TÌNH HUỐNG SỐ 486: THỦ TỤC PHÁP LÝ VÀ ĐIỀU KIỆN ĐỂ VIỆN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC NGOÀI CÔNG LẬP ĐĂNG KÝ HOẠT ĐỘNG VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG ĐỊNH DANH HỌC THUẬT PHỤC VỤ HỘI NHẬP QUỐC TẾ

TÌNH HUỐNG SỐ 486: THỦ TỤC PHÁP LÝ VÀ ĐIỀU KIỆN ĐỂ VIỆN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC NGOÀI CÔNG LẬP ĐĂNG KÝ HOẠT ĐỘNG VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG ĐỊNH DANH HỌC THUẬT PHỤC VỤ HỘI NHẬP QUỐC TẾ

I. TÓM TẮT TÌNH HUỐNG THỰC TẾ

Viện nghiên cứu khoa học X là tổ chức khoa học và công nghệ ngoài công lập, hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ. Viện có nhu cầu chuẩn hóa thông tin tổ chức, đội ngũ nghiên cứu viên và các công bố khoa học nhằm nâng cao khả năng liên thông dữ liệu, xuất bản và nhận diện công trình trên các hệ thống học thuật trong nước và quốc tế.

Viện muốn đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ, đồng thời xây dựng hệ thống định danh thống nhất cho Viện và các nhà nghiên cứu.

Vấn đề đặt ra: Viện phải đáp ứng điều kiện nào, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục trực tuyến ra sao? “Mã số hoạt động chuẩn quốc tế” có phải là một mã do Bộ Khoa học và Công nghệ cấp hay không?

II. GÓC NHÌN PHÁP LÝ – “LÁ CHẮN VỮNG CHẮC”

1. Căn cứ pháp lý và điều kiện

Căn cứ Luật Khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo số 93/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/10/2025, tổ chức khoa học và công nghệ có thể được tổ chức dưới hình thức viện, trung tâm và các hình thức khác; pháp luật không phân biệt tổ chức công lập và ngoài công lập trong chính sách phát triển tổ chức khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo. Điều 42, Điều 43 Luật là căn cứ pháp lý nền tảng.

Theo Điều 10 Nghị định 262/2025/NĐ-CP, Viện phải bảo đảm:

• Có Điều lệ tổ chức và hoạt động, xác định rõ mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động và cơ cấu tổ chức;
• Có trụ sở chính hợp pháp và tên giao dịch phù hợp;
• Lĩnh vực hoạt động được xác định theo mã cấp 2 của Bảng phân loại lĩnh vực khoa học và công nghệ;
• Có ít nhất 05 người có trình độ đại học trở lên làm việc toàn thời gian, trong đó tối thiểu 30% có chuyên môn phù hợp với từng lĩnh vực đăng ký;
• Nếu là tổ chức nghiên cứu khoa học hoặc nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ thì phải có ít nhất 01 tiến sĩ phù hợp, làm việc toàn thời gian trong mỗi lĩnh vực đăng ký;
• Có cơ sở vật chất – kỹ thuật và quyền sở hữu hoặc sử dụng hợp pháp đáp ứng hoạt động.

2. Hồ sơ và thủ tục

Theo Điều 23 Nghị định 262/2025/NĐ-CP, hồ sơ cơ bản gồm:

• Đơn đăng ký theo Mẫu số 07;
• Quyết định thành lập;
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu và lý lịch khoa học;
• Điều lệ tổ chức và hoạt động;
• Danh sách nhân lực theo Mẫu số 04;
• Bảng kê cơ sở vật chất – kỹ thuật theo Mẫu số 10;
• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp trụ sở.

Hồ sơ có thể nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc qua bưu chính. Với hồ sơ trực tuyến, tài liệu phải ở định dạng PDF, sử dụng phông Unicode theo quy định, được ký số hoặc số hóa từ bản giấy và bảo đảm tính đầy đủ, toàn vẹn, chính xác.

Theo quy định thủ tục hiện hành năm 2026, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hồ sơ trong 05 ngày làm việc; nếu hồ sơ hợp lệ thì thẩm định và cấp giấy chứng nhận trong 08 ngày làm việc.

3. Cơ quan có thẩm quyền

Theo Điều 22 Nghị định 262/2025/NĐ-CP:

• Cơ quan thực hiện chức năng thông tin, thống kê thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ cấp giấy chứng nhận đối với các tổ chức thuộc nhóm trung ương được quy định tại khoản 1 Điều 22;
• Cơ quan chuyên môn về khoa học và công nghệ thuộc UBND cấp tỉnh, nơi đặt trụ sở chính, cấp giấy chứng nhận cho các tổ chức không thuộc nhóm trên.

Vì vậy, Viện nghiên cứu ngoài công lập thông thường không mặc nhiên được Bộ Khoa học và Công nghệ cấp giấy chứng nhận; phải xác định cơ quan có thẩm quyền theo nguồn gốc thành lập và loại hình cụ thể của Viện.

4. Phải phân biệt “giấy chứng nhận” với “mã định danh quốc tế”

Không có một “mã số hoạt động chuẩn quốc tế” duy nhất do Bộ Khoa học và Công nghệ cấp để Viện được xuất bản quốc tế.

Cần phân biệt:

• Giấy chứng nhận đăng ký tổ chức khoa học và công nghệ → xác lập tư cách và phạm vi hoạt động pháp lý của Viện;
• ORCID → định danh nhà nghiên cứu;
• DOI → định danh bài báo/công trình hoặc đối tượng số;
• ISSN → định danh tạp chí hoặc ấn phẩm định kỳ;
• ROR → định danh tổ chức nghiên cứu trong hệ thống học thuật quốc tế.

Đồng thời, Thông tư 22/2025/TT-BKHCN quy định việc thu thập, cập nhật, kết nối và chia sẻ dữ liệu trên Hệ thống thông tin quốc gia về khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo; trong đó có thông tin về tổ chức KH&CN, nhân lực, hoạt động và công bố khoa học.

5. Điều khoản hợp đồng cần thiết

Nếu Viện thuê đơn vị quản trị dữ liệu hoặc nền tảng xuất bản, hợp đồng nên có:

Điều khoản về định danh và dữ liệu: Bên cung cấp phải chuẩn hóa chính xác tên Viện, tên tác giả và mã định danh; không được tự ý thay đổi, chuyển giao hoặc khai thác dữ liệu ngoài phạm vi hợp đồng.

Điều khoản bảo mật: Dữ liệu nhân sự, hồ sơ nghiên cứu và công trình chưa công bố chỉ được sử dụng đúng mục đích, phạm vi và thời hạn đã thỏa thuận.

Điều khoản trách nhiệm: Bên cung cấp phải sửa chữa sai lệch dữ liệu do lỗi của mình và phối hợp với Viện khi dữ liệu bị đồng bộ sai trên hệ thống.

III. GÓC NHÌN TÂM LÝ – GIÁO DỤC – QUẢN TRỊ – “CHÌA KHÓA NHÂN VĂN”

Chuẩn hóa định danh không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là quản trị tri thức và phát triển đội ngũ nghiên cứu.

1. Về tâm lý

Giải thích cho nhà nghiên cứu rằng định danh thống nhất giúp:

• hạn chế nhầm lẫn tên tác giả;
• ghi nhận chính xác thành tích;
• tăng khả năng tìm kiếm và trích dẫn;
• nâng cao uy tín học thuật.

2. Về giáo dục

Viện cần đào tạo nghiên cứu viên về:

• sử dụng ORCID;
• chuẩn hóa tên tác giả và tên Viện;
• đạo đức, liêm chính học thuật;
• trích dẫn và quản lý dữ liệu nghiên cứu.

Nghị định 262/2025/NĐ-CP cũng quy định về liêm chính khoa học, đạo đức nghề nghiệp và trách nhiệm trong nghiên cứu.

3. Về quản trị

Xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung: Nhà nghiên cứu → ORCID → Viện → lĩnh vực chuyên môn → công bố → DOI → chỉ số trích dẫn.

Viện đồng thời phải thống nhất một tên pháp lý và tên giao dịch quốc tế chính thức, tránh việc mỗi công bố sử dụng một tên Viện khác nhau.

IV. GIẢI PHÁP TOÀN DIỆN CỦA CHUYÊN GIA NGUYỄN HỮU LONG

Một là, chuẩn hóa pháp lý: rà soát điều lệ, nhân lực, lĩnh vực hoạt động, trụ sở và cơ sở vật chất; hoàn thiện hồ sơ đăng ký tổ chức KH&CN theo Điều 10 và Điều 23 Nghị định 262/2025/NĐ-CP.

Hai là, chuẩn hóa hồ sơ số: xây dựng một bộ dữ liệu thống nhất gồm giấy chứng nhận, tên pháp lý, tên giao dịch quốc tế, lĩnh vực hoạt động, nhân lực và thông tin liên hệ.

Ba là, xây dựng hệ sinh thái định danh: Viện → định danh tổ chức; nhà nghiên cứu → ORCID; công trình → DOI; tạp chí → ISSN.

Bốn là, quản trị dữ liệu: ban hành quy chế về cập nhật hồ sơ, kiểm soát tên tác giả, bảo mật, phân quyền và xử lý sai lệch dữ liệu.

Năm là, mục tiêu hội nhập: không chạy theo một “mã quốc tế” duy nhất mà xây dựng hệ thống nhận diện khoa học thống nhất, chính xác và có khả năng liên thông, giúp Viện nâng cao khả năng công bố, truy xuất, trích dẫn và uy tín quốc tế.

Kết luận: Viện không cần xin một “mã số hoạt động chuẩn quốc tế” riêng để được xuất bản. Điều quan trọng là đăng ký hợp pháp tổ chức KH&CN, duy trì đủ điều kiện hoạt động và chuẩn hóa hệ thống định danh – dữ liệu học thuật để bảo đảm khả năng liên thông trong nước và quốc tế.

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA:

Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS. Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.

Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc về pháp lý hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi cho chuyên gia tại: https://tuvanphapluattamlygiaoduc.vn/gui-cau-hoi-den-chuyen-gia/ hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.