MIỄN HỢP PHÁP HÓA GIẤY TỜ CÔNG THEO NGHỊ ĐỊNH SỐ 293/2026/NĐ-CP: NHỮNG ĐIỂM MỚI NGƯỜI DÂN VÀ DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT

Trong bối cảnh hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, nhu cầu sử dụng giấy tờ công của Việt Nam tại nước ngoài và giấy tờ công của nước ngoài tại Việt Nam không ngừng gia tăng. Từ hồ sơ du học, lao động, đầu tư, kết hôn có yếu tố nước ngoài đến các giao dịch thương mại quốc tế, việc chứng minh tính hợp pháp của giấy tờ luôn là yêu cầu quan trọng. Tuy nhiên, trong nhiều năm, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự được xem là một trong những khâu mất nhiều thời gian, chi phí và công sức đối với người dân và doanh nghiệp.

Việc Chính phủ ban hành Nghị định số 293/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026 hướng dẫn thực thi Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille) là một bước tiến đáng chú ý trong cải cách thủ tục hành chính, góp phần tạo thuận lợi cho các giao dịch dân sự, thương mại và hành chính có yếu tố nước ngoài.

Apostille là gì?

Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định số 293/2026/NĐ-CP, Chứng nhận Apostille là chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc của quốc gia thành viên Công ước Apostille cấp để xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công, bao gồm tính xác thực của chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người ký và con dấu hoặc dấu đóng trên giấy tờ (nếu có).

Cần lưu ý rằng Apostille không xác nhận nội dung của giấy tờ, mà chỉ xác nhận tính xác thực về mặt hình thức của giấy tờ công theo quy định của Công ước.

Đây là điểm người dân thường nhầm lẫn khi cho rằng giấy tờ đã được cấp Apostille đồng nghĩa với việc nội dung của giấy tờ được mọi quốc gia mặc nhiên công nhận.

Điểm mới quan trọng nhất: Miễn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Điều 25 Nghị định số 293/2026/NĐ-CP quy định, giấy tờ công của quốc gia thành viên Công ước Apostille có quan hệ áp dụng với Việt Nam và đã được cấp chứng nhận Apostille sẽ được miễn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự khi sử dụng tại Việt Nam.

Ngược lại, giấy tờ công của Việt Nam sau khi được cấp Apostille cũng có thể được sử dụng tại quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam mà không phải trải qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của quốc gia đó.

Quy định này góp phần cắt giảm một khâu thủ tục hành chính vốn kéo dài nhiều năm, giúp người dân và doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian cũng như chi phí thực hiện các giao dịch quốc tế.

Tuy nhiên, cần phân biệt rõ rằng miễn hợp pháp hóa lãnh sự không đồng nghĩa với việc được miễn tất cả các yêu cầu pháp lý khác. Tùy từng trường hợp cụ thể, người sử dụng giấy tờ vẫn phải thực hiện việc dịch thuật, công chứng hoặc chứng thực bản dịch theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc pháp luật của quốc gia tiếp nhận.

Những loại giấy tờ công nào được cấp Apostille?

Theo Điều 10 Nghị định số 293/2026/NĐ-CP, phạm vi giấy tờ công được cấp Apostille khá rộng, bao gồm:

• Giấy tờ do Tòa án, Viện kiểm sát và cơ quan thi hành án ban hành;
• Văn bản của cơ quan hành chính nhà nước như giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai tử, phiếu lý lịch tư pháp, giấy xác nhận quốc tịch;
• Văn bằng, chứng chỉ và một số giấy tờ trong lĩnh vực giáo dục;
• Văn bản công chứng, chứng thực, hợp đồng công chứng, bản dịch được công chứng hoặc chứng thực theo quy định pháp luật.

Việc mở rộng phạm vi giấy tờ được cấp Apostille tạo điều kiện thuận lợi cho nhiều nhóm đối tượng khác nhau, từ học sinh, sinh viên, người lao động đến doanh nghiệp có hoạt động đầu tư và thương mại quốc tế.

Đẩy mạnh chuyển đổi số với e-Apostille

Một trong những điểm mới nổi bật của Nghị định là chính thức ghi nhận giá trị pháp lý của Chứng nhận Apostille điện tử (e-Apostille).

Theo đó, chứng nhận Apostille điện tử có giá trị pháp lý tương đương chứng nhận bằng giấy và được tích hợp mã QR để tra cứu thông tin thông qua Sổ đăng ký điện tử.

Việc ứng dụng công nghệ số không chỉ giúp rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục mà còn tăng tính minh bạch, tạo điều kiện cho cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước xác minh nhanh chóng tính xác thực của giấy tờ, góp phần hạn chế nguy cơ sử dụng giấy tờ giả.

Người dân và doanh nghiệp cần lưu ý điều gì?

Để được hưởng lợi từ cơ chế Apostille, người dân cần lưu ý một số vấn đề quan trọng.

Trước hết, cần kiểm tra quốc gia nơi dự định sử dụng giấy tờ có phải là thành viên Công ước Apostille và có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam hay không. Trường hợp quốc gia đó chưa tham gia Công ước hoặc chưa có quan hệ áp dụng với Việt Nam thì vẫn phải thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định hiện hành.

Bên cạnh đó, giấy tờ bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng tại Việt Nam trong nhiều trường hợp vẫn phải được dịch sang tiếng Việt và thực hiện công chứng hoặc chứng thực bản dịch theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Ngoài ra, người đề nghị cấp Apostille cần chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của việc nộp và sử dụng giấy tờ, đồng thời tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và các quy định pháp luật có liên quan.

Góc nhìn của chuyên gia

Theo ThS. Nguyễn Hữu Long, Chuyên gia Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục, Giám đốc Trung tâm Tư vấn Pháp luật thuộc Hội Khoa học Tâm lý – Giáo dục tỉnh Quảng Trị, Nghị định số 293/2026/NĐ-CP không chỉ mang ý nghĩa đơn thuần về mặt thủ tục hành chính mà còn phản ánh sự thay đổi trong tư duy quản trị nhà nước.

“Trong bối cảnh chuyển đổi số và hội nhập quốc tế, cải cách thủ tục hành chính cần hướng tới mục tiêu tạo thuận lợi tối đa cho người dân và doanh nghiệp nhưng vẫn bảo đảm tính minh bạch, an toàn pháp lý và trách nhiệm giải trình. Việc triển khai Apostille và e-Apostille thể hiện xu hướng chuyển từ phương thức kiểm soát dựa trên nhiều tầng nấc thủ tục sang cơ chế xác thực thông minh dựa trên nền tảng dữ liệu điện tử. Đây là bước tiến phù hợp với yêu cầu xây dựng nền hành chính hiện đại và phục vụ.”

Ở góc độ tâm lý – xã hội, việc đơn giản hóa thủ tục giúp giảm áp lực cho người dân khi thực hiện các giao dịch có yếu tố nước ngoài, đồng thời góp phần củng cố niềm tin vào hiệu quả cải cách hành chính. Về phương diện giáo dục pháp luật, Nghị định cũng đặt ra yêu cầu mỗi cá nhân phải nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật, sử dụng giấy tờ đúng mục đích và chịu trách nhiệm đối với tính trung thực của thông tin trong môi trường số.

Kết luận

Nghị định số 293/2026/NĐ-CP là một dấu mốc quan trọng trong quá trình Việt Nam thực thi Công ước Apostille và hội nhập sâu rộng với cộng đồng quốc tế. Những quy định mới về miễn hợp pháp hóa lãnh sự, mở rộng phạm vi giấy tờ được cấp Apostille và triển khai chứng nhận Apostille điện tử được kỳ vọng sẽ góp phần giảm gánh nặng thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp trong các giao dịch quốc tế.

Tuy nhiên, để các quy định này phát huy hiệu quả trên thực tế, mỗi cá nhân, tổ chức cần chủ động tìm hiểu đầy đủ phạm vi áp dụng của Công ước, tuân thủ các quy định về dịch thuật, công chứng, chứng thực và các yêu cầu pháp lý khác của cơ quan có thẩm quyền. Chỉ khi hiểu đúng và áp dụng đúng quy định pháp luật, người dân mới có thể khai thác đầy đủ những lợi ích mà cơ chế Apostille mang lại trong quá trình học tập, lao động, đầu tư và giao lưu quốc tế.