TÌNH HUỐNG 69 : KHI DÒNG TIỀN TRỐNG QUY CHẾ ĐỐI SOÁT: LIỆU CÁI BẪY CHI TIÊU TÙY TIỆN CÓ PHẢI LÀ BÀI HỌC ĐẮT GIÁ VỀ SỰ MINH BẠCH TRONG KHỞI NGHIỆP?

“Hãy cùng chuyên gia ThS. Nguyễn Hữu Long phân tích một tình huống thực tế dưới đây để tìm ra giải pháp vẹn toàn cả về lý lẫn tình” .

 

1. Tóm tắt tình huống thực tế

Anh M và anh K là hai nhà sáng lập. Họ là hàng xóm thân thiết lâu năm tại khu dân cư. Năm 2024, hai anh dốc vốn lập Công ty Cổ phần Giải pháp Số TechCash. Anh M giữ chức Giám đốc điều hành, phụ trách mảng chi tiêu vận hành. Anh K làm Giám đốc kỹ thuật, chịu trách nhiệm hạ tầng cốt lõi. Do nể tình láng giềng, anh K giao trọn quyền quyết định thu chi hằng ngày cho anh M. Anh K chỉ tập trung vào chuyên môn phần mềm.

Đầu năm 2026, dòng vốn lưu động của TechCash bất ngờ rơi vào trạng thái cạn kiệt. Do lòng tham muốn tối ưu hóa lợi ích và hưởng thụ cá nhân ngắn hạn, anh M trước đó đã tự ý rút nhiều khoản tiền lớn từ quỹ công ty. Anh dùng tiền để chiêu đãi đối tác xa hoa và mua sắm thiết bị cá nhân đắt tiền. Do doanh nghiệp hoàn toàn không có quy chế chi tiêu nội bộ quy định hạn mức, mọi khoản chi chỉ được duyệt bằng niềm tin. Khi anh K kiểm tra sổ sách để chuẩn bị quyết toán, anh mới ngã ngửa phát hiện dòng vốn chung bị sử dụng sai mục đích nghiêm trọng, không có chứng từ hợp lệ chứng minh.

Do doanh nghiệp mất khả năng thanh toán cho nhà cung cấp, dự án sụp đổ. Cho rằng anh M trục lợi cá nhân, làm tiêu tán tài sản của gia đình mình, anh K vô cùng phẫn nộ. Anh K yêu cầu anh M bồi thường toàn bộ thiệt hại bằng tài sản cá nhân. Mối quan hệ xóm giềng lập tức đổ vỡ hoàn toàn. Hai nhà xảy ra cãi vã, xúc phạm nhau gay gắt tại khu phố. Họ ném chất bẩn vào nhà nhau, gây mất an ninh trật tự, buộc công an địa phương phải can thiệp xử lý.

2. Góc nhìn pháp lý – “Lá chắn vững chắc”

Dưới góc độ pháp luật dân sự và doanh nghiệp, việc người quản lý tùy tiện chi tiêu khi không có quy chế định biên tài chính là hành vi vi phạm nghĩa vụ trung thực, cản trở hành lang an toàn duy nhất của tổ chức.

• Nghĩa vụ quản lý tài sản và tiền bạc của doanh nghiệp: Căn cứ quy định tại Điều 165 Luật Doanh nghiệp 2020, người quản lý công ty có nghĩa vụ thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng để bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa của công ty; không được sử dụng tài sản, dòng tiền của công ty để trục lợi cho cá nhân hoặc tổ chức khác. Việc anh M tự ý chi tiêu vô tội vạ khi chưa được Đại hội đồng cổ đông thông qua bằng văn bản định biên tài chính là hành vi lạm dụng quyền lực quản trị điều hành.
• Trách nhiệm bồi thường thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ: Căn cứ Khoản 2 Điều 165 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 584 Bộ luật Dân sự 2015, người quản lý vi phạm nghĩa vụ trung thực, cẩn trọng gây thiệt hại cho doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm cá nhân bồi thường. Anh M không thể đưa ra Quy chế chi tiêu nội bộ hợp pháp để chứng minh tính đúng đắn của các khoản chi. Do đó, theo quy định tại Điều 585 Bộ luật Dân sự 2015, anh M có nghĩa vụ pháp lý phải hoàn trả lại toàn bộ các khoản tiền chi sai mục đích và bồi thường thiệt hại bằng chính tài sản cá nhân của mình.

3. Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục – Quản trị – “Chìa khóa nhân văn”

Góc nhìn Tâm lý – Giáo dục

• Lòng tham vật chất ngắn hạn tạo tâm lý ích kỷ: Anh M vì muốn thỏa mãn cái tôi quản trị và lợi ích cá nhân nên chọn giải pháp mập mờ số liệu. Lòng tham lợi ích tài chính trước mắt khiến anh xem nhẹ sự đóng góp vốn liếng của người đồng hành. Khi biến cố xảy ra, tâm lý anh K rơi vào hoảng loạn, sợ bị ảnh hưởng đến dòng vốn của gia đình nên lập tiếp kích hoạt cơ chế nghi kỵ, đổ lỗi cho người bạn thân.
• Sự thiếu sót trong giáo dục tư duy tài chính chính trực: Nhiều nhà khởi nghiệp trẻ lầm tưởng rằng tiền công ty mình quản lý thì có quyền chi xài theo cảm tính. Họ thiếu hụt giáo dục về tính tuân thủ quy trình và thượng tôn pháp luật doanh nghiệp. Họ nhầm lẫn giữa sự linh hoạt tiếp khách đối ngoại và việc chiếm dụng dòng vốn chung của tổ chức phục vụ tư lợi.

Góc nhìn Quản trị

• Thất bại chí mạng trong quản trị rủi ro dòng tiền (Financial Risk): Anh M đã đặt cược sự sống còn của TechCash vào một hệ thống thu chi tự phát, thiếu đối soát. Quản trị doanh nghiệp bằng niềm tin cảm tính hàng xóm là hành vi tự sát. Việc thiếu bộ quy trình kiểm soát tài chính nội bộ (Internal Control) làm vô hiệu hóa hàng lăng bảo vệ của người điều hành trước sự kiểm tra của cổ đông.
• Khủng hổng quy trình phê duyệt hạn mức ngân sách: TechCash hoàn toàn bỏ trống quy trình ban hành quy chế tài chính. Một doanh nghiệp đúng chuẩn bắt buộc phải có quy định: Mọi khoản chi vượt hạn mức vận hành hằng ngày bắt buộc phải có văn bản đề xuất quy chế chi tiêu, được Hội đồng quản trị đối chiếu và phê duyệt bằng văn bản trước khi xuất quỹ.

4. Giải pháp toàn diện của Chuyên gia Nguyễn Hữu Long

Bước 1: Hòa giải xóm giềng và đóng băng khủng hoảng tài chính (Ngắn hạn)

• Hòa giải xóm giềng khẩn cấp: Anh M và anh K phải dừng ngay hành vi ném chất bẩn sang nhà nhau để tránh bị xử lý vi phạm trật tự công cộng theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015. Anh M cần giữ cái đầu lạnh, chủ động mời tổ trưởng dân phố làm trung gian tổ chức buổi gặp gỡ riêng. Mục tiêu là lập biên bản hòa giải láng giềng, cam kết giữ an toàn cho hai gia đình trước khi xử lý câu chuyện kinh tế.
• Kiểm toán toàn diện và bóc tách số liệu: Thuê ngay một đơn vị dịch vụ kế toán/kiểm toán độc lập bên ngoài tiến hành rà soát lại toàn bộ sao kê tài khoản và dòng tiền chi tiêu trong 2 năm qua. Phân loại rõ ràng các khoản chi thực tế phục vụ cho công việc công ty và các khoản chi sai mục đích của anh Mđể làm căn cứ xử lý rạch ròi, giải tỏa hoài nghi giữa hai nhà sáng lập.

Bước 2: Tái cấu trúc quy trình tài chính và bồi hoàn vốn nội bộ (Trung hạn)

• Thỏa thuận cam kết gánh vác trách nhiệm tài chính của Founder: Đối với những khoản chi không có chứng từ hợp lệ, anh M phải ký văn bản thỏa thuận bổ sung dựa trên Bộ luật Dân sự 2015, tự nguyện dùng tài sản cá nhân để hoàn trả hoặc cấn trừ dần vào tỷ lệ nhận cổ tức tương lai để đền bù tổn thất cho anh K, chịu trách nhiệm về lỗi quản trị độc đoán để giữ gìn tình nghĩa.
• Ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ và áp dụng chữ ký kép: Soạn thảo và ban hành ngay Quy chế chi tiêu nội bộ chuẩn chỉnh dựa trên Luật Doanh nghiệp 2020, quy định rõ hạn mức phê duyệt của Giám đốc điều hành. Áp dụng quy trình kiểm soát tài chính đa tầng: Mọi lệnh chuyển tiền, xuất quỹ lớn bắt buộc phải có biên bản đối soát và chữ ký đồng duyệt của cả Giám đốc điều hành và Giám đốc kỹ thuật để bảo đảm dòng tiền luôn minh bạch 100%.

Bước 3: Bài học dài hạn về tách biệt tình cảm và tài sản

• Minh bạch tài chính là cái gốc bảo vệ lòng tin bền vững: Bài học xương máu cho các nhà quản trị là: “Dòng tiền không có quy chế kiểm soát thì lòng tham sẽ tự động dẫn lối phá sản”. Sự rõ ràng, nghiêm minh trong quản trị tài chính và thượng tôn chứng từ pháp lý ngay từ ngày đầu không làm giảm đi sự gắn kết nội bộ, mà ngược lại, đó chính là lá chắn duy nhất để bảo vệ tài sản cá nhân, bảo vệ dòng vốn doanh nghiệp và giữ gìn tình nghĩa xóm giềng bền chặt trước những rủi ro của thương trường.

 

GÓC NHÌN CHUYÊN GIA:

• Bài viết này được xây dựng dựa trên sự tham vấn, tư vấn chuyên môn của ThS.Nguyễn Hữu Long – Chuyên gia Lãnh đạo, Pháp lý, Tâm lý & Giáo dục. Với tư duy tích hợp đa ngành, chúng tôi không chỉ mang lại lá chắn pháp lý vững chắc mà còn cung cấp giải pháp quản trị rủi ro và thấu cảm tâm lý toàn diện vì sự phát triển bền vững của cộng đồng.
• Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đang gặp phải những vướng mắc tương tự về đất đai hoặc học đường, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline hoặc để lại câu hỏi tại hệ thống website tuvanphapluattamlygiaoduc.vn hoặc qua số hotline: 0898.627.762 để được hỗ trợ kịp thời.