phạm rất dễ xảy ra.
Vì vậy, doanh nghiệp cần chuyển từ tư duy “Không được cài phần mềm lậu” sang “Mọi phần mềm sử dụng trong doanh nghiệp phải được kiểm soát về nguồn gốc và quyền sử dụng.”
Đây là cách tiếp cận quản trị chủ động hơn.
IV. GIẢI PHÁP TOÀN DIỆN CỦA CHUYÊN GIA NGUYỄN HỮU LONG
Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên triển khai 6 giải pháp:
Một là, ban hành quy chế sử dụng phần mềm. Quy định rõ nhân viên không được tự ý cài đặt phần mềm lên thiết bị của doanh nghiệp nếu chưa được bộ phận có thẩm quyền phê duyệt.
Hai là, lập danh mục phần mềm được phép sử dụng. Mỗi phần mềm cần có thông tin về nhà cung cấp, loại giấy phép, số lượng người dùng, thời hạn và phạm vi sử dụng.
Ba là, kiểm soát quyền cài đặt. Tài khoản nhân viên thông thường không nên mặc nhiên có quyền quản trị để tự do cài đặt chương trình trên máy tính doanh nghiệp.
Bốn là, kiểm kê phần mềm định kỳ. Bộ phận IT cần rà soát các chương trình đang được cài đặt, đối chiếu với danh sách phần mềm đã được doanh nghiệp cấp phép.
Năm là, đào tạo nhân viên. Nhân viên cần được giải thích rằng việc tải và cài đặt phần mềm không rõ nguồn gốc có thể tạo ra rủi ro về quyền tác giả cho chính doanh nghiệp.
Sáu là, xử lý ngay khi phát hiện vi phạm. Nếu phát hiện phần mềm không có quyền sử dụng hợp pháp, doanh nghiệp nên ngừng sử dụng, gỡ bỏ bản sao vi phạm, xác minh nguồn gốc và giấy phép, đồng thời đánh giá nguy cơ trách nhiệm pháp lý trước khi làm việc với chủ sở hữu quyền.
GÓC NHÌN CHUYÊN GIA:
Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS. Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.
Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc về pháp lý hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi cho chuyên gia tại: https://tuvanphapluattamlygiaoduc.vn/gui-cau-hoi-den-chuyen-gia/
hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.